Guide pratique en cas de décès

L’exemple pratique en bref

Problème

Deux décès survenus en peu de temps au sein de la société Xovis SA ont confirmé la nécessité d’une liste de contrôle claire, indiquant étape par étape la marche à suivre en cas d’incident grave.

Ces deux décès ont constitué une situation éprouvante pour toutes les personnes concernées, des supérieurs hiérarchiques et de l’équipe des ressources humaines jusqu’aux proches des collaborateurs. Cela a mis en évidence l’importance de disposer d’une liste de contrôle exhaustive permettant à la fois de faire preuve d’empathie et de suivre une procédure clairement structurée. Des expériences antérieures ont par ailleurs montré que l’absence de procédure structurée entraînait des absences prolongées et un sentiment d’insécurité chez les collaborateurs.

Solution

L’équipe des ressources humaines a utilisé la liste de contrôle élaborée avant ces décès afin de s’assurer que toutes les mesures nécessaires soient prises dans de telles situations.

Cette liste de contrôle exhaustive couvrait tous les aspects organisationnels pertinents, des tâches administratives à l’accompagnement professionnel externe des équipes concernées en cas de décès. Lors de son élaboration, une attention particulière a également été accordée au respect des exigences des normes ISO.

Avantages

Les retours positifs des supérieurs hiérarchiques, des proches et de la direction – allant de « là où l’humanité rencontre le professionnalisme » à « waouh, un déroulement très professionnel » – montrent que l’approche structurée, avec la liste de contrôle, a été appréciée et jugée précieuse par l’entreprise dans les moments critiques.

Jusqu’à présent, cette liste de contrôle s’est avérée utile à bien des égards :

Structure et soutien en situation de crise : dans les moments émotionnellement difficiles, la liste de contrôle offre un guide clair auquel les supérieurs hiérarchiques et les responsables RH peuvent se référer.

Rien n’est oublié : toutes les démarches nécessaires sont entreprises et « on n’oublie rien », en particulier les proches.
Professionnalisme et sécurité : l’entreprise a pu gérer ces événements tragiques avec professionnalisme, ce qui « inspire confiance » à l’extérieur et renforce également la confiance de la direction.
Prévention des absences de longue durée : la liste de contrôle prévoit également l’accompagnement des équipes concernées, ce qui a permis d’éviter les absences de longue durée des collaborateurs.
Certification ISO : la liste de contrôle est un « atout majeur » pour les certifications ISO, car elle montre que l’entreprise se préoccupe activement des questions liées aux processus.

À propos de Xovis SA

Xovis SA développe et produit ses propres solutions matérielles et logicielles en Allemagne et en Suisse. Celles-ci permettent un comptage précis des personnes, optimisent les flux de personnes et garantissent en même temps la protection des données. L’entreprise s’engage pour la réussite de ses clients et crée un sentiment de sécurité et de confort pour les personnes en déplacement. La technologie de stéréovision 3D de haute précision, combinée à l’intelligence artificielle, est à la base du succès de l’entreprise.

Bien que Xovis compte déjà 210 employés dans le monde entier (dont environ 145 en Suisse) et continue de croître, elle a conservé son esprit de start-up. Elle est fière de ses quatre sites à Berlin, Boston, Zollikofen et Gurugram.

Contact:

Xovis SA
Industriestrasse 1
3052 Zollikofen

Site Internet: www.xovis.com

Tél: +41 32 342 04 70

Dans les moments émotionnellement difficiles, la liste de contrôle apporte sécurité et repères. Elle sert de guide clair que l’on peut consulter et suivre étape par étape. C’est particulièrement important, car de telles situations sont également éprouvantes pour les responsables RH ou le PDG.

Beatrice von Arx, Head of HR

Mise en œuvre concrète

Mise en place

Ressources temporelles : environ 2 à 3 mois pour le développement et la mise en œuvre
Coûts : temps consacré par l’équipe RH

La société Xovis SA a été confrontée de manière inattendue à la perte tragique de deux collaborateurs. De tels événements peuvent rapidement submerger les entreprises, quelle que soit leur taille. Bien que les décès ou les disparitions sans laisser de traces de collaborateurs soient très rares, il est essentiel de disposer d’un processus clairement défini pour faire face à ces situations exceptionnelles. Comme environ la moitié des collaborateurs de Xovis SA sont régulièrement en déplacement professionnel, l’équipe RH a décidé d’agir de manière proactive et d’optimiser les procédures existantes. Six mois auparavant, cette équipe de quatre personnes avait déjà élaboré une liste de contrôle exhaustive, conforme aux normes ISO et à la fois applicable dans la pratique.

La procédure suivie pour élaborer cette liste de contrôle comprenait les étapes suivantes :

Étape 1 – Saisie des contacts d’urgence

Dans un premier temps, l’équipe RH s’est assurée qu’un contact d’urgence était enregistré pour chaque collaborateur. À cette fin, une fiche du personnel (disponible en téléchargement ci-dessous) a été créée, que les nouveaux collaborateurs remplissent dès leur arrivée. Les contacts d’urgence des collaborateurs existants ont été enregistrés a posteriori et toutes les données ont été stockées de manière centralisée dans le système de gestion du personnel. Cela permet de garantir un accès rapide aux informations de contact essentielles en cas d’urgence.

Étape 2 – Élaboration de la liste de contrôle en cas de décès

Dans un deuxième temps, les quatre membres de l’équipe RH ont pris le temps de mener une séance de réflexion approfondie afin de rassembler toutes les informations pertinentes pour la liste de contrôle :

Collecte d’informations : d’une part, les membres de l’équipe RH ont apporté des informations et des connaissances issues de leurs précédents emplois. D’autre part, des informations provenant de diverses sources sur Internet (exemples de bonnes pratiques) ont été rassemblées afin d’élaborer une liste de contrôle exhaustive qui ne laisse aucun point important de côté.
Accompagnement et soutien des équipes en cas de décès : la liste de contrôle prévoit également que les collaborateurs et les supérieurs hiérarchiques puissent être accompagnés en cas de décès, si cela est souhaité. À cette fin, l’entreprise est membre d’une fondation qui, en cas d’événement tragique, envoie une «CareTeam» dans l’entreprise afin de s’entretenir avec les supérieurs hiérarchiques et les collaborateurs et d’éviter d’éventuelles absences de longue durée. Grâce à cette adhésion, les coûts de ces interventions sont nettement réduits, et ils sont entièrement pris en charge par l’entreprise.
Conformité aux normes ISO : la liste de contrôle a été conçue pour répondre aux exigences de la documentation conforme aux normes ISO et peut être facilement intégrée dans les normes ISO relatives à la gestion des urgences et des crises :
- Structure claire, responsabilités bien définies (qui fait quoi, quand, comment)
- Exhaustivité des informations pertinentes

Étape 3 – Communication aux collaborateurs et aux cadres

La mise en place de la liste de contrôle n’a pas été communiquée comme un ensemble complet, mais par étapes :

Contacts d’urgence et liste de contrôle : afin de recueillir les coordonnées des contacts d’urgence, un article a été publié sur l’intranet, soulignant la nécessité de cette collecte de données et rappelant que l’entreprise, en tant qu’employeur, est tenue d’être en mesure d’agir en cas d’urgence. De plus, la liste de contrôle ainsi que le processus sous-jacent ont été communiqués par e-mail aux cadres.
Soutien de l’équipe RH : l’équipe RH est désignée comme point de contact et assure le soutien nécessaire.

Étape 4 – Archivage sécurisé de la liste de contrôle

La liste de contrôle a ensuite été archivée dans le système de classement interne de l’entreprise. Elle est également mentionnée dans les documents d’intégration destinés aux cadres, afin qu’elle soit connue de tous et facilement accessible à tout moment.

Aperçu de la liste de contrôle en cas de décès d’un collaborateur

La liste de contrôle complète est disponible en téléchargement ci-dessous.

Intégration aux activiés quotidiennes

Ressources temporelles : un minimum de temps pour vérifier et mettre à jour les contacts en cas d’urgence
Coûts : aucun coût supplémentaire

Une fois mise en place officiellement, la liste de contrôle ne nécessite pratiquement aucun effort dans le cadre des activités quotidiennes, car elle n’est généralement utilisée qu’en cas d’urgence. Cela évite ainsi toute charge de travail supplémentaire inutile au quotidien, tout en garantissant qu’en cas d’urgence, tout est clairement défini et immédiatement prêt à l’emploi.

La tâche récurrente la plus importante consiste à vérifier et à mettre à jour chaque année les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence pour tous les collaborateurs. Cette mise à jour a lieu en début d’année et est coordonnée par une personne clairement désignée au sein de l’équipe RH :

Les collaborateurs reçoivent un rappel (via l’intranet).
Les collaborateurs vérifient les coordonnées d’urgence enregistrées dans le système de gestion du personnel et peuvent les modifier eux-mêmes.

Beatrice von Arx, Head of HR

Le soutien de la direction a été un facteur clé de succès dans l’élaboration et la mise en place de la liste de contrôle. Il était tout aussi essentiel d’expliquer clairement pourquoi cette liste était importante, car plus une entreprise est grande, plus le risque de décès est élevé.

Dans les PME, le travail est souvent très axé sur les opérations courantes, ce qui fait que la planification prospective n’est généralement pas une priorité. Nous avons dû faire comprendre que cette liste de contrôle était importante, afin que, dans le cas XY, nous n’ayons pas à commencer à l’élaborer à partir de zéro, mais que nous puissions agir immédiatement en cas d’urgence.

Arguments :

1

Les recherches sur le deuil au travail montrent qu’un soutien organisationnel clair, des possibilités de dialogue et des procédures adaptées sont utiles.

Bergeron, D. M. (2025). The Working Wounded: The Effect of Bereavement Grief and Organizational Policies and Practices on Employee Outcomes. Group & Organization Management, 50(5–6), 1522–1556. https://doi.org/10.1177/10596011241310272
2

Une enquête menée auprès des employés a montré qu’après un deuil, ceux-ci se montraient plus satisfaits, plus engagés et plus fidèles lorsqu’ils se sentaient bien soutenus et valorisés par leur entreprise.

Hansen, K. N. (2025). Working through Grief: Exploring the Relationship between Organizational Support on Employee Engagement, Satisfaction, and Loyalty. The Transdisciplinary Journal of Management. https://tjm.scholasticahq.com/article/142164-working-through-grief-exploring-the-relationship-between-organizational-support-on-employee-engagement-satisfaction-and-loyalty