Mise en œuvre concrète

Mise en place

Les étapes suivantes ont été suivies lors de la réalisation de la JSA :

Étape 1 : Définition des objectifs et décision d’opter pour la JSA
À la suite d’une présentation d’un expert en santé, la direction a décidé de mettre en œuvre la JSA au sein de l’IFSN afin de dresser un état des lieux approfondi des contraintes, des ressources et de la satisfaction au travail des collaborateurs.

Étape 2 : Planification
Plusieurs étapes intermédiaires ont été nécessaires pour préparer l’enquête. La direction du département Ressources a été chargée de coordonner et de mettre en œuvre le processus.

Conseil externe
Le soutien à l’IFSN a été organisé avec des experts en santé de l’Institut de médecine du travail (ifa) de Baden. Il a été défini d’un commun accord quelles tâches seraient prises en charge en interne et dans quels domaines il faudrait faire appel à une expertise externe. L’accompagnement externe a notamment porté sur l’événement de lancement de l’enquête JSA ainsi que sur l’interprétation ultérieure des résultats de l’enquête avec les cadres et les collaborateurs dans le cadre d’ateliers. L’analyse des résultats requiert notamment une certaine expérience, car ceux-ci doivent être soigneusement classés et hiérarchisés.

Commande de l’enquête auprès de Promotion Santé Suisse
La JSA a été commandée auprès de Promotion Santé Suisse, qui met cet outil à la disposition des entreprises. En concertation avec l’accompagnateur externe, l’IFSN a défini le contenu de l’enquête. La JSA se compose d’un module de base ainsi que de modules d’approfondissement facultatifs. La JSA propose différentes options de modules de questions :

• Équilibre entre les différents domaines de la vie
• Collaboration avec les clients
• Équité et estime
• Burn-out
• Gestion du stress

Communication aux collaborateurs
La JSA a été présentée lors d’un événement régulier destiné aux collaborateurs, au cours duquel les objectifs, le déroulement et la garantie de l’anonymat de l’enquête ont été expliqués. Cela a permis d’instaurer la transparence dès le début et de renforcer la confiance dans le processus et l’enquête.

Étape 3 : Réalisation de l’enquête en ligne
L’invitation à remplir le questionnaire en ligne, d’une durée d’environ 18 à 30 minutes, a été envoyée par e-mail à tous les collaborateurs. Le questionnaire était accessible via un lien et disponible en plusieurs langues. En cas de questions ou de doutes, les collaborateurs pouvaient s’adresser au point de contact interne au sein des RH.

Étape 4 : Évaluation, traitement des résultats et communication
L’un des avantages de l’analyse du stress au travail réside dans le fait que les résultats peuvent être évalués automatiquement à différents niveaux : au niveau individuel (visibles uniquement par la personne interrogée), au niveau du service ou de l’équipe (à partir de dix personnes) ainsi qu’au niveau de l’ensemble de l’organisation.
Les résultats ont été analysés en collaboration avec des experts externes en santé et discutés lors d’ateliers avec les cadres et les collaborateurs. Ils ont été mis en relation avec des valeurs de référence d’autres organisations en Suisse (benchmark) afin de permettre une évaluation réaliste.
Les résultats ont ensuite été analysés et des mesures ont été élaborées en concertation avec les collaborateurs ; celles-ci ont ensuite été présentées de manière transparente lors d’une réunion d’information destinée au personnel.

Intégration aux activités quotidiennes

Le sondage seul ne suffit pas. Il est essentiel que les résultats débouchent sur des mesures concrètes visant à promouvoir la satisfaction des collaborateurs et un environnement de travail sain.

Procédure pour la définition, la planification et la mise en oeuvre des mesures en œuvre

Après l’enquête JSA, les résultats ont été analysés avec le soutien d’expert·e·s externes en santé. L’élaboration des mesures s’est déroulée à trois niveaux :

Niveau individuel – Retours personnels et possibilités de soutien
Une fois l’enquête JSA terminée, les collaborateurs ont reçu un retour personnalisé sur leurs résultats, accompagné de recommandations individuelles. Les personnes présentant des résultats critiques ont pu s’adresser aux RH pour obtenir un soutien supplémentaire.

 
Niveau départemental – Ateliers avec les collaborateurs et les cadres de chaque département
Avec l’aide (animation) d’experts externes en santé, les résultats de l’enquête par secteur (un secteur comprend plusieurs départements) ont été traités conjointement avec les collaborateurs et les cadres comme suit, et des mesures ont été élaborées à partir de là :

1. Atelier avec les collaborateurs : les résultats de l’enquête spécifiques à chaque département ont été discutés et analysés conjointement avec les collaborateurs (sans les cadres) de chaque département dans le cadre d’ateliers. Cela a donné lieu à de premières idées de mesures constructives émanant des collaborateurs, qui ont été consignées par l’animateur.

2. Atelier avec les cadres : un atelier a ensuite été organisé avec les cadres de chaque domaine, ce qui a permis d’intégrer le point de vue de la direction. Au début de l’atelier avec les cadres, les idées de mesures issues de l’atelier des collaborateurs ont été présentées. Les cadres ont discuté de ces idées, ont réexaminé eux-mêmes les résultats et ont à leur tour défini des mesures.

3. Synthèse des idées : des mesures ont ainsi été formulées tant du point de vue des collaborateurs que de celui des cadres. Celles-ci ont été consignées pour chaque domaine. La responsabilité de la mise en œuvre des résultats spécifiques à chaque domaine est restée du ressort des domaines concernés.
 
Niveau organisationnel – Le groupe de pilotage élabore des mesures de gestion de la santé pour l’IFSN
Les idées de mesures issues de tous les ateliers sectoriels et présentant un intérêt transversal ont été consignées avec le soutien d’experts externes en santé et regroupées dans un catalogue de mesures supplémentaire au niveau organisationnel. Celui-ci a été mis à la disposition de l’IFSN dans le cadre d’un rapport.

L’IFSN a alors mis en place un groupe de pilotage chargé de la gestion de la santé en entreprise (GSE) et de la culture de la surveillance, au sein duquel chaque domaine est représenté par une personne. À la demande de la direction, ce groupe a élaboré, avec le soutien d’une experte externe en santé et sur la base du catalogue de mesures, des propositions concrètes pour la gestion de la santé en entreprise au sein de l’IFSN.

La mise en œuvre des mesures a été assurée à différents niveaux par le groupe de pilotage, les responsables de secteur ou les RH.

Exemples de mesures au niveau organisationnel

• « L’Année de la reconnaissance »
  a été lancée car l’enquête JSA a montré que les collaborateurs souhaitaient davantage de reconnaissance mutuelle entre collègues. Parmi les mesures prises figuraient notamment l’organisation d’un apéritif de bienvenue pour les nouveaux collaborateurs, des suggestions pour améliorer la collaboration dans le cadre de projets, un tournoi de baby-foot à l’occasion de l’Euro 2024, etc.
  Objectif : donner aux collaborateurs des idées pour intégrer l’estime mutuelle dans leur travail quotidien.

• Un ordre du jour standard et une charte des réunions ont été créés à titre facultatif
  ont été élaborés, car de nombreux collaborateurs ont indiqué que les réunions non structurées et trop longues constituaient une source de tension.
  Objectif : une meilleure structuration des réunions, une meilleure préparation et des discussions plus efficaces.
• Des recommandations sur la gestion du télétravail
  ont été élaborées car le travail hybride a été identifié comme un facteur de stress.
  Objectif : des règles claires au sein de l’équipe et une approche plus saine du travail mobile.

Réalisation à plusieurs reprises
L’évaluation JSA a déjà été réalisée trois fois à l’IFSN depuis 2018. Grâce à ces multiples réalisations, le thème de la santé au travail reste constamment présent, les changements deviennent visibles et l’efficacité des mesures peut être évaluée. Les résultats montrent des améliorations en matière de satisfaction au travail et un renforcement de l’attachement des collaborateurs à l’entreprise.