Linee guida per la gestione dei casi di decesso
Come l'introduzione di una pratica lista di controllo aiuti i superiori e le risorse umane a gestire i casi di decesso dei dipendenti.
L’esempio pratico in breve
Problema
Due decessi verificatisi in breve tempo presso la società Xovis AG hanno confermato la necessità di una lista di controllo chiara che illustri passo dopo passo come procedere in caso di eventi critici.
I due decessi hanno rappresentato una situazione difficile per tutte le persone coinvolte, dai superiori e dal team delle risorse umane fino ai familiari dei dipendenti. Ciò ha messo in evidenza quanto sia importante disporre di una checklist completa che consenta sia un approccio empatico sia una procedura chiaramente strutturata. Esperienze precedenti hanno inoltre dimostrato che la mancanza di una procedura strutturata ha comportato assenze prolungate e un senso di insicurezza tra i dipendenti.
Soluzione
Il team delle risorse umane ha utilizzato la checklist, elaborata già prima dei decessi, per garantire che in situazioni del genere venissero prese in considerazione tutte le misure necessarie.
La checklist completa copriva tutti gli aspetti organizzativi rilevanti, dagli adempimenti amministrativi all’assistenza professionale esterna fornita ai team coinvolti in caso di decesso. Nel suo sviluppo è stata inoltre prestata particolare attenzione al rispetto e all’adeguamento ai requisiti delle norme ISO.
Vantaggi
I riscontri positivi da parte di superiori, familiari e dirigenti – da «dove l’umanità incontra la professionalità» a «wow, un processo davvero professionale» – dimostrano che l’approccio strutturato basato sulla checklist è stato apprezzato e ritenuto prezioso nei momenti critici all’interno dell’azienda.
Finora la lista di controllo si è rivelata vantaggiosa sotto molti aspetti:
- Struttura e sostegno nelle situazioni di crisi: nei momenti emotivamente difficili, la checklist offre una guida chiara a cui i superiori e gli addetti alle risorse umane possono fare riferimento.
- Nulla viene tralasciato: vengono intraprese tutte le misure necessarie e «non si tralascia nulla», in particolare i familiari.
- Professionalità e sicurezza: l’azienda è riuscita a gestire tali tragici eventi con professionalità, il che «trasmette un senso di sicurezza» all’esterno e infonde fiducia anche alla dirigenza.
- Prevenzione delle assenze prolungate: la checklist prevede anche l’assistenza ai team interessati, il che ha permesso di evitare assenze prolungate dei collaboratori.
- Certificazione ISO: la checklist rappresenta un «enorme vantaggio» ai fini della certificazione ISO, poiché dimostra che l’azienda si occupa attivamente delle questioni relative ai processi.
A proposito de Xovis AG
Xovis AG sviluppa e produce soluzioni hardware e software proprie in Germania e Svizzera. Queste consentono un conteggio preciso delle persone, ottimizzano il flusso di persone e garantiscono allo stesso tempo la protezione dei dati. L’azienda si impegna per il successo dei propri clienti e crea un senso di sicurezza e comfort per le persone in movimento. La tecnologia di stereovisione 3D ad alta precisione, combinata con l’intelligenza artificiale, costituisce la base del successo dell’azienda.
Sebbene Xovis conti già 210 dipendenti in tutto il mondo (circa 145 in Svizzera) e sia in continua crescita, ha mantenuto il suo spirito di start-up. È orgogliosa delle sue quattro sedi a Berlino, Boston, Zollikofen e Gurugram.
Nei momenti emotivamente difficili, la checklist offre sicurezza e orientamento. Funge da guida chiara che si può consultare e seguire passo dopo passo. Ciò è particolarmente importante, poiché tali situazioni sono fonte di stress anche per i responsabili delle risorse umane o per l’amministratore delegato.
Attuazione concreta
Introduzione
- Risorse temporali: circa 2-3 mesi per lo sviluppo e l’implementazione
- Costi: tempo impiegato dal team delle risorse umane
Xovis AG si è trovata improvvisamente a dover affrontare la tragica perdita di due dipendenti. Eventi di questo tipo possono rapidamente mettere a dura prova le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni. Sebbene i decessi o la scomparsa senza lasciare traccia di un dipendente siano casi molto rari, in situazioni eccezionali come queste è fondamentale disporre di una procedura chiaramente definita. Poiché circa la metà dei collaboratori di Xovis AG è regolarmente in viaggio d’affari, il team delle risorse umane ha deciso di agire in modo proattivo e di ottimizzare le procedure esistenti. A tal fine, il team delle risorse umane, composto da quattro persone, aveva già sviluppato sei mesi prima una checklist completa, conforme alle norme ISO e al contempo praticabile.
La procedura per lo sviluppo di questa checklist comprendeva i seguenti passaggi:
Fase 1 – Registrazione dei contatti di emergenza
In primo luogo, il team delle risorse umane si è assicurato che per tutti i dipendenti fosse registrato un contatto di emergenza. A tal fine è stata creata una scheda personale (disponibile per il download qui sotto) che i nuovi dipendenti compilano già al momento dell’assunzione. I contatti di emergenza dei dipendenti già in servizio sono stati registrati successivamente e tutti i dati sono stati archiviati centralmente nel sistema del personale tramite la scheda personale. In questo modo si garantisce che, in caso di emergenza, sia possibile accedere rapidamente alle informazioni di contatto più importanti.
Fase 2 – Creazione della checklist per i decessi
In una seconda fase, i quattro membri del team delle risorse umane hanno dedicato del tempo a un’intensa sessione di brainstorming per raccogliere tutte le informazioni rilevanti per la checklist:
- Raccolta di informazioni: da un lato, i membri del team delle risorse umane hanno apportato informazioni e conoscenze acquisite nei loro precedenti impieghi; dall’altro, sono state raccolte informazioni da diverse fonti su Internet (esempi di buone pratiche) per redigere una checklist completa che non tralasciasse alcun punto importante.
- Accompagnamento e sostegno dei team in caso di decesso: la checklist prevede anche che, in caso di decesso, i collaboratori e i superiori possano essere accompagnati, se lo desiderano. A tal fine, l’azienda è membro di una fondazione che, in caso di evento tragico, invia in azienda un cosiddetto «CareTeam» per parlare con superiori e collaboratori e prevenire possibili assenze prolungate. Grazie all’adesione, i costi di tali interventi risultano notevolmente inferiori e vengono interamente sostenuti dall’azienda.
- Conformità alle norme ISO: la checklist è stata progettata in modo da soddisfare i requisiti di documentazione conformi alle norme ISO e può essere facilmente integrata negli standard ISO per la gestione delle emergenze e delle crisi:
- Struttura chiara, responsabilità ben definite (chi fa cosa, quando, come)
- Completezza delle informazioni rilevanti
Fase 3 – Comunicazione ai collaboratori e ai dirigenti
L’introduzione della checklist non è stata comunicata come un unico pacchetto, bensì in più parti:
- Contatti di emergenza e lista di controllo: per la raccolta dei contatti di emergenza è stato pubblicato un articolo sull’intranet che sottolinea la necessità di raccogliere tali dati e ricorda che l’azienda, in qualità di datore di lavoro, è tenuta a garantire la propria operatività in caso di emergenza. Inoltre, la lista di controllo e la procedura di riferimento sono state comunicate via e-mail ai dirigenti.
- Supporto da parte del team HR: il team HR è stato designato come punto di riferimento e garantisce il supporto necessario.
Fase 4 – Archiviazione sicura della checklist
La checklist è stata successivamente archiviata nel sistema di archiviazione interno all’azienda. Viene inoltre menzionata nei materiali di onboarding destinati ai dirigenti, affinché sia sempre nota e facilmente accessibile.
La checklist completa è disponibile per il download qui sotto.
Integrazione nell’attività quotidiana
- Risorse temporali: impegno minimo per la verifica e l’aggiornamento dei contatti di emergenza
- Costi: nessun costo aggiuntivo
Una volta implementata ufficialmente, la checklist richiede uno sforzo minimo nell’attività quotidiana, poiché di norma viene attivata solo in caso di emergenza. In questo modo non si creano inutili oneri aggiuntivi nelle operazioni quotidiane e, allo stesso tempo, in caso di emergenza tutto è chiaramente definito e immediatamente pronto all’uso.
Il compito ricorrente più importante è la verifica e l’aggiornamento annuali dei contatti di emergenza di tutti i collaboratori. Tale aggiornamento viene effettuato all’inizio dell’anno ed è coordinato da un responsabile chiaramente designato all’interno del team delle Risorse Umane:
- I collaboratori ricevono un promemoria (Intranet).
- I collaboratori verificano i propri contatti di emergenza registrati nel sistema gestionale del personale e possono modificarli autonomamente.
Un fattore chiave per il successo nello sviluppo e nell’introduzione della checklist è stato il sostegno da parte della direzione. Altrettanto fondamentale è stato comunicare chiaramente l’importanza della checklist, poiché più grande è un’azienda, maggiore è la probabilità che si verifichi un decesso.
Nelle PMI si lavora spesso in modo molto operativo, per cui la pianificazione preventiva non è solitamente una priorità. Abbiamo dovuto chiarire che la checklist è importante affinché, nel caso XY, non si debba iniziare a elaborarla da zero, ma si possa agire immediatamente in caso di emergenza.
Argomenti
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1Le ricerche sul lutto sul posto di lavoro indicano che un chiaro sostegno organizzativo, opportunità di dialogo e procedure coordinate risultano utili.Bergeron, D. M. (2025). The Working Wounded: The Effect of Bereavement Grief and Organizational Policies and Practices on Employee Outcomes. Group & Organization Management, 50(5–6), 1522–1556. https://doi.org/10.1177/10596011241310272
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2Da un sondaggio condotto tra i dipendenti è emerso che, in seguito a un lutto, questi ultimi si dimostravano più soddisfatti, motivati e fedeli all’azienda quando si sentivano ben sostenuti e apprezzati.Hansen, K. N. (2025). Working through Grief: Exploring the Relationship between Organizational Support on Employee Engagement, Satisfaction, and Loyalty. The Transdisciplinary Journal of Management. https://tjm.scholasticahq.com/article/142164-working-through-grief-exploring-the-relationship-between-organizational-support-on-employee-engagement-satisfaction-and-loyalty