Orientierung beim Umgang mit Todesfällen

Das Praxisbeispiel in Kürze

Problem

Zwei Todesfälle in kurzer Zeit in der Firma Xovis AG bestätigten die Notwendigkeit einer klaren Checkliste, die Schritt für Schritt zeigt, wie in kritischen Ereignissen vorzugehen ist.

Die beiden Todesfälle waren für alle Beteiligten, von den Vorgesetzten und dem HR‑Team bis zu den Angehörigen der Mitarbeitenden, eine belastende Situation. Dies verdeutlichte, wie wichtig es ist, eine umfassende Checkliste bereitzuhalten, die sowohl einfühlsames Handeln als auch ein klar strukturiertes Vorgehen ermöglicht. Frühere Erfahrungen zeigten zudem, dass fehlendes strukturiertes Vorgehen zu längeren Ausfällen und Unsicherheit bei Mitarbeitenden führten.

Lösung

Das HR-Team setzte die Checkliste ein, die bereits vor den Todesfällen entwickelt wurde, um in solchen Situationen sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte berücksichtigt werden.

Die umfassende Checkliste deckte alle relevanten organisatorischen Aspekte ab, von administrativen Aufgaben bis hin zur professionellen externen Begleitung betroffener Teams im Todesfall. Bei ihrer Entwicklung wurde zudem besonderes Augenmerk daraufgelegt, die Vorgaben von ISO-Normen zu berücksichtigen und zu erfüllen.

Nutzen

Die positiven Rückmeldungen von Vorgesetzten, Angehörigen und Management – von «wo Menschlichkeit auf Professionalität trifft» bis «wow, sehr professioneller Ablauf» – zeigen, dass das strukturierte Vorgehen mit der Checkliste in kritischen Momenten in der Firma geschätzt und als wertvoll empfunden wurde.

Die Checkliste hat sich bisher in vielerlei Hinsicht als vorteilhaft erwiesen:

Struktur und Halt in Krisensituationen: In emotional schwierigen Momenten bietet die Checkliste einen klaren Leitfaden, an dem Vorgesetzte und Personen im HR sich orientieren können.

Nichts wird vergessen: Alle notwendigen Schritte werden unternommen und «man vergisst nichts», insbesondere auch nicht die Angehörigen.
Professionalität und Sicherheit: Die Firma konnte solche tragischen Ereignisse professionell abwickeln, was nach aussen hin «Sicherheit ausstrahlt» und auch dem Management Vertrauen gibt.
Verhinderung von Langzeitausfällen: Betreuung von betroffenen Teams ist in der Checkliste auch vorgesehen, wodurch Langzeitausfälle von Mitarbeitenden verhindert werden konnten.
ISO-Zertifizierung: Die Checkliste ist ein «Riesenplus» bei ISO-Zertifizierungen, da es zeigt, dass sich die Firma aktiv um Prozessthemen Gedanken macht.

Über Xovis AG

Die Xovis AG entwickelt und produziert eigene Hardware- und Softwarelösungen in Deutschland und der Schweiz. Diese ermöglichen ein präzises Personenzählen, optimieren den Personenfluss und gewährleisten zugleich den Schutz der Daten. Sie engagiert sich für den Erfolg ihrer Kunden und schafft ein Gefühl von Sicherheit und Komfort für Menschen in Bewegung. Die hochpräzise 3D-Stereovision-Technologie in Kombination mit KI bildet die Grundlage des Firmenerfolgs.

Obwohl Xovis weltweit bereits 210 Mitarbeitende (ca. 145 in der Schweiz) zählt und stetig weiterwächst, hat sie ihren Start-up-Geist bewahrt. Sie ist stolz auf die vier Standorte Berlin, Boston, Zollikofen und Gurugram.

Kontakt:

Xovis AG
Industriestrasse 1
3052 Zollikofen

Web: www.xovis.com

Tel: +41 32 342 04 70

In emotional schwierigen Momenten bietet die Checkliste Sicherheit und Orientierung. Sie dient als klarer Leitfaden, den man zur Hand nehmen und Schritt für Schritt befolgen kann. Das ist besonders wichtig, da solche Situationen auch für HR-Verantwortliche oder den CEO belastend sind.

Beatrice von Arx, Head of HR

Konkrete Umsetzung

Einführung

Zeitaufwand: ca. 2-3 Monate für Entwicklung und Einführung
Kosten: zeitlicher Aufwand des HR-Teams

Die Xovis AG sah sich unerwartet mit dem tragischen Verlust zweier Mitarbeitenden konfrontiert. Solche Ereignisse können Firmen, egal wie gross oder klein, schnell überfordern. Obwohl Todesfälle oder das spurlose Verschwinden von Mitarbeitenden sehr selten vorkommen, ist ein klar definierter Prozess in solchen Ausnahmesituationen von entscheidender Bedeutung. Da rund die Hälfte der Mitarbeitenden der Xovis AG regelmässig auf Geschäftsreisen ist, entschied sich das HR-Team proaktiv zu handeln und bestehende Abläufe zu optimieren. Das vierköpfige HR-Team hatte hierfür bereits ein halbes Jahr zuvor eine umfassende, ISO-normtaugliche und zugleich praktikable Checkliste entwickelt. Die Vorgehensweise zur Entwicklung dieser Checkliste umfasste folgende Schritte:

Schritt 1 – Erfassen von Notfallkontakten
Zunächst stellte das HR-Team sicher, dass von allen Mitarbeitenden ein Notfallkontakt hinterlegt ist. Zu diesem Zweck wurde ein Personalblatt erstellt (steht unten zum Download bereit), das neue Mitarbeitende bereits bei ihrem Eintritt ausfüllen. Die Notfallkontakte der bestehenden Mitarbeitenden wurden nachträglich erfasst und alle Daten mit Personalblatt zentral im Personalsystem gespeichert. So ist gewährleistet, dass im Ernstfall schnell auf die wichtigsten Kontaktinformationen zugegriffen werden kann.

Schritt 2 – Erstellen der Checkliste für Todesfälle

In einem zweiten Schritt nahmen sich die vier Mitarbeitenden des HR-Teams Zeit für ein intensives Brainstorming, um alle relevanten Informationen für die Checkliste zusammenzutragen:

Zusammentragen von Informationen: Einerseits brachten die HR-Teammitglieder Informationen und Wissen aus ihren vorherigen Anstellungen mit. Zum anderen wurden Informationen aus verschiedenen Quellen im Internet zusammengetragen (Best-Practice-Beispiele), um eine umfassende Checkliste zu erstellen, die keine wichtigen Punkte auslässt.
Begleitung und Unterstützung von Teams im Todesfall: In der Checkliste ist auch vorgesehen, dass Mitarbeitende und Vorgesetzte im Falle eines Todesfalls begleitet werden können, falls dies erwünscht ist. Dafür ist die Firma Mitglied in einer Stiftung, die im Falle eines tragischen Ereignisses ein sogenanntes «CareTeam» in die Firma schickt, um mit Vorgesetzten und Mitarbeitern zu sprechen und mögliche Langzeitausfälle zu verhindern. Dank der Mitgliedschaft fallen die Kosten für solche Einsätze deutlich geringer aus, wobei diese vollständig von der Firma übernommen werden.
ISO-Normtauglichkeit: Die Checkliste wurde so gestaltet, dass sie den Anforderungen an ISO-konforme Dokumentation entspricht und kann problemlos in den ISO-Standards für Notfall- und Krisenmanagement verankert werden:
- Klare Struktur, eindeutige Zuständigkeiten (wer macht was, wann, wie)
- Vollständigkeit der relevanten Informationen

Schritt 3 – Kommunikation an Mitarbeitende und Führungspersonen
Die Einführung der Checkliste wurde nicht als Gesamtpaket kommuniziert, sondern in Teilen:

Notfallkontakte und Checkliste: Für die Erhebung der Notfallkontakte wurde ein Beitrag im Intranet veröffentlicht, der die Notwendigkeit der Datenerhebung betont und darauf hinweist, dass die Firma als Arbeitgeber verpflichtet ist, im Notfall handlungsfähig zu sein. Zudem wurden den Führungspersonen die Checkliste sowie der zugrunde liegende Prozess per E-Mail kommuniziert.
Unterstützung durch HR-Team: Das HR-Team ist als Anlaufstelle definiert und stellt die notwendige Unterstützung sicher.

Schritt 4 – Sicheres Ablegen der Checkliste
Die Checkliste wurde anschliessend in dem firmeninternen Ablagesystem hinterlegt. Sie wird zudem in Führungskräfte‑Onboarding‑Materialien erwähnt, damit sie jederzeit bekannt und leicht zugänglich ist.

Einblick in die Checkliste bei Todesfällen von Mitarbeitenden

Die gesamte Checkliste steht unten zum Download bereit.

Integration im Tagesgeschäft

Zeitaufwand: minimaler Aufwand zur Prüfung und Aktualisierung der Notfallkontakte
Kosten: keine

Nach der offiziellen Einführung erfordert die Checkliste im Tagesgeschäft kaum Aufwand, da sie in der Regel nur im Ernstfall aktiviert wird. So entsteht kein unnötiger Mehraufwand im täglichen Betrieb, und gleichzeitig ist im Notfall alles klar definiert und sofort einsatzbereit.

Die wichtigste wiederkehrende Aufgabe ist die jährliche Überprüfung und Aktualisierung der Notfallkontakte aller Mitarbeitenden. Diese Aktualisierung erfolgt zu Jahresbeginn und wird von einer klar definierten verantwortlichen Person im HR-Team gesteuert:

Mitarbeitende erhalten eine Erinnerung (Intranet).
Mitarbeitende prüfen ihre hinterlegten Notfallkontakte im Personalsystem und können diese selbstständig anpassen.

Beatrice von Arx, Head of HR

Ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Entwicklung und Einführung der Checkliste war die Unterstützung des Managements. Ebenso entscheidend war es, klar zu kommunizieren, warum die Checkliste wichtig ist, denn je grösser ein Unternehmen ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass ein Todesfall eintritt.

In KMU wird häufig sehr operativ gearbeitet, wodurch vorausschauende Planung oft kein Schwerpunktthema ist. Wir mussten klar machen, dass die Checkliste wichtig ist, damit wir im Fall XY nicht erst anfangen müssen, ihn zu entwickeln, sondern im Ernstfall sofort handeln können.

Argumente:

1

Forschung zu Trauer am Arbeitsplatz spricht dafür, dass klare organisationale Unterstützung, Gesprächsmöglichkeiten und abgestimmte Prozesse hilfreich sind.

Bergeron, D. M. (2025). The Working Wounded: The Effect of Bereavement Grief and Organizational Policies and Practices on Employee Outcomes. Group & Organization Management, 50(5–6), 1522–1556. https://doi.org/10.1177/10596011241310272
2

Eine Befragung von Mitarbeitenden zeigte, dass sie nach einem Trauerfall zufriedener, engagierter und loyaler waren, wenn sie sich vom Betrieb gut unterstützt und wertgeschätzt fühlten.

Hansen, K. N. (2025). Working through Grief: Exploring the Relationship between Organizational Support on Employee Engagement, Satisfaction, and Loyalty. The Transdisciplinary Journal of Management. https://tjm.scholasticahq.com/article/142164-working-through-grief-exploring-the-relationship-between-organizational-support-on-employee-engagement-satisfaction-and-loyalty