Konkrete Umsetzung

Einführung

Folgende Prozessschritte wurden bei der Durchführung der JSA durchlaufen:  

Schritt 1: Zielklärung und Entscheidung für JSA  
Im Anschluss an einen Impulsvortrag eines Gesundheitsexperten beschloss die Geschäftsleitung, die JSA im ENSI einzusetzen, um eine fundierte Standortbestimmung zu Belastungen, Ressourcen und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden vorzunehmen.  

Schritt 2: Planung  
Zur Vorbereitung der Befragung waren mehrere Teilschritte notwendig. Die Bereichsleitung Ressourcen wurde beauftragt, den Prozess zu koordinieren und umzusetzen.  

Externe Beratung
Die Unterstützung für das ENSI wurde mit GesundheitsexpertInnen des Instituts für Arbeitsmedizin (ifa), Baden organisiert. In gemeinsamer Abstimmung wurde definiert, welche Aufgaben intern verantwortet und in welchen Bereichen externe Expertise hinzugezogen wird. Extern begleitet wurden insbesondere die Kick-off-Veranstaltung zur JSA-Befragung sowie die anschliessende Einordnung der Umfrageergebnisse mit den Führungskräften und Mitarbeitenden im Rahmen von Workshops. Gerade die Ergebnisanalyse erfordert Erfahrung, da die Resultate sorgfältig eingeordnet und priorisiert werden müssen.

Bestellung der Befragung bei Gesundheitsförderung Schweiz
Die Job-Stress-Analysis (JSA) wurde bei Gesundheitsförderung Schweiz bestellt, die das Instrument für Unternehmen zur Verfügung stellt. In Abstimmung mit der externen Begleitung definierte das ENSI die Inhalte der Befragung. Die JSA besteht aus einem Basis-Modul sowie optionalen Vertiefungsmodulen. Die JSA bietet verschiedene Optionen an Fragemodulen an:  
– Life-Domain-Balance
– Zusammenarbeit mit Kund:innen
– Fairness und Wertschätzung
– Burnout
– Stressbewältigung  

Kommunikation an die Mitarbeitenden
Die JSA wurde im Rahmen eines regelmässig stattfindenden Mitarbeitendenanlasses vorgestellt, an der die Zielsetzung, Ablauf und die Gewährleistung der Anonymität der Befragung erläutert wurden. Damit wurde von Beginn an Transparenz geschaffen und Vertrauen in den Prozess und die Befragung gestärkt.  

Schritt 3: Durchführung der Online-Befragung
Die Einladung zum Ausfüllen des rund 18 – 30-minütigen Online-Fragebogens erfolgte per E-Mail an alle Mitarbeitenden. Der Fragebogen war über einen Link zugänglich und stand in mehreren Sprachen zur Verfügung. Bei Fragen oder Unsicherheiten konnten sich die Mitarbeitenden an die interne Kontaktstelle im HR wenden.

Schritt 4: Auswertung, Ergebnisaufbereitung und Information
Ein Vorteil der Job-Stress-Analysis besteht darin, dass die Ergebnisse automatisiert auf verschiedenen Ebenen ausgewertet werden können: auf individueller Ebene (ausschliesslich für die befragte Person einsehbar), auf Bereichs- bzw. Teamebene (ab zehn Personen) sowie auf Ebene der Gesamtorganisation. Die Ergebnisse wurden gemeinsam mit den externen GesundheitsexpertInnen eingeordnet und in Workshops mit den Führungskräften und Mitarbeitenden diskutiert. Die Ergebnisse wurden mit Vergleichswerten anderer Organisationen in der Schweiz (Benchmark) in Beziehung gesetzt, um eine realistische Einordnung zu ermöglichen. Anschliessend wurden die Resultate analysiert und unter Einbezug der Mitarbeitenden Massnahmen entwickelt, welche wiederum im Rahmen einer Mitarbeitendeninformation transparent präsentiert wurden.

Integration im Tagesgeschäft

Mit der Befragung allein ist es nicht getan. Entscheidend ist, dass aus den Ergebnissen konkrete Massnahmen entstehen, die zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit und eines gesunden Arbeitsumfeldes beitragen sollen.  

Vorgehen zur Ableitung, Planung und Umsetzung von Massnahmen

Nach der JSA-Befragung wurden die Ergebnisse mit Unterstützung externer Gesundheitsexpert:Innen ausgewertet. Die Erarbeitung von Massnahmen fand auf drei Ebenen statt:  

Individuelle Ebene – Persönliche Feedbacks und Unterstützungsmöglichkeiten Nach Abschluss der JSA-Umfrage erhielten die Mitarbeitenden eine persönliche Rückmeldung zu ihren Ergebnissen mit individuellen Empfehlungen. Personen mit kritischen Werten konnten sich bei HR für weitere Unterstützung melden.
 
Bereichsebene – Workshops mit Mitarbeitenden und Führungspersonen pro Bereich
Unter Beizug (Moderation) externer GesundheitsexpertInnen wurden die Umfrageergebnisse pro Bereich (ein Bereich hat mehrere Abteilungen) gemeinsam mit Mitarbeitenden und Führungskräften wie folgt bearbeitet und daraus Massnahmen abgeleitet:

1. Workshop mit Mitarbeitenden: Die bereichsspezifischen Ergebnisse der Befragung wurden im Rahmen von Workshops mit den Mitarbeitenden (ohne Führungskräfte) aus jedem Bereich besprochen und gemeinsam eingeordnet. Dabei entstanden erste konstruktive Massnahmenideen von Mitarbeitenden, die von der Moderation dokumentiert wurden.

2. Workshop mit Führungskräften: Darauffolgend wurde pro Bereich ein Workshop mit Führungskräften durchgeführt, wodurch auch die Führungsperspektive miteinbezogen wurde. Zu Beginn des Workshops mit Führungskräften wurden die Massnahmenideen des Mitarbeitenden-Workshops präsentiert. Die Führungskräfte diskutierten diese Ideen, prüften selbst nochmals die Ergebnisse und leiteten ihrerseits Massnahmen ab.

3. Zusammenführen von Ideen: So ergaben sich Massnahmen sowohl aus Mitarbeitenden- als auch aus Führungsperspektive. Diese wurden für jeden Bereich festgehalten. Die Verantwortung für die Umsetzung der bereichsspezifischen Ergebnisse verblieb in den Bereichen.
 
Organisationsebene – Steuerungsgruppe entwickelt Massnahmen zum Gesundheitsmanagement für das ENSI
Die abgeleiteten Massnahmenideen aus allen Bereichsworkshops, welche von bereichsübergreifendem Interesse waren, wurden mit Unterstützung der externen GesundheitsexpertInnen festgehalten und zu einem zusätzlichen Massnahmenkatalog auf Organisationsebene zusammengeführt. Dieser wurde dem ENSI im Rahmen eines Berichts zur Verfügung gestellt.
 
Das ENSI setzte daraufhin eine Steuerungsgruppe für Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) und Aufsichtskultur ein, in der jeder Bereich mit einer Person vertreten ist. Im Auftrag der Geschäftsleitung erarbeitete diese mit Unterstützung einer externen Gesundheitsexpertin auf Grundlage des Massnahmenkatalogs konkrete Vorschläge für das betriebliche Gesundheitsmanagement des ENSI.
 
Die Massnahmenumsetzung erfolgte auf verschiedenen Ebenen durch die Steuerungsgruppe, die Bereichsleitenden (GL) oder HR.

Beispiele für Massnahmen auf Organisationsebene

• «Jahr der Wertschätzung»
  wurde eingeführt, weil die JSA gezeigt hat, dass sich Mitarbeitende mehr gegenseitige Wertschätzung von Kolleginnen und Kollegen wünschen.
  Massnahmen davon waren u.a. die Einführung eines Willkommensapéros für neue Mitarbeitende, Anregungen zur Gestaltung der Zusammenarbeit in Projekten, Tischfussballturnier anlässlich der EM 2024 usw.
  Ziel: die Mitarbeitenden erhalten Anregungen, wie sie gegenseitige Wertschätzung in ihre tägliche Arbeit integrieren können.

• Standard-Traktandenliste und Sitzungs-Charta für freiwillige Verwendung
  entstanden, weil viele Mitarbeitende unstrukturierte und zu lange Sitzungen als Belastung nannten.
  Ziel: bessere Strukturierung von Sitzungen, bessere Vorbereitung und effizientere Besprechungen.
• Empfehlungen zum Umgang mit Homeoffice
  wurden entwickelt, weil das hybride Arbeiten als Stressor identifiziert wurde.
  Ziel: klare Team-Regeln und ein gesünderer Umgang mit mobilem Arbeiten.

Mehrmalige Durchführung
Die JSA wurde beim ENSI seit 2018 bereits dreimal durchgeführt. Durch die mehrmalige Durchführung bleibt das Thema Gesundheit am Arbeitsplatz dauerhaft präsent, Veränderungen werden sichtbar und die Wirksamkeit der Massnahmen kann erhoben werden. Die Ergebnisse belegen Verbesserungen in der Arbeitszufriedenheit und eine stärkere Mitarbeitendenbindung zum Unternehmen.