Attuazione concreta

Introduzione

Durante lo svolgimento della JSA sono state seguite le seguenti fasi del processo:

Fase 1: Definizione degli obiettivi e decisione di effettuare la JSA
A seguito di una presentazione introduttiva tenuta da un esperto in materia di salute, la direzione ha deciso di implementare la JSA presso l’IFSN al fine di effettuare una valutazione approfondita delle pressioni, delle risorse e della soddisfazione sul lavoro dei collaboratori.

Fase 2: Pianificazione
Per preparare il sondaggio sono state necessarie diverse fasi intermedie. La direzione del settore Risorse è stata incaricata di coordinare e attuare il processo. 

Consulenza esterna
Il supporto per l’IFSN è stato organizzato con esperti di salute dell’Istituto di medicina del lavoro (ifa) di Baden. Di comune accordo è stato definito quali compiti fossero di competenza interna e in quali ambiti fosse necessario ricorrere a competenze esterne. Il supporto esterno ha riguardato in particolare l’evento di avvio del sondaggio JSA e la successiva classificazione dei risultati del sondaggio con i dirigenti e i collaboratori nell’ambito di workshop. Proprio l’analisi dei risultati richiede esperienza, poiché i risultati devono essere accuratamente classificati e gerarchizzati.

Ordinazione del sondaggio presso Promozione Salute Svizzera
L’analisi dello stress lavorativo (JSA) è stata commissionata a Promozione Salute Svizzera, che mette lo strumento a disposizione delle aziende. In accordo con i consulenti esterni, l’IFSN ha definito i contenuti del questionario. La JSA è composta da un modulo base e da moduli di approfondimento opzionali. La JSA offre diverse opzioni di moduli di domande:

• Equilibrio tra i diversi ambiti della vita
• Collaborazione con i clienti
• Equità e apprezzamento
• Burnout
• Gestione dello stress

Comunicazione ai collaboratori
La JSA è stata presentata nel corso di un evento periodico dedicato ai collaboratori, durante il quale sono stati illustrati gli obiettivi, lo svolgimento e le garanzie di anonimato del sondaggio. In questo modo è stata creata fin dall’inizio trasparenza e rafforzata la fiducia nel processo e nel sondaggio.

Fase 3: Svolgimento del sondaggio online
L’invito a compilare il questionario online, della durata di circa 18-30 minuti, è stato inviato via e-mail a tutti i collaboratori. Il questionario era accessibile tramite un link ed era disponibile in diverse lingue. In caso di domande o dubbi, i collaboratori potevano rivolgersi al referente interno delle Risorse Umane.

Fase 4: Valutazione, elaborazione dei risultati e informazione
Uno dei vantaggi della JSA consiste nel fatto che i risultati possono essere valutati automaticamente a diversi livelli: a livello individuale (visibile esclusivamente alla persona intervistata), a livello di reparto o di team (a partire da dieci persone) e a livello dell’intera organizzazione.
I risultati sono stati classificati insieme agli esperti di salute esterni e discussi in workshop con i dirigenti e i collaboratori. I risultati sono stati messi in relazione con i valori di riferimento di altre organizzazioni in Svizzera (benchmark) per consentire una classificazione realistica.
Successivamente, i risultati sono stati analizzati e, con il coinvolgimento dei collaboratori, sono state elaborate delle misure che sono state poi presentate in modo trasparente nell’ambito di una riunione informativa per il personale.

Integrazione nell’attività quotidiana

Il sondaggio da solo non basta. È fondamentale che dai risultati scaturiscano misure concrete volte a promuovere la soddisfazione dei collaboratori e un ambiente di lavoro sano.

Procedura per la definizione, la pianificazione e l’attuazione delle misure

Dopo il sondaggio JSA, i risultati sono stati valutati con il supporto di esperti di salute esterni. L’elaborazione delle misure si è svolta su tre livelli:

Livello individuale – Feedback personali e possibilità di sostegno
Al termine del sondaggio JSA, i collaboratori hanno ricevuto un feedback personale sui propri risultati con raccomandazioni individuali. Le persone con valori critici hanno potuto rivolgersi alle Risorse Umane per ulteriore supporto.
 
Livello di settore – Workshop con collaboratori e dirigenti per ogni settore
Con il coinvolgimento (moderazione) di esperti di salute esterni, i risultati del sondaggio per ogni settore (un settore comprende più reparti) sono stati elaborati insieme ai collaboratori e ai dirigenti come segue e da essi sono state dedotte delle misure:

1. Workshop con i collaboratori: i risultati del sondaggio specifici per settore sono stati discussi e classificati insieme ai collaboratori (senza dirigenti) di ogni settore nell’ambito di workshop. Da ciò sono scaturite le prime idee costruttive di misure da parte dei collaboratori, che sono state documentate dal moderatore.

2. Workshop con i manager: successivamente è stato organizzato un workshop con i manager per ciascun settore, in modo da in-cludere anche il punto di vista della dirigenza. All’inizio del workshop con i manager sono state presen-tate le proposte di intervento emerse dal workshop con i collaboratori. I manager hanno discusso tali proposte, hanno riesaminato personalmente i risultati e hanno a loro volta definito le misure da adotta-re.

3. Sintesi delle idee: sono così emerse misure sia dal punto di vista dei collaboratori che da quello dei dirigenti. Queste sono state registrate per ogni settore. La responsabilità dell’attuazione dei risultati specifici per settore è rimasta nei settori stessi.
 
Livello organizzativo – Il gruppo di coordinamento sviluppa misure di gestione della salute per l’IFSN
Le idee di misure derivate da tutti i workshop di settore, che erano di interesse trasversale, sono state documentate con il supporto di esperti di salute esterni e riunite in un ulteriore catalogo di misure a livello organizzativo. Questo è stato messo a disposizione dell’IFSN nell’ambito di un rapporto.

L’IFSN ha quindi istituito un gruppo direttivo per la gestione della salute in azienda (GSA) e la cultura della vigilanza, in cui ogni settore è rappresentato da una persona. Su incarico della direzione, quest’ultima ha elaborato, con il supporto di un’esperta esterna in materia di salute e sulla base del catalogo delle misure, proposte concrete per la gestione della salute sul posto di lavoro presso l’IFSN.

L’attuazione delle misure è avvenuta a diversi livelli da parte del gruppo di coordinamento, dei responsabili di settore o delle risorse umane (HR).

Esempi di misure a livello organizzativo

• È stato introdotto l’«Anno dell’apprezzamento»
  è stato introdotto perché la JSA ha dimostrato che i collaboratori desiderano un maggiore apprezzamento reciproco da parte dei colleghi.
  Tra le misure adottate figuravano l’introduzione di un aperitivo di benvenuto per i nuovi collaboratori, suggerimenti per organizzare la collaborazione nei progetti, un torneo di calcio balilla in occasione degli Europei 2024 ecc.
  Obiettivo: fornire ai collaboratori spunti su come integrare l’apprezzamento reciproco nel loro lavoro quotidiano.
• Ordine del giorno standard e carta delle riunioni per uso facoltativo
  nati perché molti collaboratori hanno indicato le riunioni non strutturate e troppo lunghe come un peso.
  Obiettivo: una migliore strutturazione delle riunioni, una migliore preparazione e incontri più efficienti.
• Raccomandazioni sulla gestione del lavoro da casa
  sono state elaborate perché il lavoro ibrido è stato identificato come fattore di stress.
  Obiettivo: regole chiare per il team e un approccio più sano al lavoro mobile.

Esecuzione ripetuta
La JSA è stata condotta presso l’IFSN già tre volte dal 2018. Grazie a queste ripetute applicazioni, il tema della salute sul posto di lavoro rimane costantemente presente, i cambiamenti diventano visibili e si può valutare l’efficacia delle misure. I risultati dimostrano miglioramenti nella soddisfazione sul lavoro e un maggiore coinvolgimento dei collaboratori nei confronti