Attuazione concreta

Introduzione

Molte aziende conoscono bene questa situazione: un collaboratore o una collaboratrice mostra improvvisamente un comportamento atipico. Ciò può manifestarsi con un atteggiamento introverso, una trascuratezza dell’igiene personale, un’apparente irrequietezza, cali di rendimento o frequenti assenze dal posto di lavoro.
In questi casi, le aziende, e in particolare i dirigenti, sono chiamati a reagire il più presto possibile. Per gestire al meglio queste situazioni, è importante disporre di processi chiari e strumenti di gestione efficaci. Nel comune di Herisau è stata sviluppata e introdotta una guida all’intervento olistica a questo scopo.

Lavoro preliminare – Esecuzione dell’analisi della situazione attuale

Nell’ambito dell’introduzione di un sistema sistematico di gestione della salute in azienda (in breve GSA), il Comune ha assunto uno specialista GSA. Il suo compito era quello di implementare il sistema GSA e, al contempo, di attuare misure con effetto immediato. L’elaborazione della guida all’intervento doveva essere la prima misura intrapresa dallo specialista GSA per ottenere un effetto immediato. Per avere una panoramica dei processi esistenti in materia di interventi, ha innanzitutto effettuato un’analisi:

• Intervista con un dirigente che ha segnalato un caso problematico attuale.
• Contatto con il servizio del personale per determinare quale supporto viene offerto ai dirigenti.
• Risultato: non esistevano strumenti per affrontare il problema, che finora non era stato affrontato.

Sviluppo e creazione della guida all’intervento con documenti di accompagnamento

Sulla base delle esigenze individuate e dei processi esistenti, lo specialista in gestione della salute in azienda ha sviluppato la guida all’intervento, orientandosi a esempi di prassi collaudati.
La guida descrive passo dopo passo (sotto forma di diagrammi di flusso) come i dirigenti e il servizio del personale devono procedere quando si verificano cambiamenti o peggioramenti nelle prestazioni o nel comportamento dei collaboratori. Il processo di intervento è stato strutturato in quattro fasi (vedi figura sotto):

Nella guida all’intervento sono stati definiti in dettaglio, per ciascuna delle quattro fasi, i rispettivi ruoli, compiti, contenuti e i documenti correlati. Di seguito è riportata una breve panoramica sulla struttura e lo svolgimento di un intervento in caso di comportamenti anomali dei collaboratori. La guida completa all’intervento è disponibile per il download qui sotto.

Fase di sensibilizzazione
Obiettivo della fase: individuazione precoce di comportamenti anomali osservati più volte e mobilitazione della responsabilità personale dei collaboratori interessati.
Responsabilità del processo: in questa fase la responsabilità ricade sui dirigenti.
Intervento: se i comportamenti anomali si ripetono più volte, i dirigenti ne parlano direttamente con i collaboratori interessati.
Definizione degli obiettivi e offerta di sostegno: insieme si definiscono obiettivi concreti e si propongono le prime forme di sostegno. Inoltre, è possibile avvalersi della consulenza del servizio del personale e dello specialista GSA.
Osservazione e documentazione: nelle settimane successive, i dirigenti osservano se la persona riprende ad assumersi le proprie responsabilità e se torna al consueto livello di rendimento. Per le osservazioni e lo svolgimento dei colloqui sono stati sviluppati due moduli: (1) «Diario di osservazione» per brevi appunti di osservazione correnti e (2) «Protocollo di svolgimento dei colloqui» per la documentazione dettagliata dei colloqui e dei progressi. Entrambi i documenti sono disponibili per il download qui sotto.

Fase di cambiamento
Obiettivo della fase: ricerca di un supporto professionale adeguato con l’obiettivo di affrontare la problematica alla radice con l’aiuto di professionisti esterni, nonché il miglioramento delle prestazioni, la promozione di un comportamento adeguato e la stabilizzazione della salute.
Responsabilità del processo: in questa fase, il servizio del personale, d’intesa con il superiore, assume la gestione del processo, poiché dopo la fase di sensibilizzazione non si è verificato alcun miglioramento tangibile.
Fissare una scadenza chiara: ai collaboratori interessati viene assegnata una scadenza vincolante entro la quale devono ricorrere a un aiuto professionale (ad es. medico, centro di consulenza, psicologo). A tal fine, l’offre un pacchetto di coaching (circa 10 sedute da 60 minuti, i costi sono a carico del Comune). È stato redatto un documento di coaching per fissare gli obiettivi concordati. Il documento «Accordo di coaching» è disponibile per il download qui sotto.

Fase di trattamento (sottoprocesso della fase di cambiamento)
Obiettivo della fase: miglioramento della salute e delle prestazioni, nonché mantenimento della capacità lavorativa
Responsabilità del processo: Servizio del personale
Avvio dell’assistenza professionale: idealmente, il collaboratore è ora in cura (ad es. medica, terapeutica o di coaching).
Descrizione del posto di lavoro per i servizi specializzati: affinché il professionista responsabile del collaboratore interessato (ad es. medico, psicologo, centri di riabilitazione o di consulenza) possa valutare la capacità lavorativa e raccomandare misure di reinserimento adeguate, è stato redatto un documento completo denominato «Profilo professionale per il medico». In questo documento sono elencati tutti i requisiti lavorativi rilevanti e le condizioni quadro dell’attività del collaboratore interessato. Il superiore compila il documento (scaricabile qui sotto) insieme al collaboratore interessato e lo consegna allo specialista curante.

Deroga parziale al segreto professionale: inoltre, i collaboratori interessati sono invitati a firmare il documento «deroga parziale al segreto professionale». Ciò consente uno scambio di informazioni limitato e finalizzato a uno scopo specifico tra il servizio del personale del Comune di, il centro specializzato che si occupa del caso e i collaboratori. Il documento è stato sviluppato a tale scopo (scaricabile qui sotto).
Colloqui periodici sullo stato di avanzamento: a intervalli prestabiliti si tengono incontri tra il dirigente, il servizio del personale e i collaboratori interessati. L’obiettivo è documentare i progressi del trattamento e apportare adeguamenti se necessario. Per la documentazione vengono utilizzati gli stessi documenti della fase di sensibilizzazione: il diario di osservazione e il protocollo di evoluzione.

Fase delle misure
Obiettivo: ultima occasione per un miglioramento duraturo
Responsabilità del processo: Servizio del personale
Minaccia di licenziamento: se, nonostante il sostegno fornito finora, non si è ottenuto alcun miglioramento, non si è instaurata alcuna collaborazione con i servizi competenti o i collaboratori interessati continuano a non assumersi le proprie responsabilità, il servizio del personale avvia la fase delle misure. In questa fase viene minacciato il licenziamento al collaboratore o alla collaboratrice, ma allo stesso tempo viene concessa un’ultima possibilità di migliorare il comportamento o le prestazioni.

Fase di separazione
Obiettivo: risoluzione del rapporto di lavoro
Responsabilità del processo: Servizio del personale
Licenziamento: in questa fase il rapporto di lavoro viene definitivamente risolto, poiché nonostante tutti gli interventi precedenti non si è verificato alcun miglioramento. Il servizio del personale avvia formalmente la procedura di licenziamento e provvede al corretto svolgimento delle pratiche di uscita.

La guida all’intervento è stata concordata con il servizio del personale. Sono state inoltre adeguate le procedure relative al personale, come le procedure di licenziamento e il diritto di essere ascoltati, al fine di garantire la coerenza con le direttive del Comune in materia di personale.

Progetto pilota e adeguamenti

Prima di essere introdotta ufficialmente, la guida all’intervento è stata già utilizzata in un caso pratico tratto dalla quotidianità lavorativa e ha fornito preziose indicazioni per la sua attuazione. Il test pratico ha dimostrato che la guida è praticabile per tutte le parti coinvolte. I feedback dei dirigenti e del servizio del personale sono stati raccolti e tradotti in miglioramenti. Ne è scaturito un ulteriore documento relativo alla «visita medica di fiducia». Questo documento consente di ottenere un secondo parere neutrale in caso di valutazioni divergenti o conflitti tra il Comune in qualità di datore di lavoro, i collaboratori inabili al lavoro e i servizi specializzati che li hanno in cura. Il documento è disponibile per il download qui sotto.

Comunicazione e formazione dei dirigenti e dei collaboratori

• Dirigenti: in primo luogo, i dirigenti sono stati informati per iscritto via e-mail sui contenuti e sullo svolgimento dell’intervento. Successivamente, tutti i dirigenti hanno partecipato a corsi di formazione obbligatori, durante i quali hanno appreso le linee guida precise dell’intervento e hanno acquisito familiarità con la documentazione correlata. Inoltre, tutti i dirigenti hanno partecipato a un corso di formazione interno sulle tecniche di comunicazione, tenuto da un attore esterno.
• Dipendenti: i dipendenti hanno ricevuto le informazioni indirettamente tramite i propri superiori. Inoltre, tutti i documenti rilevanti sono disponibili sulla rete intranet, in modo che i dipendenti possano accedervi all’occorrenza.

Dichiarazione di principio del Comune

Successivamente, il Consiglio comunale ha pubblicato sull’Intranet una chiara dichiarazione di principio sui problemi psichici sul posto di lavoro. In essa si afferma: «Trattiamo i collaboratori con problemi psichici con apertura e stima, con un atteggiamento chiaro e offrendo loro una mano per trovare soluzioni.»