Konkrete Umsetzung

Einführung

Viele Firmen kennen die Situation: Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zeigt plötzlich ein untypisches Verhalten. Das kann sich darin zeigen, dass die Person sich zurückzieht, die Körperpflege vernachlässigt, unruhig wirkt, Leistungsschwankungen zeigt oder häufig vom Arbeitsplatz abwesend ist.
Firmen, vor allem Führungspersonen, sind in solchen Fällen gefordert, möglichst frühzeitig zu reagieren. Um gut mit diesen Situationen umzugehen, ist es wichtig, klare Prozesse und wirkungsvolle Führungsinstrumente zur Verfügung zu haben. In der Gemeinde Herisau wurde hierfür ein ganzheitlicher Interventionsleitfaden entwickelt und eingeführt.

Vorarbeit – Durchführung der Ist-Analyse

Im Rahmen der Einführung eines systematischen betrieblichen Gesundheitsmanagements (kurz BGM) stellte die Gemeinde einen Fachspezialisten BGM ein. Seine Aufgabe war der Aufbau vom BGM und gleichzeitig sollten Massnahmen mit Sofortwirkung umgesetzt werden. Die Entwicklung des Interventionsleitfadens sollte die erste Massnahme des Fachspezialisten BGM sein, um eine Sofortwirkung zu erzielen. Um einen Überblick über bestehende Ablaufprozesse bei Interventionen zu bekommen, führte er zunächst eine Analyse durch:

• Interview mit einer Führungsperson, die von einem aktuellen Problemfall berichtete.
• Kontakt zum Personaldienst, um festzustellen, welche Unterstützung Führungspersonen angeboten werden.
• Ergebnis: Es gab keine vorhandenen Instrumente zur Bearbeitung des Problems, und es war bisher nicht angegangen worden.

Entwicklung und Aufbau des Interventionsleitfadens mit begleitenden Dokumenten

Auf Basis der ermittelten Bedürfnisse und bestehender Abläufe entwickelte der Fachspezialist BGM den Interventionsleitfaden, orientiert an bewährten Praxisbeispielen.
Der Leitfaden beschreibt Schritt-für-Schritt (in Form von Flussdiagrammen), wie Führungspersonen und Personaldienst vorgehen sollen, wenn Veränderungen oder Verschlechterungen der Leistung bzw. des Verhaltens bei Mitarbeitenden auftreten. Der Interventionsablauf wurde in vier Phasen strukturiert (siehe Abbildung unten):

Im Interventionsleitfaden wurden für jede der vier Phasen detailliert die jeweiligen Rollen, Aufgaben, Inhalte sowie die dazugehörigen Dokumente festgehalten. Es folgt eine kurze Übersicht zum Aufbau und Ablauf einer Intervention bei Verhaltensauffälligkeiten von Mitarbeitenden. Der vollständige Interventionsleitfaden steht unten zum Download bereit.

Sensibilisierungsphase
Zielsetzung der Phase: Früherfassung von Auffälligkeiten, die mehrfach beobachtet wurden, und Mobilisierung der Eigenverantwortung von betroffenen Mitarbeitenden.
Prozessverantwortung: Führungspersonen tragen die Verantwortung in dieser Phase.
Ansprechen: Wenn Auffälligkeiten mehrfach auftreten, sprechen die Führungspersonen die betroffenen Mitarbeitenden direkt an.
Ziele festlegen & Unterstützungsangebote anbieten: Gemeinsam werden konkrete Ziele definiert und erste Unterstützungsangebote gemacht. Zudem können der Personaldienst und der Fachspezialist BGM als Beratung genutzt werden.
Beobachtung & Dokumentation: Die Führungspersonen beobachten in den folgenden Wochen, ob die Eigenverantwortung wieder wahrgenommen wird und das gewohnte Leistungsverhalten zurückkehrt. Für Beobachtungen und Gesprächsverläufe wurden zwei Formulare entwickelt: (1) «Beobachtungsjournal» für laufende, kurze Beobachtungsnotizen und (2) «Verlaufsprotokoll für Gespräche» für die ausführliche Dokumentation von Gesprächen und Fortschritten. Beide Dokumente sind unten als Download verfügbar.

Veränderungsphase
Zielsetzung der Phase: Aufsuchen einer geeigneten professionellen Unterstützung mit den Zielen, die ursächliche Problematik mit externer, professioneller Hilfe zu bearbeiten sowie die Verbesserung der Leistungsfähigkeit, die Förderung eines angemessenen Verhaltens und die Stabilisierung der Gesundheit.
Prozessverantwortung: In dieser Phase übernimmt der Personaldienst in Absprach mit der vorgesetzten Person die Steuerung des Prozesses, da nach der Sensibilisierungsphase keine spürbare Verbesserung eingetreten ist.
Klare Frist setzen: Die betroffenen Mitarbeitenden erhalten eine verbindliche Frist, innerhalb der sie eine professionelle Hilfe (z. B. Ärztin/Arzt, Beratungsstelle, Psychologen/in) aufsuchen müssen. Hierfür bietet die Gemeinde ein Coachingpaket an (ca. 10 Sitzungen à 60 Minuten, Kosten übernimmt die Gemeinde). Ein Coaching-Dokument wurde erstellt, um die vereinbarten Ziele festzuhalten. Das Dokument «Vereinbarung Coaching» ist unten als Download verfügbar.

Behandlungsphase (Subprozess der Veränderungsphase)
Zielsetzung der Phase: Verbesserung der Gesundheit und der Leistungsfähigkeit sowie Erhalt der Arbeitsfähigkeit
Prozessverantwortung: Personaldienst
Professionelle Hilfe gestartet: Der Mitarbeitende befindet sich nun idealerweise in Behandlung (z.B. medizinisch, therapeutisch oder Coaching).
Arbeitsplatzbeschreibung für Fachstellen: Damit die zuständige Fachperson der betroffenen Mitarbeitenden (z.B. Arzt/Ärztin, psychologische Hilfe, Reha- oder Beratungsstellen) die Arbeitsfähigkeit einschätzen und geeignete Wiedereingliederungsmassnahmen empfehlen können, wurde ein umfassendes Dokument «Jobprofil für Arzt» erstellt. In diesem Dokument sind alle relevanten Arbeitsanforderungen und Rahmenbedingungen der Tätigkeit der betroffenen Mitarbeitenden aufgeführt. Die vorgesetzte Person füllt das Dokument (Download unten) mit den betroffenen Mitarbeitenden aus, und übergeben es der behandelnden Fachperson.

Partielle Schweigepflichtentbindung: Zudem werden betroffene Mitarbeitende aufgefordert, die «partielle Schweigepflichtentbindung» zu unterzeichnen. Diese ermöglicht einen begrenzten, zweckgebundenen Informationsaustausch zwischen Personaldienst der Gemeinde, der behandelnden Fachstelle und Mitarbeitenden. Das Dokument wurde dafür entwickelt (Download unten).
Regelmässige Fortschrittsgespräche: Treffen zwischen Führungsperson, Personaldienst und betroffenen Mitarbeitenden finden in festgelegten Abständen statt. Ziel ist es, den Fortschritt der Behandlung zu dokumentieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Für die Dokumentation werden die gleichen Dokumente wie in der Sensibilisierungsphase verwendet: Das Beobachtungsjournal und das Verlaufsprotokoll.e.

Massnahmenphase
Zielsetzung: Letzte Chance zur nachhaltigen Verbesserung
Prozessverantwortung: Personaldienst
Androhung der Kündigung: Wenn trotz der bisherigen Unterstützung keine Verbesserung erreicht wurde, keine Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachstellen erfolgt oder die betroffenen Mitarbeitenden ihre Eigenverantwortung weiterhin nicht wahrnehmen, leitet der Personaldienst die Massnahmenphase ein. In dieser Phase wird dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin die Kündigung angedroht, gleichzeitig wird eine letzte Chance gegeben, das Verhalten bzw. die Leistung zu verbessern.

Trennungsphase
Zielsetzung: Auflösung des Arbeitsverhältnisses
Prozessverantwortung: Personaldienst
Kündigung: In dieser Phase wird das Arbeitsverhältnis endgültig aufgehoben, da trotz aller vorherigen Interventionen keine Verbesserung eingetreten ist. Der Personaldienst leitet die Kündigung formal ein und sorgt für eine ordnungsgemässe Abwicklung des Austritts.

Der Interventionsleitfaden wurde mit dem Personaldienst abgestimmt. Dabei wurden auch Personalprozesse wie Kündigungsverfahren und rechtliches Gehör angepasst, um Konsistenz mit Personalrichtlinien der Gemeinde zu gewährleisten.

Pilotversuch und Anpassungen

Bevor der Interventionsleitfaden offiziell eingeführt wurde, kam er bereits in einem Praxisfall aus dem Arbeitsalltag zum Einsatz und lieferte wertvolle Erkenntnisse für die Umsetzung. Der Praxistest zeigte, dass der Leitfaden für alle Beteiligten praktikabel ist. Rückmeldungen von Führungskräften und dem Personaldienst wurden aufgenommen und in Verbesserungen überführt. Dabei entstand ein weiteres Dokument zur «Vertrauensärztlichen Untersuchung». Diese ermöglicht es, bei unterschiedlichen Einschätzungen bzw. Konflikten zwischen der Gemeinde als Arbeitgeber, arbeitsunfähigen Mitarbeitenden und behandelnden Fachstellen eine neutrale Zweitmeinung einzuholen. Dieses Dokument steht unten zum Download bereit.

Kommunikation und Schulung von Führungspersonen und Mitarbeitende

• Führungspersonen: Zunächst wurden die Führungspersonen schriftlich per E-Mail über die Inhalte und den Ablauf der Intervention informiert. Im Anschluss nahmen alle Führungspersonen an verpflichtenden Schulungen teil, in denen sie den genauen Interventionsleitfaden kennenlernten und sich mit den dazugehörigen Unterlagen vertraut machten. Zudem nahmen alle Führungspersonen an einer internen Gesprächsschulung teil, welche mit einem externen Schauspieler angeboten wurde.
• Mitarbeitende: Die Mitarbeitenden erhielten ihre Informationen indirekt über die Führungspersonen. Zusätzlich stehen alle relevanten Dokumente im Intranet zur Verfügung, sodass die Mitarbeitenden bei Bedarf darauf zugreifen können.

Grundsatzerklärung der Gemeinde

Im Anschluss hat der Gemeinderat eine klare Grundsatzerklärung zu den psychischen Problemen am Arbeitsplatz im Intranet veröffentlicht. Darin wurde festgehalten: «Wir begegnen Mitarbeitenden mit psychischen Problemen mit Offenheit und Wertschätzung, mit einer klaren Haltung und bieten Hand zu Lösungen.»