Konkrete Umsetzung

Einführung

Ein Krankheitsfall während einer Geschäftsreise war der Auslöser für die Überprüfung der Sicherheitsmassnahmen bei Reisetätigkeiten. Ein Mitarbeiter bekam auf einer Auslandsreise plötzlich hohes Fieber – und wusste nicht, welche Unterstützungs- und Handlungsmöglichkeiten ihm zur Verfügung standen. Da rund 50 Xovis Mitarbeitende regelmässig für internationale Geschäftsreisen unterwegs sind, hat das HR-Team schnell reagiert. Für die Umsetzung konkreter Massnahmen wurde auch der CEO involviert. Das Vorgehen war wie folgt:

1. Bedürfnis abklären: Im ersten Schritt fand ein Austausch mit dem betroffenen Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten statt, um die Erfahrungen während der Krankheit im Ausland zu reflektieren und konkrete Bedürfnisse zu erfassen. Dabei zeigte sich: Der Vorgesetzte kannte den bestehenden Prozess nicht und der Informationsbedarf war gross.
2. Analyse des bestehenden Prozesses: Der bisherige Ablauf wurde im Detail geprüft. Es stellte sich heraus, dass dieser lückenhaft und schwer verständlich war, insbesondere in Bezug auf den Umgang mit Krankheit, Versicherungsschutz und Notfallkontakten. Obwohl Xovis über eine Reiseversicherung inklusive Notrufnummer verfügte, wurde diese im geschilderten Fall nicht genutzt. Der Fall zeigte auf, dass vorhandene Lücken im Prozess zum Umgang mit Gesundheits- und Notfällen bislang weder erkannt noch geschlossen worden waren.
3. Klärung mit Reiseversicherung: In einem nächsten Schritt wurde ein Gespräch mit der Versicherung geführt, um den genauen Deckungsumfang der Police zu verstehen und zu prüfen, welche Leistungen konkret versichert sind.
4. Ableitung konkreter Massnahmen: Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen war klar, dass ein neuer und klarerer Prozess definiert werden muss. Es entstand die Idee für ein kompaktes 2-seitiges Factsheet, welches alle wichtigen Informationen zum Versicherungsschutz, zum Verhalten im Krankheitsfall sowie wichtige Notfallkontakte auf einen Blick bereitstellt (Factsheet weiter unten zum Downloaden). Es wurde beschlossen, die neu zusammengefassten Informationen innerhalb einer kurzen Einführungsschulung zu verankern.
5. Einbindung in HR-System und Intranet: Das Factsheet sowie die Versicherungsinformationen wurden im HR-System hinterlegt und sind für alle Mitarbeitenden einfach zugänglich. Zusätzlich wurde im Intranet eine eigene Informationsseite zur Reiseversicherung eingerichtet. Sie enthält alle wichtigen Informationen zu den abgedeckten Leistungen, Notfallnummern und häufig gestellte Fragen (FAQ) und ist für alle rund um die Uhr verfügbar.
6. Schulung der Mitarbeitenden: In zwei separaten Onlinemeetings wurden die deutsch- und englischsprachigen Mitarbeitenden über den neuen Prozess informiert und geschult. Die kurzen, praxisnahen Sessions vermittelten die wichtigsten Inhalte rund um Versicherungsschutz, Notfallverhalten und das neue Factsheet.

Integration im Tagesgeschäft

Nachdem die internen Prozesse überarbeitet und das Factsheet erstellt worden waren, wurden gezielte Schritte unternommen, um die Massnahmen nachhaltig im Tagesgeschäft zu integrieren:

Neue Mitarbeitende erhalten nach dem neuen Prozess am ersten Arbeitstag eine rund 15-minütige Einführung zu den Regelungen bei Geschäftsreisen. Dieser kurze, aber informative Teil des Onboardings gibt einen Überblick über den Leistungsumfang der Reiseversicherung, die Nutzung der Versicherungskarte sowie das Vorgehen im Notfall. Das HR-Team übernimmt diese Durchführung, übergibt die relevanten Unterlagen und steht für Rückfragen zur Verfügung.