Konkrete Umsetzung

Einführung

Was bedeutet eigentlich Betriebliches Gesundheitsmanagement (kurz BGM)? Es bedeutet, dass eine Firma systematisch und umfassend Massnahmen plant und umsetzt, um die Gesundheit, Motivation und Leistungsfähigkeit seiner Mitarbeitenden zu fördern. Aber keine Sorge: Auch kleine, gut organisierte Schritte, die viele Bereiche der Arbeit berücksichtigen, können langfristig Wirkung entfalten.
Gesunde Mitarbeitende sind entscheidend für den Erfolg jeder Organisation, egal ob Gemeinde oder KMU. Ein ganzheitliches BGM‑Konzept ist dabei die Voraussetzung für ein erfolgreiches BGM. Es legt strukturiert fest, wie eine Organisation bzw. Firma Gesundheit plant, umsetzt, steuert und kontinuierlich verbessert. Dabei handelt es sich nicht um ein einzelnes Projekt, sondern um eine strategische Ausrichtung, die den Rahmen für sämtliche Gesundheitsaktivitäten in der Firma bildet. In der Gemeinde Herisau wurde das BGM‑Konzept in drei Hauptschritten erarbeitet.

Schritt 1: Anstellung eines Fachspezialisten für BGM & Durchführung Ist-Analyse

Angesichts der bereits beschriebenen Herausforderungen in der Gemeinde und des politischen Vorstosses des Kantons entschied sich die Gemeinde, einen Fachspezialisten für BGM befristet für neun Monate (30 % Pensum) anzustellen. Der Auftrag an ihn lautete: Entwicklung eines BGM‑Konzepts sowie die Umsetzung kurzfristiger Massnahmen mit Sofortwirkung. Um einen Überblick darüber zu gewinnen, welches Konzept für die Gemeinde sinnvoll ist, führte der Fachspezialist BGM zunächst eine Ist‑Analyse zu vorhandenen Strukturen, den Absenzen- und Unfallzahlen, den Tätigkeiten mit besonderer Belastung sowie Bedürfnissen der Mitarbeitenden durch.
Hierzu ging der Fachspezialist BGM wie folgt vor:

• Gespräche mit Schlüsselpersonen: Mitarbeitende des HR, der Gemeindepräsident, der Gemeindeschreiber und weitere zentrale Ansprechpersonen wurden interviewt.
• Analyse von Kennzahlen: Relevante Statistiken wie Kurz- und Langzeitabsenzen wurden ausgewertet.
• Dokumentenprüfung: Bestehende Unterlagen und Richtlinien wurden gesichtet.

Schritt 2: Entwicklung des BGM-Konzepts

Nach der Ist-Analyse wurde das BGM-Konzept durch den Fachspezialisten BGM entwickelt. Das Konzept besteht im Wesentlichen aus sieben zentralen Bausteinen:

Baustein 1: Verankerung des BGM – «Warum machen wir BGM?»
In der Gemeinde Herisau wurde das BGM zwar nicht im Leitbild verankert, jedoch in der Personalverordnung als Auftrag festgeschrieben. Dadurch ist BGM rechtlich abgesichert und als verbindliche Aufgabe durch die oberste Behörde definiert. Die Vision des künftigen BGM ist, dass die Gemeinde eine bewusste Gesundheitskultur lebt und gesundes Arbeiten ermöglicht. Gesundheit wird als wichtiger Wert anerkannt und in allen Bereichen der Gemeinde achtsam berücksichtigt.

Baustein 2: BGM-Organisationsstruktur – «Wer ist wofür verantwortlich?»
Für eine erfolgreiche Umsetzung sind klare Strukturen und Zuständigkeiten wichtig. In der Gemeinde Herisau wurde im BGM‑Konzept die Organisationsstruktur festgelegt und die entsprechenden Aufgaben definiert (siehe auch Abbildung 1 als Übersicht):

• Gemeinderat: Der Gemeinderat wird als oberste verantwortliche Instanz bestimmt und ist zuständig für die formelle Genehmigung der Strukturen und die übergeordnete Verantwortung für das BGM.
• Steuergruppe BGM: Die Steuergruppe BGM, als das zentrale strategische Gremium, aus fünf Personen wird gebildet: Gemeindepräsident, Gemeindeschreiber, Fachspezialist BGM, Abteilungsleiter Sport, Abteilungsleiter Tiefbau/Umweltschutz. Konkrete Aufgaben: Setzt Ziele für das Gesundheitsmanagement, nimmt zur Jahres-planung Stellung und überprüft die Zielerreichung. Sie berichtet periodisch dem Gemeinderat und der Abteilungsleitungskonferenz. Häufigkeit Treffen: 2x pro Jahr.
• Fachstelle BGM als «harter Kern»: Die Fachstelle für BGM mit drei Personen wird installiert (Fachspezialist BGM, Bereichsleiter Liegenschaften und Personalfachperson). Der «harte Kern» bedeutet hier: ein kleines, festes Team, das kontinuierlich zusammenarbeitet, Entscheidungen vorbereitet und die Umsetzung koordiniert. Die Fachstelle dient als Anlaufstelle für Detailfragen und die Betrachtung der Themen rund um die Mitarbeitenden-Gesundheit aus verschiedenen Perspektiven. Konkrete Aufgaben: Fachliche Unterstützung, Monitoring der Aktivitäten, Qualitätssicherung. Häufigkeit Treffen: 1-2x pro Monat.
• Bereichs-Gesundheits-Beauftragte (BeGeBe): Es werden elf sogenannte Bereichs-Gesundheits-Beauftragte (kurz BeGeBe) bestimmt. Diese sind gleichzeitig Abteilungs- oder Betriebsleitende. Konkrete Aufgaben: Neben der Leitungsfunktionen sind sie nun auch verantwortlich für
  • die Sicherstellung der Arbeitssicherheit in ihrem Ressort/Betrieb
  • Entwicklung und Umsetzung von Massnahmen zur Förderung der psychischen Gesundheit
  • Beratung bei Projekten
  • Koordination mit der Fachstelle BGM sowie Steuergruppe BGM

Unterstützt werden die BeGeBe durch den Fachspezialisten BGM. Häufigkeit Treffen: 2-4x pro Jahr.

Im BGM-Konzept wurden auch die Aufgaben des Fachspezialisten BGM festgehalten. Insgesamt spielt der Fachspezialist BGM eine zentrale Rolle, der das BGM-Konzept von der strategischen Planung über den strukturellen Aufbau bis hin zur operativen Umsetzung sowie kontinuierlichen Weiterentwicklung verantwortet und koordiniert. Abbildung 2 fasst seine Aufgaben zusammen (Download unten «Stellenbeschreibung Fachspezialist BGM»).

Zusätzlich wurde auch die Rollenbeschreibung von Bereichs-Gesundheits-Beauftragte (BeGeBe) im Konzept festgehalten (Download unten «Funktion BeGeBe»).

Baustein 3: «Das 3-Säulenhaus» – «Welches BGM-Modell verfolgen wir?»
Das im Konzept verankerte BGM‑Modell basiert auf den drei zentralen Handlungsfeldern des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Diese werden als Säulen des sogenannten BGM‑Hauses abgebildet (siehe Abbildung 3):

• Säule Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz: Diese Säule umfasst die nach dem Arbeitsgesetz (ArG), dem Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG), dem Chemikaliengesetz, dem Mitwirkungsgesetz und weiteren relevanten Vorschriften erforderlichen Präventionsmassnahmen. Ziel ist die Gewährleistung sicherer Arbeitsbedingungen sowie die Prävention von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten – zum Beispiel durch die Entwicklung eines Notfallkonzepts.
• Säule Gesundheitsförderung BGF: Diese Säule zielt auf eine Verringerung von Belastungen (z.B. übermässigen Zeitdruck) und auf eine Stärkung der Ressourcen (z.B. positives Arbeitsklima, ein Massageangebot am Arbeitsplatz).
• Säule Absenzen- und Casemanagement: In dieser Säule geht es um Massnahmen rund um Unterstützung und Begleitung von Mitarbeitenden bei Krankheit oder gesundheitlichen Problemen, damit die Wiedereingliederung erleichtert und Absenzen reduziert werden können (z.B. Interventionsleitfaden im Umgang mit psychischen Problemen von Mitarbeitenden).

Dieses Modell mit den drei Säulen bildet die strukturgebende Grundlage für die Umsetzung des BGM in der Gemeinde Herisau. Zu den drei Säulen wurden zusätzlich differenziertere Verantwortlichkeiten definiert sowie Unterstützungspersonen zugeordnet. Abbildung 4 veranschaulicht die Verantwortlichkeiten:

Baustein 4: Erste Massnahmenplan – «Welche konkrete Aktivitäten planen wir als erstes?»
Basierend auf der Analyse wurden erste konkrete Massnahmen entwickelt und parallel zur Erarbeitung des BGM-Konzepts umgesetzt. Ziel war eine Sofortwirkung, insbesondere in der Säule Absenzen- und Case Management:

• Entwicklung eines Interventionsleitfadens und Schulung der Führungskräfte, um Mitarbeitende bei gesundheitlichen Problemen frühzeitig und strukturiert zu unterstützen. Bei Bedarf würden Vertrauensärzte eingebunden (wie diese Massnahme konkret eingeführt und im Tagesgeschäft umgesetzt wird, wird in einem weiteren Beispiel erläutert).

Baustein 5: Kommunikationsaktivitäten – «Wie möchten wir die Mitarbeitende informieren?»
Alle Mitarbeitenden sollten über Ziele, Massnahmen und Verantwortlichkeiten des BGM informiert und für das Thema Gesundheit sensibilisiert werden. Folgende Aktivitäten wurden vereinbart:

• Durchführung von Referaten und Informationsveranstaltungen durch den Fachspezialisten BGM in den einzelnen Betrieben, Verwaltungsabteilungen.
• Präsentation aktueller Gesundheitsprojekte, Präventionsangebote und Veranstaltungen.
• Führungskräfte informieren ihre Teams über das verabschiedete BGM-Konzept, unterstützen dessen Umsetzung und beantworten Fragen.

Baustein 6: Erfolgsmessung – «Wie wissen wir, dass unser BGM wirkt?»
Im BGM‑Konzept wurde festgelegt, dass der Erfolg mithilfe klarer Kennzahlen und Rückmeldungen überprüft werden soll:

• Kennzahlen
  • Die Entwicklung der Taggeldversicherungsprämien wird ausgewertet.
  • Die Absenzen werden erfasst und analysiert.
• Regelmässige Berichte
  • Gesundheitsbericht wird jährlich erstellt.
  • Ergebnisse werden in der Steuergruppe BGM und in der obersten Behörde diskutiert.
• Feedback der Führungskräfte und Mitarbeitenden
  • Es wird erhoben, inwiefern Unterstützung wahrgenommen wird.
  • Stimmen zur eigenen Kompetenz im Umgang mit Gesundheitsthemen werden eingeholt.

Baustein 7: Nachhaltigkeit – «Wie stellen wir Nachhaltigkeit sicher?»
Die Nachhaltigkeit des BGM wird auf verschiedenen Ebenen im Konzept festgehalten:

• Politische und strukturelle Verankerung: Das BGM ist politisch initiiert und in der Personalverordnung der Gemeinde festgeschrieben. Diese Mandatierung «von oberster Stelle» schafft eine langfristige institutionelle Grundlage (Download unten «Personalverordnung»).
• Dauerhafte Gremien und BGM-Fachstelle: Für die kontinuierliche Weiterentwicklung sind die Steuergruppe BGM, die interne Fachstelle BGM und die Struktur mit den BeGeBe vorgesehen.
• Integration in Führungsaufgaben: Gesundheitsverantwortung ist fest in Leitungsfunktionen verankert. Bereichs-Gesundheits-Beauftragte (BeGeBe) nehmen ihre Führungsaufgaben unter gesundheitsrelevanten Aspekten wahr und setzen die im BGM-Konzept definierten Rollen aktiv um.
• Kulturelle Verankerung: Führungszirkel oder Kaderanlässe fördern den Austausch zwischen Abteilungen und tragen zu einer einheitlichen Führungskultur bei.
• Gesundheitsperspektive in der Organisationsentwicklung: Der Fachspezialist BGM bringt als Experte präventive und gesundheitsfördernde Sichtweisen in strategische Entwicklungen ein.
• Präventiver Auftrag im Personalleitbild: Neben dem Absenzenmanagement umfasst das Konzept auch den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, die Gestaltung gesundheitsgerechter Arbeitsbedingungen sowie die langfristige Gesundheitsförderung aller Mitarbeitenden.

Schritt 3: Verabschiedung des BGM‑Konzepts durch den Gemeinderat

Das BGM-Konzept wurde dem Gemeinderat vorgelegt. Dieser verabschiedete das Konzept offiziell, inklusive der festgelegten Gremienstruktur und der Mandatierung aller im Konzept beteiligten Personen. Mit diesem Beschluss wurde das BGM organisatorisch legitimiert.

Integration im Tagesgeschäft

Nach der Einführungsphase war es wichtig, das Konzept im Arbeitsalltag lebendig zu machen und dessen Stärken gezielt einzusetzen.

Direkthilfe statt langer Wege
Im BGM-Konzept ist die Fachstelle BGM, insbesondere der Fachspezialist BGM, als zentrale Anlaufstelle für Gesundheitsthemen festgelegt. Anliegen von Führungskräften oder Mitarbeitenden können direkt dort platziert werden, ohne Umwege. Das sorgt für schnelle und unkomplizierte Lösungen, von einfachen bis komplexen Themen. Ein paar Beispiele, die verdeutlichen, wie die Aktivitäten im Rahmen des neuen BGM auf alle drei Säulen einzahlen:

• Ein Mitarbeiter macht den Fachspezialisten BGM auf ergonomische Verbesserungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz aufmerksam. Die Anpassungen können zeitnah umgesetzt werden. (Säule Gesundheitsförderung)
• Notfallkonzepte für verschiedene Gemeindebetriebe (Werkhof, Gartenbau, Liegenschaften etc.) werden systematisch erarbeitet und eingeführt; koordiniert und mitentwickelt durch Fachspezialist BGM. (Säule Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz)
• Die Einführung des Interventionsleitfadens (bereits in der BGM-Konzeptphase als Massnahme definiert) erfolgt strukturiert und planmässig, da Verantwortlichkeiten klar festgelegt sind. (Säule Absenzen- und Casemanagement).

Gesundheitsthemen das ganze Jahr präsent halten
Eine weitere Stärke ist, dass die im Konzept vorgesehenen Gremien mit der Steuergruppe BGM und internen Fachstelle BGM (unterstützt durch BeGeBe) aktiv betrieben werden. Die Gremien treffen sich regelmässig, um BGM-Themen voranzubringen, Massnahmen zu planen und ihre Umsetzung zu sichern. So bleibt das Thema Gesundheit dauerhaft im Arbeitsalltag sichtbar und verankert.