Attuazione concreta

Introduzione

Cosa significa in realtà «gestione della salute in azienda» (breve GSA)? Significa che un’azienda pianifica e attua in modo sistematico e completo misure volte a promuovere la salute, la motivazione e le prestazioni dei propri collaboratori. Ma non preoccupatevi: anche piccoli passi ben organizzati, che tengono conto di molti aspetti del lavoro, possono produrre effetti a lungo termine.
Collaboratori in buona salute sono fondamentali per il successo di ogni organizzazione, che si tratti di un comune o di una PMI. Un concetto di GSA olistico è il presupposto per una GSA di successo. Esso definisce in modo strutturato come un’organizzazione o un’azienda pianifica, attua, gestisce e migliora continuamente la salute. Non si tratta di un singolo progetto, ma di un orientamento strategico che costituisce il quadro di riferimento per tutte le attività relative alla salute all’interno dell’azienda. Nel comune di Herisau, il concetto di GSA è stato elaborato in tre pasi principali.

Passo 1: Assunzione di un specialista in GSA e realizzazione dell’analisi della situazione attuale

Alla luce delle sfide già descritte a livello comunale e dell’iniziativa politica del Cantone, il Comune ha deciso di assumere un esperto in gestione della salute in azienda con un contratto a tempo determinato di nove mesi (carico di lavoro del 30%). Il suo incarico era: sviluppare un piano di gestione della salute in azienda e mettere in atto misure a breve termine con effetto immediato. Per capire quale approccio fosse più adatto al comune, lo specialista ha prima fatto un’analisi della situazione attuale, guardando alle strutture esistenti, ai dati su assenze e infortuni, alle attività più stressanti e alle esigenze dei dipendenti.
A tal fine, lo specialista in GSA ha proceduto come segue:

• Colloqui con figure chiave: sono stati intervistati i collaboratori delle Risorse Umane, il sindaco, il segretario comunale e altri referenti centrali.
• Analisi degli indicatori: sono state valutate statistiche rilevanti quali le assenze di breve e lunga durata.
• Esame della documentazione: sono stati esaminati i documenti e le linee guida esistenti.

Passo 2: Sviluppo del concetto di GSA

A seguito dell’analisi della situazione attuale, il piano di gestione della salute in azienda è stato elaborato dallo specialista in materia. Il piano si articola essenzialmente in sette elementi fondamentali:

Elemento 1: Ancoraggio della GSA – «Perché attuiamo la GSA?»
Nel Comune di Herisau la GSA non è stata integrata nella carta dei valori, ma è stata sancita come mandato nell’ordinanza sul personale. In questo modo la gestione della salute in azienda è giuridicamente garantita e definita come compito vincolante dall’autorità suprema. La visione della futura gestione della salute in azienda è che il Comune viva una cultura della salute consapevole e consenta un lavoro sano. La salute è riconosciuta come un valore importante e viene presa in considerazione con attenzione in tutti i settori del Comune.

Elemento 2: Struttura organizzativa della GSA – «Chi è responsabile di cosa?»
Per un’attuazione di successo sono importanti strutture e competenze chiare. Nel Comune di Herisau, nel concetto di GSA è stata stabilita la struttura organizzativa e sono stati definiti i compiti corrispondenti (vedi anche la figura 1 per una panoramica):

• Consiglio comunale: Il Consiglio comunale è designato come massima autorità responsabile ed è competente per l’approvazione formale delle strutture e la responsabilità generale della GSA.
• Gruppo direttivo GSA: Il gruppo direttivo GSA, in quanto organo strategico centrale, è composto da cinque persone: il sindaco, il segretario comunale, lo specialista GSA, il responsabile del dipartimento Sport e il responsabile del dipartimento Lavori pubblici/Protezione ambientale. Compiti concreti: definisce gli obiettivi per la gestione della salute, prende posizione sulla pianificazione annuale e verifica il raggiungimento degli obiettivi. Riferisce periodicamente al Consiglio comunale e alla conferenza dei capi dipartimento. Frequenza delle riunioni: 2 volte all’anno.
• Servizio specializzato GSA come “nucleo duro”: viene servizio specializzato per la GSA, composto da tre persone (specialista in GSA, responsabile del settore immobiliare e responsabile delle risorse umane). Il «nucleo duro» significa in questo caso: un piccolo team fisso che lavora insieme in modo continuativo, prepara le decisioni e coordina l’attuazione. Il servizio specializzato funge da punto di riferimento per domande specifiche e per l’analisi dei temi relativi alla salute dei collaboratori da diverse prospettive. Compiti concreti: supporto tecnico, monitoraggio delle attività, garanzia della qualità. Frequenza delle riunioni: 1-2 volte al mese.
• Responsabili della salute di settore (BeGeBe): Vengono nominati undici cosiddetti responsabili della salute di settore (breve tedesco BeGeBe = Bereichs-Gesundheits-Beauftragte*r). Questi ricoprono contemporaneamente il ruolo di responsabili di reparto o di stabilimento. Compiti concreti: oltre alle funzioni dirigenziali, sono ora responsabili anche di
  • garantire la sicurezza sul lavoro nel proprio settore/stabilimento
  • Sviluppo e attuazione di misure volte a promuovere la salute mentale
  • Consulenza in materia di progetti
  • Coordinamento con il centro specializzato GSA e il gruppo direttivo GSA

I BeGeBe sono supportati dallo specialista in GSA. Frequenza degli incontri: 2-4 volte all’anno.

Nel concetto di GSA sono stati definiti anche i compiti dello specialista GSA. Nel complesso, lo specialista GSA svolge un ruolo centrale, essendo responsabile e coordinatore del concetto di GSA, dalla pianificazione strategica all’organizzazione strutturale, fino all’attuazione operativa e al continuo sviluppo. La figura 2 riassume i suoi compiti (scarica in basso «Descrizione del posto di lavoro: specialista in GSA»).

Inoltre, nel documento è stata definita anche la descrizione del ruolo dei responsabili della salute di reparto (BeGeBe) (download in basso «Funzione BeGeBe»).

Elemento 3: «La casa a tre pilastri» – «Quale modello di GSA seguiamo?»
Il modello di GSA sancito nel concetto si basa sui tre ambiti d’intervento centrali della GSA. Questi sono rappresentati come pilastri della cosiddetta «casa GSA» (vedi figura 3):

• Pilastro Sicurezza sul lavoro e protezione della salute: questo pilastro comprende le misure di prevenzione richieste dalla legge sul lavoro (LL), dalla legge federale sull’assicurazione contro gli infortuni (LAINF), dalla legge sulle sostanze chimiche, dalla legge sulla partecipazione e da altre disposizioni pertinenti. L’obiettivo è garantire condizioni di lavoro sicure e prevenire gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali – ad esempio attraverso lo sviluppo di un piano di emergenza.
• Pilastro Promozione della salute in azienda (PSA): questo pilastro mira a ridurre gli stress (ad es. eccessiva pressione temporale) e a rafforzare le risorse (ad es. clima di lavoro positivo, offerta di massaggi sul posto di lavoro).
• Pilastro Gestione delle assenze e case management: questo pilastro riguarda le misure relative al sostegno e all’accompagnamento dei collaboratori in caso di malattia o problemi di salute, al fine di facilitare il reinserimento e ridurre le assenze (ad es. linee guida di intervento nella gestione dei problemi psichici dei collaboratori).

Questo modello a tre pilastri costituisce la base strutturale per l’attuazione della GSA nel comune di Herisau. Oltre ai tre pilastri, sono state definite responsabilità più specifiche e sono state designate delle figure di supporto. La figura 4 illustra le responsabilità:

Elemento 4: Piano delle prime misure – «Quali attività concrete pianifichiamo come prima cosa?»
Sulla base dell’analisi sono state elaborate le prime misure concrete e attuate parallelamente allo sviluppo del programma di GSA. L’obiettivo era ottenere un effetto immediato, in particolare nell’ambito della gestione delle assenze e case management:

• Sviluppo di una guida all’intervento e formazione dei dirigenti per supportare i collaboratori in modo tempestivo e strutturato in caso di problemi di salute. Se necessario, verrebbero coinvolti i medici di fiducia (come questa misura venga concretamente introdotta e attuata nell’attività quotidiana verrà spiegato in un altro esempio).

Elemento 5: Attività di comunicazione – «Come vogliamo informare i collaboratori?»
Tutti i collaboratori dovevano essere informati sugli obiettivi, sulle misure e sulle responsabilità della GSA ed essere sensibilizzati sul tema della salute. Sono state concordate le seguenti attività:

• Organizzazione di conferenze ed eventi informativi da parte dello specialista GSA nelle singole aziende e nei reparti amministrativi.
• Presentazione di progetti sanitari attuali, offerte di prevenzione ed eventi.
• I dirigenti informano i propri team sul programma di GSA approvato, ne sostengono l’attuazione e rispondono alle domande.

Elemento 6: Misurazione dei risultati – «Come facciamo a sapere se la nostra GSA funziona?»
Nel concetto di GSA è stato stabilito che il successo debba essere verificato tramite indicatori chiari e feedback:

• Indicatori
  • Viene analizzata l’evoluzione dei premi dell’assicurazione indennità giornaliera.
  • Le assenze vengono registrate e analizzate.
• Rapporti periodici
  • Viene redatto un rapporto sulla salute ogni anno.
  • I risultati vengono discussi nel gruppo direttivo del programma di GSA e nella massima autorità.
• Feedback dei dirigenti e dei collaboratori
  • Viene rilevato in che misura viene percepito il sostegno.
  • Vengono raccolti pareri sulle proprie competenze nella gestione delle tematiche relative alla salute.

Modulo 7: Sostenibilità – «Come garantiamo la sostenibilità?»
La sostenibilità della GSA è sancita a diversi livelli nel piano:

• Ancoraggio politico e strutturale: la GSA è stato avviato a livello politico ed è sancito nel regolamento sul personale del Comune. Questo mandato «dai vertici» crea una base istituzionale a lungo termine (download in basso «Regolamento sul personale»).
• Organi permanenti e servizio specializzato GSA: per lo sviluppo continuo sono previsti il gruppo direttivo GSA, il servizio specializzato interno GSA e la struttura con i responsabili della salute di settore (BeGeBe).
• Integrazione nei compiti dirigenziali: la responsabilità in materia di salute è saldamente radicata nelle funzioni dirigenziali. I responsabili della salute di settore (BeGeBe) svolgono i loro compiti di gestione tenendo conto degli aspetti rilevanti per la salute e attuano attivamente i ruoli definiti nel concetto di GSA.
• Radicamento culturale: i circoli di gestione o gli eventi per i quadri promuovono lo scambio tra i reparti e contribuiscono a una cultura di gestione uniforme.
• Prospettiva della salute nello sviluppo organizzativo: in qualità di esperto, lo specialista in GSA apporta punti di vista preventivi e di promozione della salute negli sviluppi strategici.
• Missione preventiva nella politica del personale: oltre alla gestione delle case management, il concetto comprende anche la tutela della salute sul posto di lavoro, la creazione di condizioni di lavoro salutari e la promozione della salute a lungo termine di tutti i collaboratori.

Passo 3: Approvazione del concetto di GSA da parte del Consiglio comunale

Il progetto di GSA è stato presentato al Consiglio comunale, il quale lo ha approvato ufficialmente, compresa la struttura degli organi prevista e l’attribuzione dei mandati a tutte le persone coinvolte nel progetto. Con questa delibera, il progetto di GSA ha ottenuto la legittimazione organizzativa.

Integrazione nell’attività quotidiana

Dopo la fase introduttiva, era importante dare vita al concetto nella quotidianità lavorativa e sfruttarne i punti di forza in modo mirato.

Assistenza diretta invece di lunghi percorsi
Nel concetto di GSA, servizio specializzato GSA, in particolare lo specialista GSA, è definito come punto di riferimento centrale per le questioni relative alla salute. Le richieste dei dirigenti o dei collaboratori possono essere indirizzate direttamente lì, senza deviazioni. Ciò garantisce soluzioni rapide e semplici, da questioni semplici a quelle complesse. Alcuni esempi che illustrano come le attività nell’ambito della nuova GSA contribuiscano a tutti e tre i pilastri:

• Un collaboratore segnala allo specialista in GSA le possibilità di miglioramento ergonomico sul posto di lavoro. Gli adeguamenti possono essere attuati tempestivamente. (Pilastro Promozione della salute)
• I piani di emergenza per i vari servizi comunali (deposito attrezzi, giardinaggio, immobili ecc.) vengono elaborati e introdotti in modo sistematico; coordinati e sviluppati in collaborazione con lo specialista in GSA. (Pilastro Sicurezza sul lavoro e protezione della salute)
• L’introduzione della guida all’intervento (già definita come misura nella fase di progettazione della GSA) avviene in modo strutturato e secondo i piani, poiché le responsabilità sono chiaramente definite. (Pilastro Gestione delle assenze e dei casi).

Mantenere vivi i temi della salute durante tutto l’anno
Un altro punto di forza è che gli organi previsti nel concetto, con il gruppo direttivo GSA e servizio specializzato GSA (supportato da BeGeBe), sono gestiti attivamente. Gli organi si riuniscono regolarmente per portare avanti i temi GSA, pianificare le misure e garantirne l’attuazione. In questo modo, il tema della salute rimane visibile e radicato in modo duraturo nella quotidianità lavorativa.