Mise en oeuvre concrète

Mise en place

Initiative de la direction

La direction a lancé la création du manuel de collaboration et a d’abord défini des règles fondamentales afin de créer une base pour le travail commun. L’objectif était de développer un ouvrage de référence qui fournisse des orientations, facilite le travail quotidien et renforce la culture d’entreprise.

Définir les principes fondamentaux

Avant d’élaborer le contenu, deux principes directeurs ont été convenus pour l’utilisation du manuel :

• Optimisation prospective : les défis et les revers ne sont pas considérés comme des échecs, mais comme des opportunités d’améliorer la collaboration et le contenu du manuel.
• Développement continu : le manuel ne doit pas être un document fixe, mais un processus vivant. Il est constamment développé sur la base des expériences du quotidien professionnel et des nouvelles connaissances acquises dans la pratique. Grâce à des échanges réguliers, par exemple lors de brèves réunions de feedback et de rétrospectives communes, la collaboration est analysée et le manuel est adapté de manière spécifique afin qu’il reste pratique et actuel.

Définir les contenus centraux

Afin de créer une base de travail commune, le manuel définit des principes et des attentes clairs pour la collaboration quotidienne :

• Obligations de diligence de l’entreprise
• Objectifs communs
• Attitude envers les partenaires commerciaux
• Apport de savoirs et de compétences
• Responsabilité des lots de travail
• Soutien en cas de contraintes de temps
• Réglementation du temps de travail (enregistrement, horaires flexibles) et lieu de travail (télétravail, travail indépendant du lieu)
• Droit à des congés payés, délais de soumission

Le manuel définit également les outils numériques à utiliser : par exemple, Paymo est utilisé pour la saisie des temps de travail, Notion pour la planification des congés et la documentation, et Slack pour la communication et les rituels d’équipe tels que les sprints et les boucles de feedback.

Le manuel explique par exemple comment les tâches sont structurées en cycles de travail de deux semaines (sprints) et comment les connaissances spécialisées et l’entraide contribuent à une collaboration fructueuse.

Intégration aux activités quotidiennes

Dès son introduction, le manuel a été élaboré de manière participative : la direction a rédigé une première version, puis les employés ont pu apporter leurs expériences et leurs idées. Cela garantit non seulement des processus clairs et transparents, mais modifie également les relations entre les employés : les décisions sont prises ensemble et des solutions flexibles s’intègrent plus facilement dans le quotidien. Deux exemples :

• Exemple 1 : l’entreprise a introduit la semaine de 4 jours. Le manuel précise exactement comment les heures de travail sont réparties et comment le jour de congé est réglementé. Ainsi, tout le monde, y compris les nouveaux collaborateurs, sait clairement à tout moment ce qui s’applique. En même temps, le manuel est délibérément flexible et permet des ajustements. Pour un employé, la semaine de 4 jours était source de stress en raison de ses obligations familiales. Il a donc pu revenir à une semaine de 5 jours.
• Exemple 2 : la collaboration ouverte et participative a également changé la question du feedback. Les employés peuvent décider eux-mêmes s’ils préfèrent donner leur feedback lors d’un entretien ou par écrit.

De plus, le manuel encourage la réflexion critique : les employés ont la possibilité de vérifier régulièrement si la collaboration fonctionne bien et d’adapter les règles si nécessaire. Si des obstacles sont identifiés, des solutions sont recherchées ensemble.
Le manuel reste ainsi un outil vivant, qui s’enrichit continuellement et aide l’entreprise à mettre en œuvre de manière durable et contraignante pour tous des mesures efficaces et une collaboration constructive au quotidien.