Konkrete Umsetzung

Einführung

Initiierung durch die Geschäftsleitung

Die Geschäftsleitung hat die Erstellung des Handbuchs zur Zusammenarbeit angestossen und zunächst grundlegende Regelungen festgelegt, um eine erste Basis für die gemeinsame Arbeit zu schaffen. Ziel war es, ein Nachschlagewerk zu entwickeln, das Orientierung gibt, den Arbeitsalltag erleichtert und die Firmenkultur stärkt.

Zentrale Prinzipien festlegen

Bevor die Inhalte erarbeitet wurden, einigte man sich auf zwei Leitprinzipien für den Umgang mit dem Handbuch:

• Vorwärtsoptimierung: Herausforderungen und Rückschläge werden nicht als Fehlschläge gewertet, sondern als Chancen gesehen, die Zusammenarbeit und die Inhalte des Handbuchs zu verbessern.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung: Das Handbuch soll kein starres Dokument sein, sondern ein lebendiger Prozess. Es wird gestützt auf Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag und auf neuen Erkenntnissen aus der Praxis laufend weiterentwickelt. Durch regelmässigen Austausch, etwa in kurzen Feedbackrunden und gemeinsamen Rückblicken, wird die Zusammenarbeit reflektiert und das Handbuch gezielt angepasst, damit es praxisnah und aktuell bleibt.

Zentrale Inhalte festlegen

Um eine gemeinsame Arbeitsbasis zu schaffen, wurde im Handbuch klare Grundsätze und Erwartungen für das tägliche Miteinander festgelegt:

• Fürsorgepflichten der Firma
• Gemeinsame Ziele
• Haltung gegenüber Geschäftspartnern
• Einbringen von Wissen und Fähigkeiten
• Verantwortung für Arbeitspakete
• Unterstützung bei Zeitdruck
• Arbeitszeitregelung (Erfassung, Gleitzeit) und Arbeitsort (Homeoffice, ortsunabhängiges Arbeiten)
• Anspruch auf bezahlte Ferien, Eingabefristen

Im Handbuch wurden auch digitale Hilfsmittel festgelegt: Zum Beispiel wird Paymo für die Zeiterfassung, Notion für die Ferienplanung und Dokumentation sowie Slack für Kommunikation und für Teamrituale wie Sprints, Feedbackschlaufen eingesetzt.

Im Handbuch wird beispielsweise festgehalten, wie Aufgaben strukturiert in zweiwöchigen Arbeitszyklen (Sprints) umgesetzt werden und wie Fachwissen sowie gegenseitige Unterstützung zur erfolgreichen Zusammenarbeit beitragen.

Integration im Tagesgeschäft

Schon bei der Einführung wurde das Handbuch partizipativ erarbeitet: Die Geschäftsleitung erstellte eine erste Fassung, Mitarbeitende konnten dann ihre Erfahrungen und Ideen einbringen. Das sorgt nicht nur für klare und transparente Abläufe, sondern verändert auch den Umgang miteinander: Entscheidungen werden gemeinsam getroffen, und flexible Lösungen finden leichter ihren Weg in den Alltag. Zwei Beispiele:

• Beispiel 1: Die Firma hat eine 4-Tage-Woche eingeführt. Im Handbuch wurde genau festgehalten, wie Arbeitszeiten verteilt werden und wie der freie Tag geregelt ist. Dadurch ist für alle – auch neue Mitarbeitende – jederzeit klar, was gilt. Gleichzeitig ist das Handbuch bewusst flexibel und erlaubt Anpassungen. Für einen Mitarbeiter führte die 4-Tage-Woche aufgrund von familiären Verpflichtungen zu Stress. Deshalb konnte der betroffene Mitarbeiter wieder auf fünf Arbeitstage wechseln.
• Beispiel 2: Durch die offene, partizipative Zusammenarbeit hat sich auch das Thema Feedback verändert. Die Mitarbeitenden können selbst entscheiden, ob sie Feedback lieber im Gespräch oder schriftlich geben möchten.

Darüber hinaus fördert das Handbuch die kritische Reflexion: Die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit regelmässig zu prüfen, ob die Zusammenarbeit gut funktioniert, und bei Bedarf die Regeln anzupassen. Werden Hindernisse erkannt, sucht man gemeinsam nach Lösungen.
So bleibt das Handbuch ein lebendiges Werkzeug, das kontinuierlich wächst und die Firma unterstützt, wirksame Massnahmen und konstruktive Zusammenarbeit im Alltag dauerhaft und für alle verbindlich umzusetzen.