Konkrete Umsetzung

Einführung

Viele Kitabetriebe kennen die Herausforderung: Den Betreuungsschlüssel einzuhalten ist Pflicht – doch spontane Ausfälle durch Krankheit, Ferien oder andere kurzfristige Gründe können den gesamten Betrieb ins Wanken bringen. Während der Corona-Zeit wurde die Belastung bei leolea spürbar: Statt wie üblich ein bis zwei Ausfälle pro Kitabetrieb, fehlten plötzlich drei bis fünf Mitarbeitende gleichzeitig – und das in mehreren Kitabetrieben auf einmal. Bis dahin gab es zwar einen Pool an Springerpersonen, doch deren Einsatz war zeitaufwendig zu organisieren: unzählige Telefonate und unklare Prioritäten, wo Vertretungen am dringendsten benötigt wurden. Die Lösung: Ein neues Vertretungskonzept basierend auf drei starken Säulen.

Säule 1: Vom «Springerpool» zum professionellen «Vertretungspool»

Um diese Herausforderungen erfolgreich zu stemmen, baute leolea einen Vertretungspool mit 40 flexibel einsetzbaren Mitarbeitenden auf:

• Einsatzkräfte auf Abruf: 20 Personen mit Arbeitsvertrag auf Stundenbasis, die z. B. studieren, reisen oder nicht dauerhaft verfügbar sind. Sie übernehmen unregelmässig Einsätze – einmal pro Woche oder in befristeten Zeiträumen bis zu zwei Monaten.
• Einsatzkräfte mit Fixpensum für Vertretungen: 5 Mitarbeitende mit fixem 60-90%-Pensum (meistens Mitarbeitende frisch nach der Ausbildung), eingeplant ausschliesslich für kurzfristige oder planbare Einsätze.
• Stamm-Mitarbeitende mit Zusatzbereitschaft: 15 Mitarbeitende mit fixem 80%-Pensum (Stammmitarbeitende aus Kitabetrieben und Nannys), die bei Bedarf in anderen Betrieben einspringen. So können sie ihr Pensum oder Einkommen flexibel erhöhen.

Um gezielt Personen bzw. Mitarbeitende für den neuen Vertretungspool zu gewinnen, wurde ein eigenes Stellenprofil erstellt, in dem die erforderlichen Anforderungen klar beschrieben sind. Für ihre flexible Einsatzbereitschaft erhalten die Mitarbeitenden zusätzlich zum Stundenlohn eine Pauschale.

Ein wichtiger Schritt war auch das Branding: Aus dem bisher bekannten «Springerpool» wurde der Vertretungspool. Damit wurde die zentrale Bedeutung dieser Arbeit stärker hervorgehoben. Mitarbeitende aus dem Vertretungspool sollen nicht einfach nur «aushelfen», sondern auch Verantwortung übernehmen können.

Säule 2: Klare Dringlichkeitsregeln für Vertretungsanfragen und strukturierte Einsatzplanung

Damit Leitungen und Frühdienstmitarbeitende der Kitabetrieben «objektiv» entscheiden können, wann sie dringende Unterstützung brauchen, wurden drei Dringlichkeitsstufen festgelegt:

1. Kritisch: Der gesetzlich vorgeschriebene Betreuungsschlüssel (Verhältnis Fachpersonen zu Kindern) kann nicht eingehalten werden.
2. Hohe Belastung: Der Betreuungsschlüssel kann zwar eingehalten werden, jedoch herrscht eine äusserst anspruchsvolle Situation, z. B. viele Kinder mit besonderem Betreuungsbedarf oder herausfordernde Gruppen.
3. Unterstützung erwünscht: Der Betrieb würde entlastet, wenn zusätzlich eine Person aus dem Vertretungspool zur Verfügung steht («Nice to Have»).

Zudem wurde die Einsatzplanung der Mitarbeitenden im Vertretungspool wie folgt organisiert:

• Gezielte Unterstützung durch Einsatzplanungsteam: Grundsätzlich organisieren die Kitabetriebe ihren «normalen» Betrieb, Ferienvertretungen und Krankheitsausfälle selbstständig. Falls in Dringlichkeitsfällen keine passende interne Lösung gefunden wird, übernimmt das Einsatzplanungsteam im HR die Suche und Koordination eines passenden Mitarbeitenden aus dem Vertretungspool. Eine Person aus dem Einsatzplanungsteam koordiniert die Vertretungseinsätze täglich zwischen 07:30-16:30 Uhr. Gerade die Organisation kurzfristiger Ausfälle ist besonders zeitaufwändig und meist dringend – hier entfaltet das Einsatzplanungsteam seinen grössten Mehrwert und zeigt den praktischen Nutzen des neuen Konzepts.
• Bereitschaft der Vertretungspool-Mitarbeitenden: Mitarbeitende im Vertretungspool geben ihre Verfügbarkeiten an und halten sich an ihren angegebenen freien Tagen zwischen 07:30-09:30 Uhr einsatzbereit. Wenn bis dahin keine Anfrage eingeht, bleibt der Tag für sie frei.
• Einfache Tools: Zwei einfache Excel-Dateien dienen als Planungstool: (1) Verfügbarkeiten aller Mitarbeitenden des Vertretungspools und (2) Übersicht aller eingeplanten Anfragen

Säule 3: Einsatz technischer Kommunikationstools für reibungslosen Ablauf

Zur Optimierung der Kommunikationswege, insbesondere zur schnellen Klärung von Vertretungsanfragen, hat leolea einen einfachen webbasierten SMS-Dienst eingeführt. Ziel war es, alle Kitabetriebe und Mitarbeitenden des Vertretungspools zentral und mit minimalem Zeitaufwand erreichen zu können. Dazu wurden die 33 Kitabetriebe mit einem Mobilgerät ausgestattet.

• Über den SMS-Dienst kann eine Anfrage mit der entsprechenden Dringlichkeitsstufe (1, 2 oder 3) direkt von den Kitabetrieben an das Einsatzplanungsteam gesendet werden.
• Das Einsatzplanungsteam prüft anschliessend die Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden in der Excel-Datei und schickt eine SMS einem verfügbaren Mitarbeitenden im Vertretungspool mit dem Einsatzort und Zeit (siehe Bild unten).

Integration im Tagesgeschäft

Der Vertretungspool ist heute fest in den Kita-Alltag verankert. Die Abläufe werden regelmässig überprüft und angepasst, um den Bedürfnissen der Kitabetriebe gerecht zu werden und Sicherheit sowie Qualität zu gewährleisten. Im Zuge dessen wurden folgende Änderungen vorgenommen:

Check-in: Gut vorbereitet für den Einsatz

Vor jedem Einsatz erhalten Mitarbeitende des Vertretungspools über ein kurzes Check-in alle relevanten Informationen zum Kitabetrieb, damit sie optimal vorbereitet sind. Das Check-in umfasst:

• Vorstellung des Personals, klare Rollenklärung
• Orientierung im Gebäude (Garderobe, Gruppenraum, Pausenraum)
• Tagesplanung und Ablauf
• Erwartungshaltung und Aufgabenklärung (Kinderbetreuung, Haushalt, etc.)
• Informationen zur Kindergruppe (Anzahl, Allergien, Auffälligkeiten)
• Allgemeine Hinweise zu Kolleginnen/Kollegen, Eltern und möglichen Vorfällen
• Sicherheitsrelevante Informationen (Notfallnummern, Erste-Hilfe-Station, Fluchtwege, Feuerlöscher, Sammelplatz, Notfallhandy)

Check-out: Feedback als Qualitätsmotor

Nach jedem Einsatz findet ein beidseitiges Feedback zwischen Mitarbeitende des Vertretungspools und Kitaleitung statt. Dieses gegenseitige Feedback sorgt nicht nur für kontinuierliche Verbesserung, sondern vermittelt den Vertretungspersonen Wertschätzung. Gleichzeitig profitieren die Kitaleitungen und deren Mitarbeitenden von aktuellen Praxiserfahrungen. Folgende Fragen werden gemeinsam besprochen:

• Wie war der Tag?
• Was hat besonders gut funktioniert?
• Wo lagen Herausforderungen?
• Was kann beim nächsten Mal verbessert werden?