Attuazione concreta

Introduzione

Un caso di malattia durante un viaggio di lavoro è stato il fattore scatenante per la revisione delle misure di sicurezza relative alle attività di viaggio. Durante un viaggio all’estero, un dipendente ha improvvisamente sviluppato una febbre alta e non sapeva quali possibilità di assistenza e intervento avesse a disposizione. Poiché circa 50 dipendenti di Xovis sono regolarmente in viaggio per affari a livello internazionale, il team delle risorse umane ha reagito rapidamente. Anche il CEO è stato coinvolto nell’attuazione di misure concrete. La procedura è stata la seguente:

1. Chiarire le esigenze: nella prima fase si è svolto un colloquio con il collaboratore interessato e il suo superiore per riflettere sulle esperienze vissute durante la malattia all’estero e individuare le esigenze concrete. È emerso che il superiore non conosceva la procedura esistente e che c’era un grande bisogno di informazioni.
2. Analisi della procedura esistente: la procedura precedente è stata esaminata in dettaglio. È emerso che era lacunoso e di difficile comprensione, in particolare per quanto riguarda la gestione della malattia, la copertura assicurativa e i contatti di emergenza. Sebbene Xovis disponesse di un’assicurazione di viaggio che includeva un numero di emergenza, nel caso descritto questa non è stata utilizzata. Il caso ha evidenziato che le lacune esistenti nel processo di gestione delle emergenze sanitarie e di altro tipo non erano state ancora individuate né colmate.
3. Chiarimento con l’assicurazione di viaggio: in una fase successiva è stato effettuato un colloquio con l’assicurazione per comprendere l’esatta portata della copertura della polizza e verificare quali prestazioni fossero concretamente assicurate.
4. Derivazione di misure concrete: sulla base delle conoscenze acquisite, era chiaro che era necessario definire un processo nuovo e più chiaro. È nata l’idea di un factsheet compatto di 2 pagine che fornisce tutte le informazioni importanti sulla copertura assicurativa, sul comportamento in caso di malattia e sui contatti di emergenza importanti a colpo d’occhio (factsheet scaricabile più avanti). Si è deciso di integrare le nuove informazioni riassunte in un breve corso di formazione introduttivo.
5. Integrazione nel sistema HR e nell’intranet: la scheda informativa e le informazioni assicurative sono state archiviate nel sistema HR e sono facilmente accessibili a tutti i dipendenti. Inoltre, nell’intranet è stata creata una pagina informativa dedicata all’assicurazione di viaggio. Contiene tutte le informazioni importanti sulle prestazioni coperte, i numeri di emergenza e le domande frequenti (FAQ) ed è disponibile per tutti 24 ore su 24.
6. Formazione dei collaboratori: in due riunioni online separate, i collaboratori di lingua tedesca e inglese sono stati informati e formati sul nuovo processo. Le brevi sessioni pratiche hanno trasmesso i contenuti più importanti relativi alla copertura assicurativa, al comportamento in caso di emergenza e alla nuova scheda informativa.

Integrazione nell’attività quotidiana

Dopo aver rivisto i processi interni e redatto la scheda informativa, sono state intraprese misure mirate per integrare in modo sostenibile le misure nell’attività quotidiana:

in base al nuovo processo, il primo giorno di lavoro i nuovi collaboratori ricevono una presentazione di circa 15 minuti sulle norme relative ai viaggi di lavoro. Questa parte breve ma informativa dell’onboarding fornisce una panoramica della copertura assicurativa di viaggio, dell’utilizzo della tessera assicurativa e della procedura da seguire in caso di emergenza. Il team delle risorse umane si occupa di questa presentazione, consegna la documentazione pertinente e rimane a disposizione per eventuali domande.