Attuazione concreta

Introduzione

Avvio da parte della direzione aziendale

La direzione aziendale ha avviato la redazione del manuale sulla collaborazione e ha innanzitutto stabilito alcune regole fondamentali per creare una prima base per il lavoro comune. L’obiettivo era quello di sviluppare un’opera di consultazione che fornisse orientamento, facilitasse il lavoro quotidiano e rafforzasse la cultura aziendale.

Definire i principi fondamentali

Prima di elaborare i contenuti, sono stati concordati due principi guida per l’utilizzo del manuale:

• Ottimizzazione prospettica: Le difficoltà e le battute d’arresto non vengono considerate fallimenti, ma opportunità per migliorare la collaborazione e i contenuti del manuale.
• Sviluppo continuo: Il manuale non deve essere un documento rigido, bensì un processo vivo. Viene costantemente aggiornato sulla base delle esperienze quotidiane e delle nuove conoscenze acquisite nella pratica. Attraverso scambi regolari, ad esempio in brevi sessioni di feedback e revisioni congiunte, viene riflettuto sul lavoro di collaborazione e il manuale viene adattato in modo mirato affinché rimanga pratico e aggiornato.

Definire i contenuti principali

Al fine di creare una base di lavoro comune, nel manuale sono stati definiti principi e aspettative chiari per la convivenza quotidiana:

• Obblighi di assistenza dell’azienda
• Obiettivi comuni
• Atteggiamento nei confronti dei partner commerciali
• Contributo di conoscenze e competenze
• Responsabilità per i pacchetti di lavoro
• Supporto in caso di urgenze
• Regolamentazione dell’orario di lavoro (registrazione, orario flessibile) e luogo di lavoro (home office, lavoro indipendente dalla sede)
• Diritto alle ferie retribuite, termini di presentazione

Nel manuale sono stati definiti anche gli strumenti digitali: ad esempio, Paymo viene utilizzato per la registrazione degli orari di lavoro, Notion per la pianificazione delle ferie e la documentazione e Slack per la comunicazione e per i rituali di gruppo come sprint e feedback loop.

Il manuale descrive, ad esempio, come strutturare i compiti in cicli di lavoro di due settimane (sprint) e come le competenze specialistiche e il sostegno reciproco contribuiscano al successo della collaborazione.

Integrazione nel-l’attività quotidiana

Già in fase di introduzione, il manuale è stato elaborato in modo partecipativo: la direzione ha redatto una prima bozza, alla quale i collaboratori hanno potuto contribuire con le loro esperienze e idee. Ciò non solo garantisce procedure chiare e trasparenti, ma modifica anche i rapporti interpersonali: le decisioni vengono prese insieme e le soluzioni flessibili trovano più facilmente spazio nella quotidianità. Due esempi:

• Esempio 1: l’azienda ha introdotto la settimana lavorativa di quattro giorni. Nel manuale è stato specificato con precisione come vengono distribuiti gli orari di lavoro e come viene regolato il giorno libero. In questo modo, tutti, compresi i nuovi collaboratori, sanno sempre quali sono le regole da seguire. Allo stesso tempo, il manuale è volutamente flessibile e consente adeguamenti. Per un dipendente, la settimana lavorativa di 4 giorni era fonte di stress a causa di impegni familiari. Pertanto, il dipendente in questione ha potuto tornare a lavorare cinque giorni alla settimana.
• Esempio 2: Grazie alla collaborazione aperta e partecipativa, anche il tema del feedback ha subito dei cambiamenti. I collaboratori possono decidere autonomamente se preferiscono fornire il feedback durante un colloquio o per iscritto.

Il manuale promuove inoltre la riflessione critica: i collaboratori hanno la possibilità di verificare regolarmente se la collaborazione funziona bene e, se necessario, di adeguare le regole. Se vengono individuati degli ostacoli, si cercano soluzioni comuni.
In questo modo il manuale rimane uno strumento vivo, in continua crescita, che supporta l’azienda nell’attuazione di misure efficaci e di una collaborazione costruttiva nella quotidianità, in modo duraturo e vincolante per tutti.