Mise en œuvre concrète

Mise en place

Les deux co-directeurs ainsi que deux collaboratrices des finances et de l’administration du personnel se sont retrouvés pour une réunion de préparation. Ensemble, ils ont discuté des principaux détails de la mise en œuvre.

D’une part, il s’agissait de définir les questions directrices concrètes devant guider l’échange. À cet effet, ils se sont appuyés sur le feed-back livré par les collaborateurs lors des entretiens annuels concernant, notamment, la vie sociale (par exemple, l’accueil le matin) ou l’organisation du travail (l’utilisation de postes de travail, d’appareils et d’armoires de rangement partagés). Ils ont commencé par identifier les thèmes généraux ayant donné lieu à ce feed-back, puis ont formulé des questions pour les cerner au mieux.

Les quatre questions directrices

• Quelles sont les valeurs que je souhaite mettre en œuvre dans l’entreprise
• Comment puis-je contribuer à une atmosphère de travail positive ?
• Comment puis-je contribuer à ce que mes collègues de travail se sentent bien
• Comment puis-je contribuer à ce que les mandats soient exécutés plus efficacement ?

Temps, lieu et matériel

Les organisateurs ont ensuite fixé la date, l’heure et le lieu et préparé le matériel nécessaire. Ils ont programmé l’événement, prévu pour durer deux heures, un après-midi où le plus grand nombre de collaborateurs étaient présents (en évitant les jours à temps partiel). Le lieu a vite été trouvé : le grand atelier interne de la menuiserie, qui se prêtait idéalement au format des échanges. L’intégralité du matériel était disponible en interne, à l’exception de la collation, qui a été organisée environ une semaine avant l’événement. Le matériel suivant était nécessaire :

• Grande salle avec 3 ou 4 îlots de tables
• Grandes feuilles de papier / à dessin pour écrire
• Feutres / marqueurs pour chevalet de conférence
• Restauration : boissons (eau, café, thé), collation

Communication aux collaborateurs

Une fois les travaux préparatoires achevés, les collaborateurs ont été informés de l’événement à venir. À cette occasion, on leur a expliqué que les échanges avaient été mis en place sur la base des entretiens annuels et qu’ils leur permettraient de discuter des clés d’une collaboration réussie. Les questions directrices ont été affichées dans l’atelier en guise de préparation, afin que les collaborateurs sachent à quoi s’attendre et puissent se faire une première idée de la thématique.

Réalisation

Le jour de l’événement, quatre îlots de tables ont été installés et équipés de grandes feuilles de papier et de feutres. Sur chaque îlot de table figurait une feuille de papier comportant une des questions directrices. 

Groupes de discussion

Dans le cadre du World Café, les participants ont été invités à échanger autour des quatre questions directrices au sein de plusieurs groupes de discussion. Chaque groupe rassemblait 4 à 6 personnes autour d’une table, qui débattaient d’une question directrice. Des apprentis notaient les principales conclusions sur les feuilles de papier.
Après 15 à 25 minutes, les participants étaient invités à changer de table pour discuter d’une autre question dans une nouvelle configuration. Une personne restait à chaque table pour fournir aux suivants une synthèse de la discussion. Ainsi, les idées et les conclusions à propos de la question évoluaient avec chaque nouveau groupe.

Présentation

Une fois les tables rondes terminées, les participants se sont réunis et les apprentis ont présenté les principales conclusions concernant chaque question.

Suivi

Le comité d’organisation a ensuite consolidé les résultats obtenus. Cette consolidation a abouti, pour chaque question directrice, à une feuille A4 contenant les principales conclusions et les nouvelles règles du jeu concernant la collaboration commune (par exemple « Je veille au maintien de l’ordre et je commande le matériel manquant », « Je laisse les machines et les outils dans l’état où je souhaite les trouver », « Je respecte les autres points de vue et opinions », « Nous nous écoutons mutuellement et nous posons des questions »).

Mise en avant des résultats au quotidien

Pour éviter que les résultats ne tombent dans l’oubli, une feuille A4 a été affichée dans l’atelier chaque mois. Ces feuilles ont donné lieu à des échanges réguliers à l’occasion de réunions internes. Elles ont ainsi servi d’aide-mémoire aux collaborateurs, afin qu’ils se remémorent eux-mêmes et se rappellent mutuellement les sujets abordés.

Rétrospective et état des lieux

Deux ans après la première édition, un nouveau World Café a été organisé qui a, notamment, permis de dresser le bilan de la première édition. Pour établir un état des lieux, les participants ont discuté de la manière dont les thèmes avaient évolué, du stade auquel ils se trouvaient actuellement, de ce qui fonctionnait bien et de ce qu’il fallait revoir le cas échéant.