Mise en œuvre concrète

Mise en place

Un cas de maladie survenu lors d’un voyage d’affaires a été à l’origine de la révision des mesures de sécurité applicables aux déplacements professionnels. Lors d’un voyage à l’étranger, un collaborateur a soudainement développé une forte fièvre et ne savait pas quelles aides et mesures étaient à sa disposition. Étant donné qu’une cinquantaine de collaborateurs de Xovis effectuent régulièrement des voyages d’affaires à l’international, l’équipe RH a réagi rapidement. Le PDG a également été impliqué dans la mise en œuvre de mesures concrètes. La procédure a été la suivante :

1. Évaluer les besoins : Dans un premier temps, un échange a eu lieu avec l’employé concerné et son supérieur hiérarchique afin de réfléchir à l’expérience vécue pendant la maladie à l’étranger et d’identifier les besoins concrets. Il est apparu que le supérieur hiérarchique ne connaissait pas le processus existant et que le besoin d’information était important.
2. Analyse du processus existant : Le processus existant a été examiné en détail. Il s’est avéré qu’il était lacunaire et difficile à comprendre, notamment en ce qui concerne la gestion des maladies, la couverture d’assurance et les contacts d’urgence. Bien que Xovis disposait d’une assurance voyage incluant un numéro d’urgence, celle-ci n’a pas été utilisée dans le cas décrit. Ce cas a montré que les lacunes existantes dans le processus de gestion des urgences sanitaires et autres n’avaient jusqu’à présent été ni identifiées ni comblées.
3. Clarification avec l’assurance voyage : l’étape suivante a consisté à discuter avec l’assurance afin de comprendre l’étendue exacte de la couverture de la police et de vérifier quelles prestations étaient concrètement assurées.
4. Définition de mesures concrètes : sur la base des informations obtenues, il était clair qu’un nouveau processus plus clair devait être défini. L’idée d’une fiche d’information compacte de deux pages a alors vu le jour. Celle-ci fournit toutes les informations importantes sur la couverture d’assurance, le comportement à adopter en cas de maladie et les contacts d’urgence importants (voir la fiche d’information ci-dessous). Il a été décidé d’ancrer les nouvelles informations résumées dans le cadre d’une brève formation introductive.
5. Intégration dans le système RH et l’intranet : la fiche d’information et les informations sur l’assurance ont été enregistrées dans le système RH et sont facilement accessibles à tous les employés. En outre, une page d’information dédiée à l’assurance voyage a été créée sur l’intranet. Elle contient toutes les informations importantes sur les prestations couvertes, les numéros d’urgence et les questions fréquemment posées (FAQ) et est accessible à tous 24 heures sur 24.
6. Formation des collaborateurs : les collaborateurs germanophones et anglophones ont été informés et formés au nouveau processus lors de deux réunions en ligne distinctes. Ces sessions courtes et pratiques ont permis de transmettre les informations essentielles concernant la couverture d’assurance, le comportement à adopter en cas d’urgence et la nouvelle fiche d’information.

Intégration aux activités quotidiennes

Une fois les processus internes révisés et la fiche d’information créée, des mesures ciblées ont été prises pour intégrer durablement ces mesures dans les activités quotidiennes :

Conformément au nouveau processus, les nouveaux collaborateurs reçoivent, lors de leur premier jour de travail, une introduction d’environ 15 minutes sur les règles applicables aux voyages d’affaires. Cette partie brève mais informative de l’intégration donne un aperçu de l’étendue des prestations de l’assurance voyage, de l’utilisation de la carte d’assurance et de la procédure à suivre en cas d’urgence. L’équipe RH se charge de cette introduction, remet les documents pertinents et se tient à disposition pour répondre aux questions.