Mise en œuvre concrète

Mise en place

Hüsser Gmür & Partner AG conseille les entreprises en matière fiduciaire et fiscale, mais aussi dans le domaine du développement de l’organisation. Ainsi est née l’idée, au sein de la direction, de recourir à des formats ayant fait leurs preuves dans d’autres entreprises pour relever les défis auxquels elle-même faisait face. À cet égard, le format du forum de conduite est apparu comme idéal.
La direction a fixé les objectifs et les conditions suivants.

Objectifs

• Favoriser le développement personnel : Être une plate-forme d’échanges favorisant le développement personnel des cadres.
• Résoudre les problèmes en commun : Discuter des défis actuels qui relèvent de la conduite et de la gestion d’entreprise et y apporter des solutions.

Conditions

• Fréquence : Le forum doit avoir lieu à intervalles réguliers (une fois par an). S’y ajoutent deux à trois réunions de cadres (temps requis : 2 à 3 heures par participant).
• Durée : Le forum doit durer une journée.
• Participants : Le forum de conduite était initialement prévu pour les cadres au niveau des partenaires. Désormais, les cadres de l’entreprise y participent aussi.
• Organisation : Afin de pouvoir se concentrer pleinement sur le contenu, la direction a sollicité l’aide d’une société de conseil externe pour préparer et animer le forum. Le choix s’est porté sur une entreprise disposant d’une vaste expérience dans les domaines de la conduite et du développement d’entreprise.
• Prise en charge des coûts : Les coûts liés au forum sont pris en charge par l’entreprise, il n’y a pas de frais pour les participants.

Intégration aux activités quotidiennes

Le premier forum de conduite s’est tenu en 2021. Il était divisé en trois phases (préparation, réalisation et suivi).

Préparation

• Définition des contenus : Deux membres de la direction ont préparé les contenus souhaités et les ont communiqués à la société de conseil, qui a ensuite élaboré une proposition. Le thème du premier forum était « L’organisation apprenante ».
• Élaboration du programme : En collaboration avec la société de conseil, un programme faisant la part belle à l’interaction et à la diversité a été élaboré. En plus d’apports théoriques, il comprenait des travaux individuels et de groupe.
• Coordination : Une collaboratrice s’est vu confier l’organisation et la coordination du forum. Elle a été chargée d’envoyer les invitations et d’informer les participants sur les thèmes, le lieu et les préparatifs nécessaires.
• Coûts et temps requis :
  – Temps requis en interne pour la préparation : une demi-journée pour deux personnes env.
  – Coûts liés à la préparation par la société de conseil externe : 2000 francs env.
  

Réalisation

• Durée : Le forum a duré une journée.
• Lieu et animation : Le forum a eu lieu à l’extérieur. L’animation a été confiée à la société de conseil. Le lieu extérieur a été délibérément choisi afin de permettre de travailler au calme.
• Participants : La première édition a rassemblé les membres de la direction au niveau des partenaires uniquement.
• Coûts et temps requis :
  – Coûts de l’hôtel pour séminaires et des repas : 2500 à 3000 francs env.
  – Coûts de l’animation externe : 2500 francs env.

Suivi

• Choix des personnes pour la préparation du prochain forum : Deux personnes ont été choisies pour préparer et organiser le prochain forum. Elles ont travaillé en étroite collaboration avec la société de conseil.
• Envoi de la synthèse photo : La société de conseil a élaboré la synthèse photo du premier forum et l’a envoyé aux participants.
• Approfondissement des thèmes et prochaines étapes : Les organisateurs du premier forum ont pris connaissance du procès-verbal et ont discuté de la manière de poursuivre et de mettre en œuvre les thèmes identifiés lors du forum. Certains thèmes ont été repris et traités dans des forums ultérieurs.
• Coûts et temps requis :
  – Temps requis en interne pour le suivi : 4 à 6 heures
  – Coûts liés à l’entreprise externe : 1000 francs env.

Jusqu’à présent, cinq forums de conduite ont été organisés, avec à chaque fois le même déroulement et le même investissement en termes de coûts et de temps que pour la première édition. Pas moins de douze cadres ont participé à la cinquième édition (2023), ce qui représente un élargissement du cercle initial des participants.

Afin que l’organisation ne repose pas toujours sur les mêmes épaules, chaque forum est organisé par des personnes différentes. Cela permet de garantir une certaine diversité et de favoriser la contribution active de chacun.