Entretiens de reprise du travail
Un processus structuré des entretiens de reprise du travail accroît la satisfaction et réduit les absences.
L’exemple pratique en bref
Problème
Le taux d’absentéisme des collaborateurs était particulièrement élevé, ce qui posait d’importantes difficultés dans l’entreprise.
L’entreprise Bourquin SA procède chaque mois au relevé de différents indicateurs. Un taux d’absentéisme régulièrement élevé, auquel une réponse adéquate tardait à être apportée, a motivé la direction à rechercher activement des solutions.
À une époque, des entretiens de reprise du travail avaient été mis en place dans l’entreprise. Mais ceux-ci n’étaient plus systématiques et demeuraient inadaptés à d’éventuels changements dans l’environnement de travail.
Solution
Afin de réduire le taux d’absentéisme et de soutenir les collaborateurs de retour au travail, les entretiens de reprise du travail, qui étaient tombés aux oubliettes, ont été réinstaurés.
En octobre 2018, la direction a chargé deux membres du service du personnel de se pencher sur des mesures ayant trait à la gestion de la santé en entreprise, en mettant l’accent sur le taux d’absentéisme. La mission consistait à identifier des indicateurs susceptibles d’avoir favorisé son augmentation et à le réduire.
À cet effet, il a été décidé de réinstaurer les entretiens de reprise du travail en adaptant et en optimisant tant le processus sous-jacent que le formulaire utilisé.
Avantages
En permettant de mieux comprendre les besoins des collaborateurs, les entretiens de reprise du travail ont contribué à réduire le taux d’absentéisme et, donc, les coûts.
Au cours des deux premières années suivant la mise en place, le taux d’absentéisme a diminué de 0,5 % par an. Le recours coûteux à du personnel temporaire ou à des heures supplémentaires a été moins systématique.
La santé du personnel s’est également améliorée. Les entretiens personnels ont permis de comprendre ce dont les collaborateurs avaient besoin pour retrouver leurs pleines capacités et d’identifier les mesures préventives à mettre en place pour améliorer leur santé.
Enfin, leur état de santé étant mieux pris en compte, la satisfaction des collaborateurs a augmenté.
À propos de l’entreprise
Sise à Couvet, Oensingen et Schlieren, Bourquin SA fait partie des principaux fabricants suisses de solutions d’emballage en carton plein et ondulé. Cette entreprise familiale emploie environ 240 personnes sur trois sites (dont deux sites de production).
« Solutions d’emballage suisses – rapides, personnalisées et durables » : telle est la vision de Bourquin SA, qui mène ses activités dans le cadre d’une structure d’actionnariat familiale, avec une profonde estime d’autrui.
Contact:
Bourquin SA
Rue de la Gare 3
2108 Couvet
Courriel : jobs@bourquinsa.ch
Site Internet: bourquinsa.ch
Les entretiens de reprise du travail facilitent la réinsertion des collaborateurs dans le quotidien professionnel et fournissent des informations clés pour identifier à temps d’éventuels problèmes ou difficultés.
Mise en œuvre concrète
Mise en place
- Durée : 4 à 5 mois
- Coûts : 2000 francs env. pour l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie
- Participation des cadres aux ateliers (1 h)
Pour les besoins de la mise en œuvre, l’équipe initiale, composée de deux membres, a été élargie à deux personnes supplémentaires, dont le directeur des finances, également membre de la direction. La démarche appliquée par l’équipe est décrite ci-après :
- Analyse des processus et des formulaires actuels : L’équipe a commencé par une étude approfondie du processus existant et du formulaire utilisé pour les entretiens de reprise du travail.
- Intégration de l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie : L’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie de l’entreprise a été intégrée au processus de développement très tôt. Les collaborateurs correspondants, spécialisés dans la gestion de la santé en entreprise, ont livré de précieux conseils à l’équipe.
- Établissement du formulaire : L’équipe a conçu un formulaire contenant tous les éléments pertinents pour les entretiens de reprise du travail (voir Téléchargements – Formulaire). Ce formulaire peut également servir de base au procès-verbal d’entretien.
- Contrôle par l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie : Une fois le formulaire établi, l’équipe l’a fait vérifier et améliorer par les experts de l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie.
- Approbation de la direction : Enfin, le formulaire et le processus ont été présentés à la direction, qui les a approuvés.
- Instruction des cadres : L’état d’avancement a été communiqué aux cadres tout au long du développement. Une fois le projet finalisé, une formation a été organisée pour leur permettre de se familiariser avec le nouveau processus d’entretien de reprise du travail et de prendre connaissance des points de vigilance. Deux ateliers d’une heure ont été organisés, rassemblant chacun dix personnes. Le contenu comprenait trois parties.
1re partie : explication de l’importance et des objectifs de l’entretien de reprise du travail.
2e partie : présentation du nouveau formulaire et remarques sur les aspects importants à prendre en compte.
3e partie : livraison de conseils et d’astuces pour mener efficacement l’entretien de reprise du travail et sensibilisation à la conduite d’entretiens afin d’instaurer un rapport d’égal à égal.
Il est à noter que Bourquin SA ne considère pas la nouvelle version de l’entretien de reprise du travail comme un outil de contrôle, mais plutôt comme un soutien structuré destiné à faciliter la réinsertion des collaborateurs dans le quotidien professionnel après une absence, tout en améliorant leur degré de satisfaction.
Intégration aux activités quotidiennes
- Durée par semaine : 30 minutes pour le service du personnel
- Temps consacré aux cadres : env. 30 min par entretien
Après la mise en place et une fois les cadres formés, le formulaire a été intégré aux activités quotidiennes. L’entretien de reprise du travail est mené dès le premier jour suivant l’absence pour cause d’accident ou de maladie. Les cadres peuvent décider, conjointement avec la personne concernée, de l’organiser dans une salle de réunion ou sur le lieu de travail (en cas d’absences courtes et passées inaperçues).
Les responsabilités sont réparties comme suit :
- Remplissage du formulaire : Le cadre remplit le formulaire dès le premier jour d’absence et le transmet au service du personnel. En fonction du taux d’absentéisme, cette démarche requiert en moyenne 30 minutes par semaine.
- Contrôle du formulaire : L’équipe responsable de l’élaboration du processus s’assure que le formulaire a été correctement rempli. En fonction du taux d’absentéisme, cette tâche représente une charge de travail moyenne de 30 minutes par semaine pour deux personnes.
Un an après la mise en œuvre, le formulaire a été adapté et optimisé sur la base du feed-back des cadres.
Pour que la réintroduction des entretiens de reprise du travail soit un succès, il était important que la direction soutienne la mesure.
Notre taux d’absentéisme a baissé, mais il a fallu du temps pour que la mesure porte ses fruits.
Arguments :
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1Les entretiens de retour peuvent réduire l’absentéisme.Backes-Gellner, U., Schorn, R. & Krings, A. (2001). Ursachen und Abbau von Fehlzeiten: Analysen auf Basis einer mehrjährigen Betriebsfallstudie. Zeitschrift für Betriebswirtschaft, 71, 105-118.
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2Les travailleurs en congé de maladie perçoivent l’intervention basée sur le dialogue sur le lieu de travail comme bénéfique pour la santé, car elle améliore la communication et la collaboration avec le supérieur hiérarchique et les autres acteurs impliqués et favorise le retour.Strömbäck M, Fjellman-Wiklund A, Keisu S, Sturesson M, Eskilsson T. (2020). Restoring confidence in return to work: A qualitative study of the experiences of persons with exhaustion disorder after a dialogue-based workplace intervention. PloS One.