Mise en œuvre concrète

Mise en place

Que signifie exactement la gestion de la santé en entreprise (ou GSE) ? Cela signifie qu’une entreprise planifie et met en œuvre de manière systématique et globale des mesures visant à promouvoir la santé, la motivation et la performance de ses collaborateurs. Mais pas d’inquiétude : même de petites mesures bien organisées, qui prennent en compte de nombreux aspects du travail, peuvent avoir un impact à long terme.
Des collaborateurs en bonne santé sont essentiels au succès de toute organisation, qu’il s’agisse d’une commune ou d’une PME. Un concept de GSE holistique est la condition préalable à une GSE réussie. Il définit de manière structurée comment une organisation ou une entreprise planifie, met en œuvre, pilote et améliore en permanence la santé. Il ne s’agit pas d’un projet isolé, mais d’une orientation stratégique qui constitue le cadre de toutes les activités liées à la santé au sein de l’entreprise. Dans la commune de Herisau, le concept de GSE a été élaboré en trois étapes principales.

Étape 1 : Recrutement d’un spécialiste en GSE et réalisation d’une analyse de la situation actuelle

Compte tenu des défis déjà décrits au sein de la commune et de l’initiative politique du canton, la commune a décidé d’engager un spécialiste en GSE pour une durée déterminée de neuf mois (à 30 %). Sa mission consistait à élaborer un concept de GSE et à mettre en œuvre des mesures à court terme ayant un effet immédiat. Afin de déterminer quel concept était le plus adapté à la commune, le spécialiste en GSE a tout d’abord procédé à une analyse de la situation actuelle portant sur les structures existantes, les chiffres relatifs aux absences et aux accidents, les activités particulièrement pénibles ainsi que les besoins des collaborateurs.
Pour ce faire, le spécialiste en GSE a procédé comme suit :

• Entretiens avec des personnes clés : des collaborateurs des ressources humaines, le président de la commune, le secrétaire communal et d’autres interlocuteurs clés ont été interrogés.
• Analyse des indicateurs : des statistiques pertinentes, telles que les absences de courte et de longue durée, ont été examinées.
• Examen des documents : les documents et directives existants ont été passés en revue.

Étape 2 : Élaboration du projet de GSE

À l’issue de l’analyse de la situation actuelle, le concept de GSE a été élaboré par le spécialiste en GSE. Ce concept repose essentiellement sur sept briques fondamentaux :

Brique 1 : Ancrage de la GSE – « Pourquoi mettons-nous en place la GSE ? »
Dans la commune de Herisau, la GSE n’a certes pas été ancrée dans la charte, mais elle a été inscrite comme mission dans le règlement du personnel. La GSE est ainsi juridiquement garantie et définie comme une tâche contraignante par l’autorité suprême. La vision de la future GSE est que la commune vive une culture de la santé consciente et favorise un travail sain. La santé est reconnue comme une valeur importante et prise en compte avec attention dans tous les domaines de la commune.

Brique 2 : Structure organisationnelle de la GSE – « Qui est responsable de quoi ? »
Des structures et des responsabilités claires sont essentielles à une mise en œuvre réussie. Dans la commune de Herisau, la structure organisationnelle a été définie dans le concept de GSE et les tâches correspondantes ont été précisées (voir également la figure 1 pour un aperçu) :

• Conseil communal : le Conseil communal est désigné comme instance suprême et est chargé de l’approbation formelle des structures ainsi que de la responsabilité générale de GSE.
• Groupe de pilotage GSE : le groupe de pilotage GSE, en tant qu’organe stratégique central, est composé de cinq personnes : le président de la commune, le secrétaire communal, le spécialiste GSE, le chef du service des sports et le chef du service des travaux publics/de la protection de l’environnement. Tâches concrètes : il fixe les objectifs de la gestion de la santé, prend position sur la planification annuelle et vérifie la réalisation des objectifs. Il rend compte périodiquement au conseil communal et à la conférence des chefs de service. Fréquence des réunions : 2 fois par an.
• Le service spécialisé en GSE en tant que « noyau dur » : le service spécialisé en GSE, composé de trois personnes, est mis en place (spécialiste en GSE, responsable du secteur immobilier et responsable des ressources humaines). Le « noyau dur » signifie ici : une petite équipe fixe qui travaille en permanence ensemble, prépare les décisions et coordonne la mise en œuvre. Le service spécialisé sert de point de contact pour les questions de détail et l’examen des thèmes liés à la santé des collaborateurs sous différents angles. Tâches concrètes : soutien technique, suivi des activités, assurance qualité. Fréquence des réunions : 1 à 2 fois par mois.
• Responsables de la santé au niveau des secteur (abréviation allemande BeGeBe) : onze « responsables de la santé au niveau des secteur » (BeGeBe = Bereichs-Gesundheits-Beauftragte*r) sont désignés. Ceux-ci occupent également des fonctions de direction de service ou d’établissement. Missions concrètes : outre leurs fonctions de direction, ils sont désormais également chargés
  • de garantir la sécurité au travail dans leur secteur/établissement
  • l’élaboration et la mise en œuvre de mesures visant à promouvoir la santé mentale
  • le conseil dans le cadre de projets
  • la coordination avec le service spécialisé GSE ainsi qu’avec le groupe de pilotage GSE

Les BeGeBe bénéficient du soutien de l’expert GSE. Fréquence des réunions : 2 à 4 fois par an.

Le concept de GSE définit également les missions du spécialiste GSE. Dans l’ensemble, le spécialiste GSE joue un rôle central : il est chargé de coordonner et de superviser le concept GSE, depuis la planification stratégique jusqu’à la mise en œuvre opérationnelle, en passant par la mise en place des structures et le développement continu. La figure 2 résume ses missions (téléchargement ci-dessous « Description de poste du spécialiste GSE »).

De plus, la description des fonctions des responsables de santé de secteur (BeGeBe) a également été intégrée au concept (téléchargement ci-dessous « Fonction BeGeBe »).

Brique 3 : « La maison à trois piliers » – « Quel modèle de GSE adoptons-nous ? »
Le modèle de GSE ancré dans le concept repose sur les trois domaines d’action centraux de la GSE. Ceux-ci sont représentés comme les piliers de ce que l’on appelle la « maison de GSE » (voir figure 3) :

• Pilier Sécurité au travail et protection de la santé : ce pilier englobe les mesures de prévention requises par la loi sur le travail (LTr), la loi fédérale sur l’assurance-accidents (LAA), la loi sur les produits chimiques, la loi sur la participation et d’autres dispositions pertinentes. L’objectif est de garantir des conditions de travail sûres et de prévenir les accidents du travail et les maladies professionnelles, par exemple en élaborant un plan d’urgence.
• Pilier Promotion de la santé (PSE) : ce pilier vise à réduire les contraintes (par exemple, une pression excessive liée au temps) et à renforcer les ressources (par exemple, une ambiance de travail positive, une offre de massages sur le lieu de travail).
• Pilier Gestion des absences et des cas : ce pilier porte sur les mesures visant à soutenir et à accompagner les collaborateurs en cas de maladie ou de problèmes de santé, afin de faciliter la réinsertion et de réduire les absences (par exemple, guide d’intervention pour la gestion des problèmes psychiques des collaborateurs).

Ce modèle à trois piliers constitue le cadre structurel de la mise en œuvre de GSE dans la commune d’Herisau. Des responsabilités plus précises ont été définies pour chacun des trois piliers, et des personnes de référence ont été désignées. La figure 4 illustre ces responsabilités :

Brique 4 : Premier plan d’action – « Quelles actions concrètes prévoyons-nous de mettre en œuvre en premier lieu ? »
Sur la base de l’analyse, les premières mesures concrètes ont été élaborées et mises en œuvre parallèlement à l’élaboration du concept de gestion de la santé en entreprise. L’objectif était d’obtenir un effet immédiat, notamment dans le domaine de la gestion des absences et de la gestion des cas :

• Élaboration d’un guide d’intervention et formation des cadres afin d’apporter aux collaborateurs un soutien précoce et structuré en cas de problèmes de santé. Si nécessaire, des médecins-conseils seraient sollicités (la manière dont cette mesure est concrètement mise en place et appliquée au quotidien est expliquée dans un autre exemple).

Brique 5 : Activités de communication – « Comment souhaitons-nous informer les collaborateurs ? »
Tous les collaborateurs doivent être informés des objectifs, des mesures et des responsabilités liés à la GSE et sensibilisés à la question de la santé. Les activités suivantes ont été convenues :

• Organisation de présentations et de séances d’information par le spécialiste en gestion de la santé en entreprise au sein des différentes entreprises et services administratifs.
• Présentation des projets de santé en cours, des offres de prévention et des manifestations.
• Les cadres informent leurs équipes du plan de gestion de la santé en entreprise adopté, soutiennent sa mise en œuvre et répondent aux questions.

Brique 6 : Évaluation des résultats – « Comment savoir si notre gestion de la santé en entreprise porte ses fruits ? »
Le plan d’action en matière de gestion de la santé en entreprise prévoit que les résultats doivent être évalués à l’aide d’indicateurs clairs et de retours d’expérience :

• Indicateurs clés
  • L’évolution des primes d’assurance indemnités journalières est analysée.
  • Les absences sont enregistrées et analysées.
• Rapports réguliers
  • Un rapport sur la santé est établi chaque année.
  • Les résultats sont discutés au sein du groupe de pilotage GSE et par la direction générale.
• Retour d’information des cadres et des collaborateurs
  • On évalue dans quelle mesure le soutien est perçu.
  • Des avis sont recueillis sur les compétences de chacun en matière de gestion des questions de santé.

Brique 7 : Durabilité – « Comment garantir la durabilité ? »
La durabilité de la gestion de la santé en entreprise est définie à différents niveaux dans le concept :

• Ancrage politique et structurel : GSE est une initiative politique inscrite dans le règlement du personnel de la commune. Ce mandat « venant d’en haut » crée une base institutionnelle durable (téléchargement ci-dessous « Règlement du personnel (extrait) »).
• Comités permanents et service spécialisé GSE : le groupe de pilotage GSE, le service interne spécialisé GSE et la structure avec les BeGeBe sont prévus pour assurer un développement continu.
• Intégration dans les tâches de direction : la responsabilité en matière de santé est fermement ancrée dans les fonctions de direction. Les responsables de la santé par secteur (BeGeBe) exercent leurs tâches de direction en tenant compte des aspects liés à la santé et mettent activement en œuvre les rôles définis dans le concept de gestion de la santé en entreprise.
• Ancrage culturel : les cercles de direction ou les événements destinés aux cadres favorisent les échanges entre les services et contribuent à une culture de direction homogène.
• Perspective de santé dans le développement organisationnel : en tant qu’expert, le spécialiste en GSE apporte des perspectives préventives et favorables à la santé dans les développements stratégiques.
• Mission préventive dans la charte des ressources humaines : outre la gestion des absences, le concept englobe également la protection de la santé au travail, la mise en place de conditions de travail favorables à la santé ainsi que la promotion de la santé à long terme de tous les collaborateurs.

Étape 3 : adoption du plan d’action en faveur de la santé en entreprise par le conseil municipal

Le concept GSE a été soumis au conseil municipal. Celui-ci l’a officiellement adopté, y compris la structure des instances définie et les mandats de toutes les personnes impliquées dans le projet. Cette décision a conféré une légitimité organisationnelle à la GSE.

Intégration aux activités quotidiennes

Une fois la phase de lancement terminée, il était important de donner vie au concept dans le quotidien professionnel et d’exploiter ses atouts de manière ciblée.

Une aide directe plutôt que des démarches fastidieuses
Dans le concept de GSE, le service spécialisé GSE, et en particulier le spécialiste GSE, est désigné comme point de contact central pour les questions de santé. Les demandes des cadres ou des collaborateurs peuvent y être adressées directement, sans détours. Cela garantit des solutions rapides et simples, qu’il s’agisse de questions simples ou complexes. Voici quelques exemples qui illustrent comment les activités menées dans le cadre de la nouvelle GSE contribuent aux trois piliers :

• Un collaborateur signale au spécialiste en GSE des possibilités d’amélioration ergonomique sur le lieu de travail. Les adaptations peuvent être mises en œuvre rapidement. (Pilier « Promotion de la santé »)
• Des plans d’urgence pour différents services communaux (atelier municipal, service des espaces verts, service immobilier, etc.) sont systématiquement élaborés et mis en place ; ils sont coordonnés et développés en collaboration avec le spécialiste en GSE. (Pilier Sécurité au travail et protection de la santé)
• La mise en place du guide d’intervention (déjà défini comme mesure lors de la phase de conception de GSE) s’effectue de manière structurée et selon le calendrier prévu, car les responsabilités sont clairement définies. (Pilier Gestion des absences et des cas).

Maintenir les thèmes liés à la santé à l’ordre du jour tout au long de l’année
Un autre point fort réside dans le fait que les instances prévues dans le concept, à savoir le groupe de pilotage GSE et le service interne GSE (soutenu par BeGeBe), sont activement mises en œuvre. Ces instances se réunissent régulièrement pour faire avancer les thèmes liés à la GSE, planifier des mesures et en assurer la mise en œuvre. Ainsi, le thème de la santé reste visible et ancré de manière durable dans le quotidien professionnel.