Mise en œuvre concrète

Mise en place

L’idée de cette mesure est née d’une enquête menée auprès du personnel au début de l’année 2022 et portant, notamment, sur l’ambiance de travail, l’engagement et la charge de travail des collaborateurs. Tandis que ceux-ci avaient plébiscité l’ambiance de travail et l’engagement, ils avaient jugé les contraintes liées au travail comme trop élevées.
Un atelier a été organisé afin de discuter des résultats avec les collaborateurs et de préciser les facteurs de risque et de protection concernant la charge de travail. Il s’est avéré que les causes du stress, et donc le besoin de soutien des collaborateurs, variaient d’une personne à l’autre.

L’idée

De ce constat est née l’idée d’une participation de la VJF aux frais d’une offre de conseil individuel (coaching) pour le personnel. Jusqu’alors, certains collaborateurs avaient eu la possibilité de bénéficier d’un coaching sur proposition de leur supérieur, une expérience jugée systématiquement positive. Afin de tenir compte des besoins de soutien individuels, il fallait rendre cette offre accessible au plus grand nombre.

L’idée a été débattue au sein du comité de direction du VJF, où elle a reçu un écho très positif. Dans le même temps, il est apparu clairement qu’il fallait préciser certains points avant la mise en place. La question de savoir ce qu’il fallait entendre, ou pas, par « coaching » était déjà source d’incertitude. Par conséquent, les conditions suivantes ont été définies :

Conditions générales

• Qui peut participer au coaching ? Tous les collaborateurs intéressés.
• Qu’entend-on par « coaching » ? Le coaching est une prestation de conseil. Il ne s’agit pas d’un traitement. Les prestations de services et les thérapies reconnues par les caisses d’assurance-maladie ne sont pas considérées comme du coaching.
• Quelles sont les conditions à remplir ? Le coaching doit être effectué par un coach et doit porter sur un sujet lié au travail.
• Qui est considéré comme coach ? Les personnes qui exercent une activité de coach à titre principal ou accessoire, en tant qu’indépendantes ou au sein d’un cabinet de groupe, et qui ont suivi une formation correspondante.
• Quels thèmes peuvent être abordés ?
  Équilibre entre vie professionnelle et vie privée
  Organisation du travail
  Prévention du burnout
  Situations de travail stressantes / conflits
  Stratégies de résilience / coping
  Développement personnel / orientation / crises / addictions
  Orientation / formation / formation postgrade / profession
• Quel est le montant de la participation aux frais ? 800 francs par collaborateur au maximum. Ce montant n’est pas remboursable, y compris en cas de résiliation.
• Qui peut approuver un coaching ? Le supérieur hiérarchique, la direction ou un responsable du personnel. Toutes les parties concernées sont tenues à la confidentialité.

Instruction de l’équipe de direction

Avant la mise en place, tous les responsables d’équipe ont été informés précisément des conditions et du processus de participation aux frais.

Communication aux collaborateurs

Trois mois après la communication des résultats de l’enquête auprès du personnel, la nouvelle offre a été présentée aux collaborateurs. Il leur a été expliqué que sa mise en place faisait suite aux résultats de l’enquête et de l’atelier. Ils ont ainsi constaté que leur feed-back avait été pris au sérieux ; ils se sont sentis entendus et valorisés. Les conditions et le processus leur ont également été expliqués. Ils disposent d’une fiche d’information qui expose de manière compréhensible les objectifs, les procédures et les conditions.

Intégration aux activités quotidiennes

Au sein de la VJF, la participation aux frais de coaching externe fait désormais partie intégrante de l’offre de promotion de la santé. Immédiatement après l’annonce, environ 20 % des collaborateurs déclaraient envisager d’utiliser l’offre ; 10 % y ont effectivement eu recours la première année. La participation totale aux frais versée s’est élevée à moins de 5000 francs la première année.

Déroulement du processus de coaching

Le processus de coaching individuel se déroule comme suit :

1. Enclenchement : Les collaborateurs intéressés enclenchent le processus et recherchent eux-mêmes un coach approprié qui remplit les conditions prescrites.
2. Annonce : Dès qu’ils ont trouvé un coach approprié, les collaborateurs procèdent à l’annonce du coaching. À cet effet, ils peuvent s’adresser à leur supérieur hiérarchique, à la direction ou à un responsable du personnel en indiquant le thème et le nom du coach. Dès que le coaching a été approuvé, il peut commencer.
3. Réalisation du coaching : La réalisation du coaching est organisée de manière autonome et en dehors des heures de travail. La durée du processus de coaching est déterminée avec le coach.
4. Achèvement et remboursement : Dans un premier temps, les collaborateurs règlent eux-mêmes les frais de coaching. Ensuite, ils transmettent la facture/quittance à la direction de la VJF, tenue à la confidentialité, qui la vérifie et pro-cède au remboursement des frais. Les frais éventuels dépassant la participation de 800 francs sont à la charge des collaborateurs. Toutefois, l’expérience de la VJF montre que le montant de 800 francs suffit dans la plupart des cas et que, souvent, il n’est pas entièrement utilisé.
   Le remboursement marque la fin du processus. Les collaborateurs ne sont pas tenus de fournir des informations sur les contenus traités ou sur les résultats du processus.
5. Facultatif : inscription sur la liste des coachs : Une fois le processus terminé, les collaborateurs ont la possibilité d’inscrire leur coach de manière anonyme sur une liste. Cette liste, alimentée en continu, est à la disposition de tous les collaborateurs. Elle est destinée à aider les personnes intéressées à trouver un coach approprié.