Konkrete Umsetzung

Einführung

Zur Vorbereitung trafen sich die beiden Co-Geschäftsleiter sowie zwei Mitarbeiterinnen aus dem Bereich Finanzen / Personaladministration zu einer Sitzung. Gemeinsam besprachen sie die wichtigsten Details für die Durchführung.

Zum einen ging es darum, die konkreten Leitfragen für den Austausch festzulegen. Grundlage dafür waren die Rückmeldungen der Mitarbeitenden in den Jahresgesprächen. Diese umfassten etwa Themen des sozialen Miteinanders (z.B. Begrüssung am Morgen) oder der Arbeitsorganisation (die Nutzung von geteilten Arbeitsplätzen, Geräten und Materialschränke). Zunächst wurde herausgearbeitet, welche übergeordneten Themenbereiche diesen Rückmeldungen zugrunde liegen. Anschliessend wurden Fragen formuliert, die diese bestmöglich erfassen.

Die vier Leitfragen

Die vier Leitfragen lauteten:

• Welche Werte möchte ich im Unternehmen leben?
• Was kann ich zu einem positiven Arbeitsklima beitragen?
• Was kann ich beitragen, damit es meinen Arbeitskolleg: innen gut geht?
• Was kann ich beitragen, damit die Aufträge effizienter abgewickelt werden?

Zeit, Ort und Material

Zum anderen wurden Datum, Uhrzeit und Ort festgelegt und das benötigte Material organisiert. Der zweistündige Anlass wurde an einem Nachmittag eingeplant, an dem möglichst viele Mitarbeitende vor Ort sind (keine «Teilzeittage»). Der Ort war schnell gefunden: Die interne, grosse Werkstatt der Schreinerei eignete sich ideal für das Austauschformat. Die benötigen Materialien waren mit Ausnahme des Zvieris alle intern vorhanden. Dieses wurde rund eine Woche vor der Durchführung organisiert. Benötigt wurde folgendes Material:

• Grosser Raum mit drei bis vier Tischinseln
• Grosse Papier- und Zeichnungsbögen zum Beschriften
• Filzstifte, Flipchart-Stifte
• Verpflegung: Getränke und Zvieri

Kommunikation an die Mitarbeitenden

Nachdem die Vorbereitungsarbeiten abgeschlossen waren, wurden die Mitarbeitenden über den bevorstehenden Anlass informiert. Dabei wurde erklärt, dass der Austausch aufgrund der Jahresgespräche ins Leben gerufen wurde und eine Möglichkeit bietet, sich über eine gelingende Zusammenarbeit auszutauschen. Zur Vorbereitung wurden die Leitfragen in der Werkstatt ausgehängt. So wussten die Mitarbeitenden, was auf sie zukommt, und konnten sich bereits erste Gedanken zur Thematik machen.

Durchführung

Am Durchführungstag wurden vier Tischinseln eingerichtet und mit grossen Papierbogen und Filzstiften ausgestattet. Auf jeder Tischinsel hatte eine bestimmte Leitfrage, die auf dem Papierbogen notiert war.   

Gesprächsrunden

Während des World Cafés diskutierten die Teilnehmenden die vier Leitfragen in mehreren Gesprächsrunden. In jeder Gesprächsrunde versammelten sich 4-6 Personen um einen Tisch und diskutierten die an diesem Tisch gestellte Leitfrage. Die wichtigsten Erkenntnisse wurden schriftlich von den Lernenden auf den Papierbögen festgehalten.

Nach 15-25 Minuten wechselten die Teilnehmenden die Tische und diskutieren in einer neuen Konstellation eine andere Leitfrage. An jedem Tisch blieb jeweils eine Person zurück, um die neu eintreffenden Kollegen über den bisherigen Diskussionsverlauf zu informieren. So konnten die Ideen und Erkenntnisse rund um die Leitfrage in jeder Runde weiterentwickelt werden.

Präsentation

Nach Abschluss der Gesprächsrunden versammelten sich alle Teilnehmenden und die Lernenden präsentierten die wichtigsten Erkenntnisse zu den einzelnen Leitfragen.

Nachbereitung

Die Ergebnisse der Gesprächsrunden wurden vom Organisationsgremium im Nachgang konsolidiert. Für jede Leitfrage resultierte ein A4 Blatt mit den wichtigsten Erkenntnissen und den neuen Spielregeln für die gemeinsame Zusammenarbeit (z.B. «Ich halte Ordnung und bestelle Material nach», «Maschinen und Werkzeuge hinterlasse ich so, wie ich sie antreffen möchte», «Andere Ansichten und Meinungen respektiere ich», «wir hören einander zu und fragen nach»).

Ergebnisse im Alltag sichtbar machen

Um sicherzustellen, dass die Ergebnisse nicht in Vergessenheit geraten, wurde jeden Monat ein A4-Blatt in der Werkstatt ausgehängt. In den internen Betriebssitzungen wurden diese Aushänge regelmässig diskutiert. Das war eine hilfreiche Gedankenstütze und ermöglichte den Mitarbeitenden, sich selbst und einander an das Besprochene zu erinnern.

Rückblick und Standortbestimmung

Zwei Jahre nach der ersten Durchführung fand erneut ein World Café statt, in dem unter anderem auf die erste Durchführung zurückgeblickt wurde. Im Sinne einer Standortbestimmung wurde besprochen, wie sich die Themen entwickelt haben, wo man heute steht, was gut läuft und was man allenfalls wieder vermehrt beachten möchte.