Schichtplanung
Wie eine Schichtplanung, die individuelle Präferenzen berücksichtigt, die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden fördert.
Das Praxisbeispiel in Kürze
Problem
Die Mitarbeitenden äusserten in verschiedenen Situationen ihren Unmut über die bestehende Schichtplanung, die zu kurzfristig war und keine Rücksicht auf individuelle Bedürfnisse nahm.
Die Zeit der Corona-Pandemie trug zusätzlich zur wachsenden Unzufriedenheit der Mitarbeitenden bei, da die Belastung während dieser Zeit zunahm. In dieser Zeit stiegen auch die Absenzen. Angesichts dieser Situation erkannten die Geschäftsleitung und die Personalabteilung Handlungsbedarf. Es wurden entsprechende Massnahmen eingeleitet, um die Situation zu verbessern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.
Lösung
Um den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden, beschloss die Geschäftsleitung, den Prozess der Schichtplanung zu überarbeiten und partizipativer zu gestalten.
Das Ziel bei der Ausarbeitung des neuen Prozesses war es, den Mitarbeitenden einen möglichst grossen Handlungsspielraum zu gewähren, um die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu erleichtern.
Nun erfolgt die Schichtplanung statt im monatlichen im zweimonatlichen Rhythmus. Die Mitarbeitenden können ihre Einsatzwünsche frühzeitig angeben und haben darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit, Schichten mit anderen Mitarbeitenden zu tauschen, wenn dies besser in den eigenen Zeitplan passt.
Nutzen
Seit der Einführung dieser Massnahme sind die Abwesenheiten gesunken (im Einführungsjahr von 5.2% auf 1.8%) und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gestiegen.
Eine Befragung zeigte, dass die Zufriedenheit und das Wohlbefindens der Mitarbeitenden verbessert hatten. Zudem hat sich die Kommunikation zwischen Führungskräften (Abteilungsleitenden) und Mitarbeitenden verbessert, da sich die Führungskräfte besser in die Situation der Mitarbeitenden hineinversetzen können.
Schliesslich berichten die Mitarbeitenden, dass sie weniger Stress bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben empfinden. Besonders positiv äusserten sich Mitarbeitende mit Kindern.
Über Fondazione Opera Charitas
Das Altersheim Fondazione Opera Charitas ist eine private Stiftung und wird vom Kanton Tessin subventioniert. Der Zweck des Altersheims ist die Bereitstellung von Unterkünften, medizinischer Versorgung, Hilfe, Gastfreundschaft und Pflege für ältere Menschen. Insgesamt arbeiten in der Stiftung 160 Mitarbeitende inklusive Lernende.
Das betriebliche Gesundheitsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Organisationsstrategie, was die hohe Bedeutung der Mitarbeitendengesundheit unterstreicht.
Kontakt:
Fondazione Opera Charitas
Strada della Castellanza, 98
6968 Sonvico
Mail: info@charitas.ch
Web: charitas.ch
Die Einführung der neuen Schichtplanung hat nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht, sondern auch indirekt andere Aspekte, wie beispielsweise die Kommunikation, positiv beeinflusst.
Konkrete Umsetzung
Einführung
- Dauer der Umsetzung: 5-6 Monate
- Kosten: keine direkten Kosten
Zwei für das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) zuständige Personen aus der Personalabteilung wurden mit der Neugestaltung der Schichtplanung beauftragt. Dabei berücksichtigten sie den Wunsch der Mitarbeitenden nach individueller Schichtplangestaltung mit ein und gingen wie nachfolgend beschrieben vor.
Informationsbeschaffung
Das Team analysierte zunächst den bestehenden Schichtplanungsprozess und recherchierte in der Literatur nach nachhaltigen Alternativen zur Organisation von Schichtmodellen. Zusätzlich konsultierte das Duo das BGM-Forum Tessin (Ansprechpartner: Roberto Fridel), da die Stiftung Mitglied dieses Forums ist und dort wertvolle Anregungen für die Umsetzung des Vorhabens erhielt.
Entwicklung des neuen Prozesses und Abstimmung mit den Abteilungsleitenden
Nach der umfangreichen Informationsbeschaffung und Konsolidierung entwickelte das Team einen neuen, partizipativen Prozess. Die zwei wichtigsten Änderungen betrafen den Planungsrhythmus und die Berücksichtigung individueller Wünsche:
- Verbesserte Planbarkeit: Bisher erstellten die Abteilungsleitenden eine monatliche Schichtplanung. Im Zuge der Überarbeitung wurde dieser Zyklus auf zwei Monate erhöht, um den Mitarbeitenden eine bessere Planbarkeit im Privatleben zu ermöglichen.
- Einsatzpräferenzen: Weiter können Mitarbeitende im neuen Prozess individuelle Einsatzpräferenzen angeben – auch das mit dem Ziel, die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu erleichtern.
Da die Schichtplanung in der Verantwortung der jeweiligen Abteilungsleitenden liegt, wurden diese aktiv in die Prozessgestaltung einbezogen und ihr Feedback eingeholt.
Genehmigung durch die Geschäftsleitung
Im Anschluss wurde der überarbeitete Prozess der Geschäftsleitung präsentiert und von dieser genehmigt.
Kommunikation an die Mitarbeitenden
Im Rahmen einer Betriebsveranstaltung wurde das neu entwickelte Konzept den Mitarbeitenden vorgestellt. Dabei wurden sie in Gruppen eingeteilt und dazu angeregt, über die Ausgestaltung des neuen Schichtplanungsprozesses zu diskutieren.
Integration im Tagesgeschäft
Nach der Kommunikation an die Mitarbeitenden wurde der neue Schichtplanungsprozess wie nachfolgend beschrieben umgesetzt.
- Zwei Wochenenden frei: Grundsätzlich wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden zwei Wochenenden (Samstag und Sonntag) pro Monat frei haben.
- Antrag mit Einsatzwünschen: Zusätzlich haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, vor der Planung ihre individuellen Schichteinsatzwünsche (in begrenzter Zahl) bei den Abteilungsleitenden einzubringen.
- Prüfung des Antrags: Die Abteilungsleitenden prüfen gemeinsam mit den antragstellenden Mitarbeitenden die Machbarkeit der gewünschten Schichteinsätze. Wenn es auf der Planungsebene nicht möglich ist, beispielsweise aus Gründen der Fairness oder des Ressourcenmanagements, können die Mitarbeitenden direkt einen Kollegen um einen Schichtwechsel bitten.
- Priorisierung der Einsatzwünsche: Schichteinsatzwünsche, die aus dringlichen Gründen erfolgen, werden prioritär behandelt und bei Bedarf durch eine Änderung der laufenden Planung berücksichtigt.
Umgang mit Unterbrechungen
Die Abteilungsleitenden stellten jedoch nach einiger Zeit fest, dass sie während der Schichtplanung oft von Mitarbeitenden unterbrochen wurden. Um fokussiertes Arbeiten zu ermöglichen und der Planung den nötigen Stellenwert zu verleihen, haben die Abteilungsleitenden eine einfache, aber effektive Massnahme eingeführt: Es wurde eine spezielle Dienstschicht für Abteilungsleitende, die so genannte „Freischicht“, eingeführt, die für alle Mitarbeitenden in der Planung sichtbar ist. Während dieser Schicht können die Abteilungsleitenden ihre Funktionsaufgaben wahrnehmen und tragen dabei keine Uniform, sondern zivile Kleidung. Durch diese klar erkennbare Unterscheidung in der Kleidung wird den Mitarbeitenden der spezielle Charakter dieser Schicht vermittelt und die Anzahl der Unterbrechungen konnte somit reduziert werden.
Regelmässiger Austausch
Das Personalabteilungsteam und die jeweiligen Abteilungsleitenden tauschen sich wöchentlich über den Fortschritt und eventuelle Anpassungen im Prozess der Schichtplanung aus.
Die Fähigkeit, sich in die Mitarbeitenden hineinzuversetzen und Empathie zu zeigen, hat zuge-nommen. Das Verständnis für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ist gestiegen und dadurch hat sich der Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden deutlich verbessert.
Die intensive Begleitung der Abteilungsleitungen war bei der Umsetzung der Massnahme von entscheidender Bedeutung.
Argumente:
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1Die Arbeitszeitgestaltung ist bedeutsam für die Zufriedenheit und für die Work-Life-Balance.Wöhrmann, A. M., Brauner, C., & Michel, A. (2021). Arbeitszeitgestaltung. In Handbuch Gesund-heitsförderung bei der Arbeit (pp. 1–16). Springer Fachmedien Wiesbaden.
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2Gute Arbeitszeitgestaltung reduziert das Unfallrisiko.Folkard, S., & Lombardi, D. A. (2006). Modeling the impact of the components of long work hours on injuries and “accidents.” American Journal of Industrial Medicine, 49(11), 953–963.