Konkrete Umsetzung

Einführung

Die Hüsser Gmür & Partner AG berät Unternehmen nebst den Bereichen Treuhand und Steuern auch in der Organisationsentwicklung. Dadurch entstand in der Geschäftsleitung die Idee, für die Bearbeitung eigener Herausforderungen Formate anzuwenden, die man bei anderen Unternehmen erfolgreich umgesetzt hatte. Das Format «Führungsforum» schien dazu optimal geeignet. Die Geschäftsleitung legte die folgenden Ziele und Rahmenbedingungen fest.

Ziele

• Persönliche Weiterentwicklung: Das Forum soll eine Austauschplattform sein, bei der sich die Führungskräfte persönlich weiterentwickeln können.
• Gemeinsames Problemlösen: Darüber hinaus soll es dazu dienen, aktuelle Herausforderungen in den Bereichen Führung und Management zu diskutieren und Lösungen dafür zu finden.

Rahmenbedingungen

• Wie oft? Das Forum soll periodisch (1x im Jahr) stattfinden. Dazu kommen 2-3 Kader-Meetings (Aufwand 2-3 Stunden pro Teilnehmer).
• Wie lange? Das Forum soll einen Tag dauern.
• Mit wem? Das Führungsforum wurde ursprünglich für die Führungskräfte auf Partnerstufe geplant. Inzwischen nimmt das Führungskader teil.
• Durch wen? Um sich selbst ganz auf die Inhalte konzentrieren zu können, holte sich die Geschäftsleitung für die Vorbereitung und Moderation des Forums Unterstützung von einer externen Beratungsunternehmen. Die Wahl fiel auf ein Unternehmen, die umfangreiche Erfahrung in den Bereichen Führungs- und Unternehmensentwicklung vorweisen kann.
• Wer übernimmt die Kosten? Die Kosten für das Forum werden vom Unternehmen getragen, für die Teilnehmenden fallen keine Kosten an.

Integration im Tagesgeschäft

Das erste Führungsforum wurde im Jahr 2021 durchgeführt. Es war in die drei Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung gegliedert.

Vorbereitung

• Definition der Inhalte: Die erwünschten Inhalte wurden von zwei Mitgliedern der Geschäftsleitung vorbereitet und der Beratungsunternehmen mitgeteilt. Das Beratungsunternehmen erarbeitete anschliessend einen Vorschlag. Das Thema des ersten Forums war «Lernende Organisation».
• Erarbeitung Drehbuch: In Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen wurde ein Drehbuch für das Forum erstellt. Dabei wurde darauf geachtet, dass das Programm interaktiv und vielfältig gestaltet war. Nebst Theorieinputs waren auch Einzel- und Gruppenarbeiten Teil des Programms.
• Koordination: Eine Mitarbeiterin war für die Organisation und Koordination des Forums zuständig. Zu ihren Aufgaben gehörten das Versenden der Einladungen sowie das Informieren der Teilnehmenden über die Themen, den Ort und die notwendigen Vorbereitungen.
• Kosten- und Zeitaufwand:
  – Interner Zeitaufwand bei der Vorbereitung: rund ein halber Tag für zwei Personen
  – Kosten für das externe Beratungsunternehmen für die Vorbereitung: rund CHF 2’000.-
  

Durchführung

• Dauer: Das Forum dauerte einen Tag.
• Ort und Moderation: Das Forum fand extern statt und wurde vom Beratungsunternehmen moderiert. Der externe Ort wurde bewusst gewählt, um ungestört arbeiten zu können.
• Teilnehmende: Bei der ersten Durchführung nahmen nur die Mitglieder der Geschäftsleitung auf Partnerstufe teil.
• Kosten- und Zeitaufwand:
  – Kosten für das Seminarhotel und die Verpflegung: CHF 2’500 bis 3’000.-
  – Kosten für die externe Moderation: rund CHF 2’500.-

Nachbereitung

• Personenauswahl für die nächste Forumsvorbereitung: Es wurden zwei Personen ausgewählt, die für die Vorbereitung und Organisation des nächsten Forums zuständig sind. Sie arbeiteten eng mit dem Beratungsunternehmen zusammen.
• Versand Fotoprotokoll: Das Fotoprotokoll des ersten Forums wurde durch das Beratungsunternehmen erstellt und an die Teilnehmenden versendet.
• Themenvertiefung und weitere Schritte: Die Organisatoren des ersten Forums nahmen das Protokoll entgegen und diskutierten, wie die im Forum identifizierten Themen weiterverfolgt und umgesetzt werden können. Einige Themen wurden dabei auch in nachfolgenden Foren wieder aufgegriffen und behandelt.
• Kosten- und Zeitaufwand:
  – Der interne Zeitaufwand für die Nachbereitung betrug vier bis sechs Stunden
  – Die Kosten für das externe Unternehmen betrugen rund CHF 1’000.-

Bislang wurden fünf Führungsforen durchgeführt, wobei der Ablauf und der finanzielle sowie zeitliche Aufwand jeweils dem der ersten Veranstaltung entsprachen. Bei der fünften Veranstaltung (2023) nahmen bereits 12 Führungskräfte teil, was eine Erweiterung des ursprünglichen Teilnehmerkreises bedeutet. 

Um die Forumsorganisation auf viele Schultern zu verteilen und nicht immer die gleichen Personen zu belasten, wird jedes Forum von verschiedenen Personen organisiert. Das sorgt für Abwechslung und ermöglicht es allen, einen aktiven Beitrag zu leisten.