Attuazione concreta

Introduzione

Per la preparazione, i due condirettori e due collaboratrici del settore delle finanze e dell’amministrazione del personale si sono incontrati per una riunione. Insieme hanno discusso dei dettagli più importanti per l’attuazione del progetto.

Da un lato, lo scopo era definire le domande chiave concrete per lo scambio. Hanno funto da base i riscontri forniti dal personale nei colloqui annuali, che riguardavano per esempio temi relativi alle interazioni sociali (p. es. salutarsi al mattino) o all’organizzazione del lavoro (l’utilizzo di postazioni di lavoro, apparecchi e armadi per il materiale condivisi). Prima sono state estrapolate le aree tematiche sovraordinate in cui rientravano tali feedback e in seguito sono state formulate domande che le rappresentassero nel miglior modo possibile.

Le quattro domande chiave

Le quattro domande chiave erano:

• Quali valori vorrei mettere in atto nell’azienda?
• Come posso contribuire a un clima di lavoro positivo?
• Come posso contribuire a far sì che i miei colleghi di lavoro stiano bene?
• Come posso contribuire a far sì che gli incarichi siano eseguiti in modo più efficiente?

Tempo, luogo e materiale

Dall’altro lato sono stati definiti il luogo, la data e l’ora dello svolgimento ed è stato organizzato il materiale necessario. L’evento della durata di due ore è stato programmato un pomeriggio in cui era presente sul posto il maggior numero possibile di collaboratori (non quando molti lavoratori impiegati a tempo parziale sono assenti). Il luogo è stato presto trovato: la grande officina interna della falegnameria era ideale per questa tipologia di scambio. I materiali erano tutti disponibili internamente, eccetto lo spuntino, che è stato organizzato circa una settimana prima dello svolgimento. È stato richiesto il seguente materiale:

• Ampio locale con tre o quattro tavoli
• Grandi fogli di carta o da disegno su cui scrivere
• Pennarelli standard o per lavagna a fogli mobili
• Vitto: bevande (acqua, caffè, tè), spuntino

Comunicazione al personale

Una volta terminati i preparativi, il personale è stato informato dell’imminente evento. È stato spiegato che la piattaforma di scambio è stata istituita in seguito ai colloqui annuali e che offre la possibilità di scambiarsi opinioni e idee su una collaborazione funzionante. In preparazione all’evento, le domande chiave sono state appese nell’officina. In questo modo i collaboratori hanno potuto prepararsi e iniziare a riflettere sull’argomento.

Esecuzione

Il giorno dell’evento sono stati predisposti quattro tavoli provvisti di grandi fogli di carta e pennarelli. Su ogni tavolo, una determinata domanda chiave era annotata su un foglio di carta.   

Gruppi di discussione

Durante il world café, i partecipanti hanno affrontato le quattro domande chiave in più gruppi di discussione. In ogni gruppo, da quattro a sei persone si riunivano intorno a un tavolo e discutevano la relativa domanda chiave posta. I risultati principali erano documentati per scritto sui fogli di carta dagli apprendisti.
Dopo 15–25 minuti, i partecipanti cambiavano tavolo e discutevano un’altra domanda chiave in una nuova costellazione. A ogni tavolo restava una persona per informare i colleghi appena sopraggiunti della discussione svolta fino a quel momento. In questo modo, le idee e le conoscenze acquisite pertinenti alla domanda chiave potevano essere sviluppate ulteriormente a ogni ripresa.

Presentazione

Al termine delle discussioni, tutti i partecipanti si sono riuniti in un unico gruppo e gli apprendisti hanno presentato i risultati più importanti relativi alle singole domande chiave.

Follow-up

In seguito, i risultati dei gruppi di discussione sono stati consolidati dall’organo preposto all’organizzazione. Per ogni domanda chiave è stato redatto un foglio A4 con i risultati principali e le nuove regole per la collaborazione (p. es. «mantengo l’ordine e ordino il materiale esaurito», «lascio i macchinari e gli attrezzi come li vorrei trovare», «rispetto le opinioni e le idee altrui», «ci ascoltiamo a vicenda e ci interessiamo degli altri»).

Rendere visibili i risultati nella quotidianità

Per garantire che i risultati non cadessero nel dimenticatoio, ogni mese è stato appeso un foglio A4 nell’officina. Nelle riunioni di lavoro interne si è discusso regolarmente del contenuto di tali affissioni. Ciò ha costituito un utile promemoria che ha consentito ai collaboratori di ricordare a sé e agli altri quanto discusso.

Retrospettiva e punto della situazione

Due anni dopo il primo svolgimento ha avuto luogo un ulteriore world café durante il quale, tra l’altro, è stato gettato uno sguardo retrospettivo sulla prima edizione. Per fare il punto della situazione si è discusso di come si sono evoluti i temi in questione, della situazione attuale, di ciò che sta andando bene e degli aspetti ai quali si vorrebbe eventualmente prestare di nuovo più attenzione.