Attuazione concreta

Introduzione

Oltre ai settori dell’amministrazione fiduciaria e fiscale, la Hüsser Gmür + Partner AG offre consulenza alle aziende anche nello sviluppo dell’organizzazione. Pertanto, in seno alla direzione è nata l’idea di far fronte alle proprie sfide applicando i formati attuati con successo in altre aziende. Il formato del «forum dei dirigenti» sembrava ideale. La direzione ha definito gli obiettivi e le condizioni quadro seguenti:

Obiettivi

• Sviluppo personale: Il forum deve essere una piattaforma di scambio che consente lo sviluppo personale dei dirigenti.
• Risoluzione congiunta dei problemi: Inoltre, deve servire a discutere delle sfide attuali negli ambiti della direzione e del management e a trovare opportune soluzioni.

Condizioni quadro

• Con che frequenza? Il forum deve avere luogo periodicamente (1 volta all’anno). Ad esso si aggiungono 2–3 riunioni con i quadri (2–3 ore per partecipante).
• Quanto dura? Il forum deve durare un giorno.
• Con chi? Inizialmente il forum dei dirigenti era stato pianificato per i membri della direzione. Ora vi partecipano i quadri.
• Da parte di chi? Per potersi concentrare completamente sui contenuti, per la preparazione e la moderazione del forum la direzione ha richiesto il sostegno di una società di consulenza esterna. È stata scelta un’azienda che ha dimostrato di avere una vasta esperienza nei settori dello sviluppo manageriale e aziendale.
• Chi si assume i costi? I costi del forum sono assunti dall’azienda; non vi sono costi per i partecipanti.

Integrazione nell’attività quotidiana

Il primo forum dei dirigenti ha avuto luogo nel 2021. Era suddiviso in tre fasi: preparazione, esecuzione e follow-up.

Preparazione

• Definizione dei contenuti: I contenuti desiderati sono stati preparati da due membri della direzione e comunicati alla società di consulenza, che in seguito ha elaborato una proposta. Il tema del primo forum è stato «organizzazione in continuo apprendimento».
• Stesura di un copione: In collaborazione con la società di consulenza è stato redatto un copione per il forum, badando a rendere il programma interattivo e variato. Oltre a contributi teorici, prevedeva anche lavori individuali e di gruppo.
• Coordinamento: Una collaboratrice era responsabile dell’organizzazione e del coordinamento del forum. I suoi compiti comprendevano l’invio degli inviti e l’informazione dei partecipanti in merito ai temi, al luogo di svolgimento e ai preparativi necessari.
• Dispendio in termini di costi e tempo:
  – Il dispendio di tempo interno per la preparazione è stato di una mezza giornata circa per due persone
  – Costi per la società di consulenza esterna per la preparazione: 2000 franchi circa
  

Esecuzione

• Durata: Il forum è durato un giorno.
• Luogo e moderazione: Il forum si è tenuto esternamente all’azienda ed è stato moderato dalla società di consulenza. Il luogo esterno è stato scelto consapevolmente per poter lavorare indisturbati.
• Partecipanti: Alla prima edizione hanno partecipato solo i membri della direzione.
• Dispendio in termini di costi e tempo
  – Costi per l’hotel per seminari e per il vitto: 2500–3000 franchi circa
  – Costi per la moderazione esterna: 2500 franchi circa

Follow-up

• Scelta delle persone per la preparazione del forum successivo: Sono state scelte due persone responsabili della preparazione e dell’organizzazione del forum successivo. Hanno lavorato a stretto contatto con la società di consulenza.
• Invio del verbale fotografico: Il verbale fotografico del primo forum è stato creato e inviato ai partecipanti dalla società di consulenza.
• Approfondimento dei temi e passi successivi: Gli organizzatori del primo forum hanno ricevuto il verbale e discusso su come continuare a seguire e attuare i temi identificati durante il forum. Alcuni temi sono anche stati ripresi e trattati nei forum successivi.
• Dispendio in termini di costi e tempo
  – Il dispendio di tempo interno per il follow-up è stato di 4–6 ore.
  – I costi per l’azienda esterna sono ammontati a 1000 franchi circa.

Finora sono stati tenuti cinque forum dei dirigenti, il cui svolgimento e dispendio a livello finanziario e di tempo sono rimasti invariati e corrispondono a quelli del primo evento. Alla quinta edizione (2023) hanno partecipato già 12 dirigenti, il che rappresenta un ampliamento della cerchia di partecipanti iniziale.

Affinché il carico dell’organizzazione del forum non gravi sempre sulle stesse persone, ma sia distribuito equamente, ogni forum è organizzato da persone diverse. Ciò permette di variare e consente a tutti di contribuire attivamente.