Colloquio di rientro
Come un processo strutturato per i colloqui di rientro aumenta la soddisfazione del personale e nel contempo riduce il tasso di assenze.
L’esempio pratico in breve
Problema
Il tasso di assenze del personale era particolarmente elevato, il che rappresentava una sfida notevole all’interno dell’azienda.
Ogni mese l’azienda Bourquin SA rileva diversi indicatori, tra cui il tasso di assenze. Un tasso di assenze ripetutamente elevato che non è stato affrontato in modo adeguato per un periodo piuttosto lungo ha spinto la direzione a cercare attivamente possibili soluzioni. In passato era già stato introdotto in azienda un colloquio di rientro, che con il trascorrere del tempo non era tuttavia più utilizzato attivamente e non era stato adattato agli eventuali cambiamenti nel contesto lavorativo.
Soluzione
Per ridurre il tasso di assenze e sostenere il personale al momento del ritorno al posto di lavoro, è stato ripristinato il colloquio di rientro che era rimasto inutilizzato.
Nell’ottobre 2018, due persone dell’ufficio del personale sono state incaricate dalla direzione di occuparsi di misure di gestione della salute in azienda. L’attenzione era rivolta soprattutto all’elevato tasso di assenze. L’obiettivo era identificare i possibili indicatori responsabili di aver contribuito all’aumento del tasso di assenze e ridurre quest’ultimo. Per raggiungere tale obiettivo è stato riorganizzato il colloquio di rientro: sia il processo alla sua base sia il modulo utilizzato sono stati adeguati e ottimizzati.
Benefici
I colloqui di rientro hanno contribuito a ridurre il tasso di assenze, aiutando a comprendere meglio le esigenze del personale. Ciò ha consentito di contenere i costi.
Nei primi due anni dopo l’introduzione dei colloqui di rientro, il tasso di assenze è calato dello 0,5 per cento ogni anno. Pertanto, si è dovuto ricorrere con minore frequenza all’impiego di costoso personale temporaneo e al lavoro straordinario.
Inoltre è stata promossa la salute dei collaboratori. I colloqui personali hanno permesso di comprendere meglio di cosa necessitano i collaboratori per tornare a essere pienamente attivi e quali misure preventive possono sostenere la loro salute.
Infine, l’introduzione dei colloqui di rientro si è tradotta in collaboratori più soddisfatti, poiché percepiscono che la loro salute è considerata importante.
A proposito dell’azienda
La Bourquin SA con sede a Couvet, Oensingen e Schlieren è uno dei principali fabbricanti svizzeri di soluzioni per l’imballaggio in cartone piano e ondulato. Nelle tre sedi (di cui due siti di produzione), l’azienda familiare impiega circa 240 collaboratori.
«Soluzioni per l’imballaggio svizzere – rapide, personali ed ecosostenibili» è la visione della Bourquin SA, che agisce nel quadro di una struttura proprietaria rispettosa a conduzione familiare.
I colloqui di rientro non solo contribuiscono alla riuscita del reinserimento dei collaboratori nell’attività lavorativa quotidiana, ma forniscono anche informazioni importanti per riconoscere tempestivamente possibili problemi o difficoltà.
Attuazione concreta
Introduzione
- Durata: circa 4–5 mesi
- costi: circa 2000 franchi per l’assicurazione d’indennità giornaliera per malattia
- Partecipazione dei dirigenti a workshop (1 ora)
Per l’attuazione della presente misura, al team costituito in origine da due persone ne sono state aggiunte altre due, tra cui il responsabile delle finanze, che è anche membro della direzione. Il team ha proceduto come segue:
- Analisi dei processi e dei moduli attuali: Il team ha iniziato con un’analisi approfondita del processo esistente e dei moduli utilizzati per i colloqui di rientro.
- Coinvolgimento dell’assicurazione d’indennità giornaliera per malattia: L’assicurazione d’indennità giornaliera per malattia dell’azienda è stata coinvolta già nelle prime fasi del processo di sviluppo. I suoi collaboratori sono specializzati nella gestione della salute in azienda e hanno fornito consigli preziosi.
- Creazione del modulo: Il team ha redatto un nuovo modulo con tutti gli elementi rilevanti per i colloqui di rientro (v. Download: modulo). Il modulo può anche essere utilizzato come verbale per il colloquio.
- Verifica da parte dell’assicurazione d’indennità giornaliera per malattia: Una volta ultimato il modulo, il team lo ha fatto esaminare e migliorare dagli esperti dell’assicurazione d’indennità giornaliera per malattia.
- Approvazione da parte della direzione: In seguito, il modulo e lo svolgimento del processo sono stati presentati alla direzione, che li ha approvati.
- Formazione dei dirigenti: Durante lo sviluppo, i dirigenti sono stati costantemente informati sullo stato di avanzamento. A lavori ultimati si è tenuta una formazione durante la quale hanno potuto imparare a conoscere il nuovo processo del colloquio di rientro e scoprire a cosa devono prestare attenzione. Sono stati svolti due workshop della durata di un’ora, a ciascuno dei quali hanno partecipato dieci persone. Il contenuto comprendeva tre parti.
Parte 1: spiegazione dell’importanza e degli obiettivi del colloquio di rientro.
Parte 2: presentazione del nuovo modulo e indicazione degli aspetti importanti da considerare.
Parte 3: consigli e astuzie per uno svolgimento efficace del colloquio di rientro e una sensibilizzazione per la conduzione del colloquio, al fine di concretizzare un incontro su un piano di parità.
È importante sottolineare che la Bourquin SA non considera il colloquio di rientro rielaborato uno strumento di controllo, bensì un mezzo di sostegno strutturato per facilitare il reinserimento dei collaboratori nell’attività lavorativa quotidiana dopo un’assenza e, nel contempo, per aumentare la soddisfazione di questi ultimi.
Integrazione nell’attività quotidiana
- Durata: 30 minuti alla settimana per l’ufficio del personale
- 30 minuti alla settimana per i dirigenti
Dopo l’introduzione e la formazione dei dirigenti, il modulo è stato integrato nell’attività quotidiana. Un colloquio di rientro ha luogo a partire dal primo giorno dopo l’assenza per infortunio o malattia. I dirigenti possono decidere insieme alla persona interessata se per il colloquio di rientro desiderano ritirarsi in una sala riunioni o se preferiscono svolgerlo sul posto di lavoro (in caso di assenze brevi e non insolite).
Gli ambiti di responsabilità sono stati definiti come descritto di seguito:
- Compilazione del modulo: Il dirigente compila il modulo a partire dal primo giorno di assenza e lo inoltra all’ufficio del personale. A seconda del tasso di assenze, ciò richiede in media un dispendio di tempo pari a 30 minuti alla settimana.
- Verifica del modulo: Il team responsabile dell’elaborazione del processo verifica se il modulo è stato compilato correttamente. A seconda del tasso di assenze, ciò corrisponde a un onere lavorativo medio di 30 minuti alla settimana per il team composto da due persone.
Un anno dopo l’implementazione, il modulo è stato adattato e ottimizzato sulla base del feedback dei dirigenti.
Per la riuscita della reintroduzione basata sui colloqui di rientro era importante che la direzione sostenesse la misura.
Il nostro tasso di assenze è calato, ma ci è voluto un po’ di tempo finché la misura avesse effetto.
Argomenti:
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1I colloqui di rientro al lavoro possono ridurre l’assenteismo.Backes-Gellner, U., Schorn, R. & Krings, A. (2001). Ursachen und Abbau von Fehlzeiten: Analysen auf Basis einer mehrjährigen Betriebsfallstudie. Zeitschrift für Betriebswirtschaft, 71, 105-118.
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2I dipendenti in congedo per malattia ritengono che l’intervento basato sul dialogo sul posto di lavoro promuova la salute, in quanto migliora la comunicazione e la cooperazione con il manager di linea e gli altri soggetti coinvolti e favorisce il ritorno al lavoro.Strömbäck M, Fjellman-Wiklund A, Keisu S, Sturesson M, Eskilsson T. (2020). Restoring confidence in return to work: A qualitative study of the experiences of persons with exhaustion disorder after a dialogue-based workplace intervention. PloS One.