Mise en oeuvre concrète

Mise en place

De nombreuses crèches connaissent ce défi : respecter le ratio d’encadrement est une obligation, mais les absences imprévues pour cause de maladie, de vacances ou d’autres raisons de dernière minute peuvent perturber l’ensemble du fonctionnement. Pendant la période du coronavirus, la charge de travail chez leolea s’est fait sentir : au lieu d’une ou deux absences par crèche comme d’habitude, trois à cinq employés étaient soudainement absents en même temps, et ce dans plusieurs crèches à la fois. Jusqu’alors, il existait certes un pool de remplaçants, mais leur intervention demandait beaucoup de temps à organiser : d’innombrables appels téléphoniques et des priorités floues quant aux endroits où les remplacements étaient les plus urgents. La solution : un nouveau concept de remplaçants reposant sur trois piliers solides.

Pilier 1 : du « pool de remplaçants » au « pool de remplaçants » professionnels

Pour relever ces défis avec succès, leolea a constitué un pool de remplaçants composé de 40 collaborateurs polyvalents :

• Personnel d’intervention sur appel : 20 personnes sous contrat de travail horaire qui, par exemple, étudient, voyagent ou ne sont pas disponibles en permanence. Elles effectuent des missions irrégulières, une fois par semaine ou pendant des périodes limitées pouvant aller jusqu’à deux mois.
• Personnel de remplaçants à temps fixe : 5 collaborateurs à temps fixe (60 à 90 %), généralement des collaborateurs fraîchement diplômés, affectés exclusivement à des missions de courte durée ou planifiables.
• Collaborateurs permanents avec disponibilité supplémentaire : 15 collaborateurs avec un temps de travail fixe de 80 % (collaborateurs permanents issus de crèches et nounous) qui interviennent dans d’autres établissements en cas de besoin. Cela leur permet d’augmenter leur temps de travail ou leurs revenus de manière flexible.

Afin de recruter de manière ciblée des personnes ou des collaborateurs pour le nouveau pool de remplacement, un profil de poste spécifique a été créé, dans lequel les exigences requises sont clairement décrites. Pour leur disponibilité flexible, les collaborateurs reçoivent une indemnité forfaitaire en plus de leur salaire horaire.

Le rebranding a également constitué une étape importante : l’ancien « pool de remplaçants » est devenu le pool de remplacement. Cela a permis de mieux mettre en avant l’importance centrale de ce travail. Les collaborateurs du pool de remplacement ne doivent pas seulement « aider », mais aussi être capables d’assumer des responsabilités.

Pilier 2 : règles claires en matière d’urgence pour les demandes de remplaçants et planification structurée des interventions

Afin que les responsables et les employés du service du matin des crèches puissent décider « objectivement » quand ils ont besoin d’une aide urgente, trois niveaux d’urgence ont été définis :

1. Critique : le taux d’encadrement prescrit par la loi (rapport entre le nombre de professionnels et le nombre d’enfants) ne peut être respecté.
2. Charge élevée : le taux d’encadrement peut être respecté, mais la situation est extrêmement difficile, par exemple en raison d’un nombre élevé d’enfants ayant des besoins particuliers ou de groupes difficiles.
3. Soutien souhaité : l’établissement serait soulagé si une personne supplémentaire issue du pool de remplacement était disponible (« Nice to Have »).

En outre, la planification des interventions des collaborateurs du pool de remplacement a été organisée comme suit :

• Soutien ciblé par l’équipe de planification des affectations : en principe, les crèches organisent elles-mêmes leur fonctionnement « normal », les remplacements pendant les vacances et les absences pour cause de maladie. Si aucune solution interne appropriée ne peut être trouvée en cas d’urgence, l’équipe de planification des affectations des RH se charge de rechercher et de coordonner un collaborateur approprié dans le pool de remplacement. Une personne de l’équipe de planification des ressources humaines coordonne les remplacements quotidiennement entre 7h30 et 16h30. L’organisation des remplacements de dernière minute est particulièrement chronophage et souvent urgente. C’est là que l’équipe de planification des ressources humaines apporte sa plus grande valeur ajoutée et démontre l’utilité pratique du nouveau concept.
• Disponibilité des collaborateurs du pool de remplacement : les collaborateurs du pool de remplacement indiquent leurs disponibilités et se tiennent prêts à intervenir entre 7h30 et 9h30 les jours de congé qu’ils ont indiqués. Si aucune demande n’est reçue d’ici là, ils restent libres pour la journée.
• Outils simples : deux fichiers Excel simples servent d’outils de planification : (1) disponibilités de tous les collaborateurs du pool de remplacement et (2) aperçu de toutes les demandes planifiées.

Pilier 3 : utilisation d’outils de communication techniques pour un déroulement sans heurts

Afin d’optimiser les voies de communication, notamment pour répondre rapidement aux demandes de remplacement, leolea a mis en place un service SMS simple basé sur le web. L’objectif était de pouvoir joindre toutes les crèches et tous les employés du pool de remplacement de manière centralisée et en un minimum de temps. À cette fin, les 33 crèches ont été équipées d’un appareil mobile.

• Grâce au service SMS, les crèches peuvent envoyer directement à l’équipe de planification des interventions une demande avec le niveau d’urgence correspondant (1, 2 ou 3).
• L’équipe de planification des interventions vérifie ensuite la disponibilité des collaborateurs dans le fichier Excel et envoie un SMS à un collaborateur disponible dans le pool de remplacement avec le lieu et l’heure de l’intervention (voir image ci-dessous).

Intégration aux activités quotidiennes

Le pool de remplaçants fait désormais partie intégrante du quotidien des crèches. Les processus sont régulièrement contrôlés et adaptés afin de répondre aux besoins des crèches et de garantir la sécurité et la qualité. Dans ce cadre, les modifications suivantes ont été apportées :

Check-in : bien préparé pour la mission

Avant chaque mission, les collaborateurs du pool de remplacement reçoivent toutes les informations pertinentes sur le fonctionnement de la crèche lors d’un bref briefing afin d’être parfaitement préparés. Le briefing comprend :

• Présentation du personnel, clarification des rôles
• Orientation dans le bâtiment (vestiaire, salle de groupe, salle de pause)
• Planification quotidienne et déroulement
• Attentes et clarification des tâches (garde d’enfants, ménage, etc.)
• Informations sur le groupe d’enfants (nombre, allergies, particularités)
• Remarques générales sur les collègues, les parents et les incidents éventuels
• Informations relatives à la sécurité (numéros d’urgence, poste de premiers secours, issues de secours, extincteurs, point de rassemblement, téléphone portable d’urgence)

Check-out : le feedback comme moteur de qualité

Après chaque mission, un échange de commentaires a lieu entre les collaborateurs du pool de remplaçants et la direction de la crèche. Cet échange mutuel permet non seulement une amélioration continue, mais aussi de montrer aux remplaçants qu’ils sont appréciés. Dans le même temps, les directions des crèches et leurs collaborateurs bénéficient d’expériences pratiques actuelles. Les questions suivantes sont abordées ensemble :

• Comment s’est passée la journée ?
• Qu’est-ce qui a particulièrement bien fonctionné ?
• Quels ont été les défis à relever ?
• Que peut-on améliorer la prochaine fois ?