Mise en œuvre concrète

Mise en place

Deux personnes du service du personnel responsables de la gestion de la santé en entreprise (GSE) ont été chargées de réorganiser la planification du travail en équipes. À cette fin, elles ont tenu compte du souhait des collaborateurs d’organiser individuellement leurs horaires de travail et ont appliqué la démarche ci-après.

Collecte d’informations

L’équipe a commencé par analyser le processus de planification existant et recherché dans la littérature des alternatives durables en matière d’organisation des modèles de travail en équipe. Elle a également consulté le forum GSE du Tessin (interlocuteur : Roberto Fridel), dont la fondation est membre. Ce dernier lui a livré de précieuses suggestions pour la mise en œuvre du projet.

Développement du nouveau processus et concertation avec les responsables de service

À l’issue de cet intense travail de collecte et de consolidation d’informations, l’équipe a développé un nouveau processus, axé sur des aspects participatifs. Les deux principaux changements ont concerné le rythme de planification et la prise en compte des souhaits individuels.

• Meilleure prévisibilité : Jusqu’à présent, les responsables de service planifiaient les équipes tous les mois. Dans le cadre de la révision, cette fréquence a été portée à deux mois pour permettre aux collaborateurs de mieux organiser leur vie privée
• Préférences d’affectation : En outre, les collaborateurs peuvent désormais indiquer leurs préférences d’affectation individuelles, l’objectif étant de les aider à mieux concilier travail et vie privée.

La planification du travail en équipes incombant aux responsables de service concernés, ceux-ci ont été activement impliqués dans la conception du processus et leur feed-back a été sollicité.

Approbation de la direction

Le processus révisé a ensuite été présenté à la direction, qui l’a approuvé.

Communication aux collaborateurs

Le nouveau concept a été présenté aux collaborateurs à l’occasion d’un événement d’entreprise. Ils ont été répartis en groupes et encouragés à discuter de l’organisation du nouveau processus.

Intégration aux activités quotidiennes

Après la communication aux collaborateurs, le nouveau processus de planification des tours a été mis en œuvre comme suit :

• Deux week-ends de libres : Il est fait en sorte que tous les collaborateurs disposent de deux week-ends (samedi et dimanche) libres par mois.
• Demande assortie de souhaits d’affectation : Les collaborateurs ont également la possibilité, avant la planification, de faire part de leurs souhaits individuels d’affectation (en nombre limité) aux responsables de service.
• Examen de la demande : Les responsables de service examinent la faisabilité des affectations souhaitées avec les collaborateurs ayant formulé les demandes. Si la planification ne permet pas d’accéder aux souhaits formulés, par exemple pour des raisons d’équité ou de gestion des ressources, les collaborateurs concernés peuvent demander directement à un collègue de changer d’équipe.
• Hiérarchisation des souhaits d’affectation : Les souhaits d’affectation formulés pour des motifs urgents sont traités en priorité et, si nécessaire, pris en compte par une modification de la planification en cours.

Gestion des interruptions

Au bout d’un certain temps, les responsables de service ont constaté qu’ils étaient souvent interrompus par des collaborateurs pendant la planification du travail en équipes. Afin de permettre un travail ciblé et d’accorder l’importance nécessaire à la planification, ils ont mis en place une mesure simple mais efficace : une « plage » réservée aux responsables de service, visible pour tous les collaborateurs dans la planification. Pendant cette période, les responsables de service peuvent assumer les tâches relatives à leur fonction. Ils ne portent pas d’uniforme, mais des vêtements civils. Cette tenue vestimentaire clairement identifiable permet aux collaborateurs de percevoir le caractère spécial de cette « plage » réduisant le nombre d’interruptions.

Échanges réguliers

L’équipe du service du personnel et les responsables de service concernés échangent chaque semaine sur les progrès et les éventuels ajustements du processus de planification du travail en équipes.