Attuazione concreta

Introduzione

Molti asili nido conoscono bene la sfida: rispettare il rapporto numerico tra educatori e bambini è un obbligo, ma assenze improvvise per malattia, ferie o altri motivi imprevisti possono mettere in difficoltà l’intera struttura. Durante la pandemia di coronavirus, il carico di lavoro di leolea è diventato notevole: invece delle solite una o due assenze per asilo nido, improvvisamente mancavano da tre a cinque dipendenti contemporaneamente, e questo in più asili nido allo stesso tempo. Fino ad allora esisteva un pool di sostituti, ma organizzarne l’impiego richiedeva molto tempo: innumerevoli telefonate e priorità poco chiare su dove fosse più urgente trovare dei sostituti. La soluzione: un nuovo concetto di sostituzione basato su tre pilastri fondamentali.

Pilastro 1: dal «pool di supplenti» al «pool di sostituti» professionale

Per affrontare con successo queste sfide, leolea ha creato un pool di sostituti composto da 40 collaboratori flessibili:

• Personale di pronto intervento: 20 persone con contratto di lavoro a ore che, ad esempio, studiano, viaggiano o non sono disponibili in modo continuativo. Si occupano di incarichi irregolari, una volta alla settimana o per periodi limitati fino a due mesi.
• Personale con carico di lavoro fisso per le sostituzioni: 5 collaboratori con un carico di lavoro fisso del 60-90% (per lo più collaboratori appena usciti dalla formazione), programmati esclusivamente per incarichi a breve termine o pianificabili.
• Collaboratori fissi con disponibilità supplementare: 15 collaboratori con un carico di lavoro fisso dell’80% (collaboratori fissi di asili nido e tate) che, se necessario, sostituiscono il personale in altre strutture. In questo modo possono aumentare in modo flessibile il loro carico di lavoro o il loro reddito.

Al fine di attirare in modo mirato persone o collaboratori per il nuovo pool di sostituti, è stato creato un profilo professionale specifico in cui sono chiaramente descritti i requisiti necessari. Per la loro disponibilità flessibile, i collaboratori ricevono un compenso forfettario in aggiunta alla retribuzione oraria.

Un passo importante è stato anche il branding: il precedente «pool di supplenti» è diventato il pool di sostituti. In questo modo è stata sottolineata maggiormente l’importanza centrale di questo lavoro. I collaboratori del pool di sostituti non devono semplicemente «dare una mano», ma anche assumersi delle responsabilità.

Pilastro 2: regole chiare in materia di urgenza per le richieste di sostituzione e pianificazione strutturata degli interventi

Affinché i responsabili e i collaboratori del turno mattutino degli asili nido possano decidere «oggettivamente» quando hanno bisogno di un sostegno urgente, sono stati definiti tre livelli di urgenza:

1. Critico: non è possibile rispettare il rapporto di assistenza previsto dalla legge (rapporto tra personale specializzato e bambini).
2. Carico elevato: il rapporto di assistenza può essere rispettato, ma la situazione è estremamente impegnativa, ad esempio perché ci sono molti bambini con esigenze particolari o gruppi difficili.
3. Assistenza desiderata: l’asilo nido sarebbe alleggerito se fosse disponibile una persona in più dal pool di sostituti («Nice to Have»).

Inoltre, la pianificazione degli interventi dei collaboratori del pool di sostituti è stata organizzata come segue:

• Supporto mirato da parte del team di pianificazione degli interventi: in linea di principio, gli asili nido organizzano autonomamente il loro funzionamento «normale», le sostituzioni durante le ferie e le assenze per malattia. Se in casi urgenti non è possibile trovare una soluzione interna adeguata, il team di pianificazione degli interventi delle Risorse umane si occupa della ricerca e del coordinamento di un collaboratore idoneo dal pool di sostituti. Una persona del team di pianificazione coordina le sostituzioni ogni giorno dalle 07:30 alle 16:30. L’organizzazione delle assenze a breve termine è particolarmente dispendiosa in termini di tempo e spesso urgente: è qui che il team di pianificazione dell’impiego sviluppa il suo massimo valore aggiunto e dimostra l’utilità pratica del nuovo concetto.
• Disponibilità dei collaboratori del pool di sostituti: i collaboratori del pool di sostituti indicano la loro disponibilità e si tengono pronti a intervenire nei giorni liberi indicati tra le 07:30 e le 09:30. Se entro tale orario non perviene alcuna richiesta, la giornata rimane libera.
• Strumenti semplici: due semplici file Excel fungono da strumento di pianificazione: (1) disponibilità di tutti i collaboratori del pool di sostituzione e (2) panoramica di tutte le richieste pianificate.

Pilastro 3: utilizzo di strumenti di comunicazione tecnici per garantire un funzionamento senza intoppi

Al fine di ottimizzare i canali di comunicazione, in particolare per chiarire rapidamente le richieste di sostituzione, leolea ha introdotto un semplice servizio SMS basato sul web. L’obiettivo era quello di poter contattare centralmente e con il minimo dispendio di tempo tutte le strutture di assistenza all’infanzia e i collaboratori del pool di sostituzione. A tal fine, le 33 strutture di assistenza all’infanzia sono state dotate di un dispositivo mobile.

• Tramite il servizio SMS, le richieste con il relativo livello di urgenza (1, 2 o 3) possono essere inviate direttamente dagli asili nido al team di pianificazione degli interventi.
• Il team di pianificazione degli interventi verifica quindi la disponibilità dei collaboratori nel file Excel e invia un SMS a un collaboratore disponibile nel pool di sostituti con il luogo e l’orario dell’intervento (vedi immagine sotto).

Integrazione nell’attività quotidiana

Il pool di sostituti è ormai saldamente integrato nella routine quotidiana dell’asilo nido. Le procedure vengono regolarmente verificate e adeguate per soddisfare le esigenze delle strutture e garantire sicurezza e qualità. A tal fine sono state apportate le seguenti modifiche:

Check-in: ben preparati per l’intervento

Prima di ogni intervento, i collaboratori del pool di sostituti ricevono tutte le informazioni rilevanti sul funzionamento dell’asilo nido tramite un breve check-in, in modo da essere preparati al meglio. Il check-in comprende:

• Presentazione del personale, chiara definizione dei ruoli
• Orientamento nell’edificio (guardaroba, sala comune, sala pausa)
• Pianificazione giornaliera e svolgimento
• Aspettative e chiarimento dei compiti (assistenza ai bambini, pulizie, ecc.)
• Informazioni sul gruppo di bambini (numero, allergie, particolarità)
• Informazioni generali sui colleghi, sui genitori e su possibili incidenti
• Informazioni relative alla sicurezza (numeri di emergenza, stazione di primo soccorso, vie di fuga, estintori, punto di raccolta, cellulare di emergenza)

Check-out: il feedback come motore della qualità

Dopo ogni intervento, ha luogo un feedback reciproco tra i collaboratori del pool di sostituti e la direzione dell’asilo nido. Questo feedback reciproco non solo garantisce un miglioramento continuo, ma trasmette anche apprezzamento ai sostituti. Allo stesso tempo, i direttori dell’asilo nido e i loro collaboratori traggono vantaggio dalle esperienze pratiche attuali. Vengono discusse insieme le seguenti domande:

• Com’è andata la giornata?
• Cosa ha funzionato particolarmente bene?
• Quali sono state le sfide?
• Cosa si può migliorare la prossima volta?