Pianificazione dei turni
Come una pianificazione dei turni che tiene conto delle preferenze personali promuove la conciliabilità tra lavoro e vita privata nonché la soddisfazione dei collaboratori.
L’esempio pratico in breve
Problema
Il personale ha espresso in varie occasioni il proprio malcontento nei confronti della pianificazione dei turni esistente, eseguita troppo a breve termine e senza considerare le esigenze individuali.
Il periodo della pandemia di coronavirus ha contribuito ulteriormente alla crescente insoddisfazione del personale, perché ha comportato un incremento del carico di lavoro. Nello stesso periodo sono aumentate anche le assenze.
Di fronte alla situazione creatasi, la direzione e l’ufficio del personale hanno riconosciuto la necessità di intervenire. Sono state introdotte misure appropriate per migliorare la situazione e aumentare la soddisfazione del personale.
Soluzione
Per soddisfare le esigenze del personale, la direzione ha deciso di rielaborare il processo di pianificazione dei turni e renderlo più partecipativo.
L’obiettivo della rielaborazione del processo era quello di concedere al personale il più ampio margine di manovra possibile, in modo da facilitare la conciliabilità tra lavoro e vita privata.
Ora la pianificazione dei turni ha luogo a ritmo bimestrale anziché mensile. I collaboratori possono indicare anticipatamente i loro desideri inerenti ai turni e hanno inoltre la possibilità di scambiarli in qualsiasi momento con quelli dei colleghi se questi si conciliano meglio con i loro impegni.
Benefici
Dall’introduzione di questa misura, le assenze sono diminuite (nell’anno di introduzione dal 5,2 % all’1,8 %) e la soddisfazione del personale è aumentata.
Un sondaggio ha evidenziato un miglioramento della soddisfazione e del benessere del personale. Inoltre, è migliorata anche la comunicazione tra dirigenti (capireparto) e collaboratori, perché i primi possono immedesimarsi meglio nella situazione dei secondi.
Infine, il personale riferisce di percepire un livello di stress minore in relazione alla conciliabilità tra lavoro e vita privata. Una valutazione particolarmente positiva è stata espressa dai collaboratori con figli.
A proposito de la Fondazione Opera Charitas
La casa per anziani Fondazione Opera Charitas è una fondazione privata sussidiata dal Cantone Ticino che si prefigge di fornire alloggi, assistenza medica, aiuto, ospitalità e cure alle persone anziane.
Presso la fondazione lavorano 160 collaboratori in totale, apprendisti compresi. La gestione della salute in azienda è un elemento fondamentale della strategia dell’organizzazione, il che sottolinea la grande importanza attribuita alla salute del personale.
Contatto:
Fondazione Opera Charitas
Strada della Castellanza, 98
6968 Sonvico
E-mail: info@charitas.ch
Web: charitas.ch
L’introduzione della nuova pianificazione dei turni non ha solo aumentato la soddisfazione del personale, ma indirettamente ha influito in modo positivo anche su altri aspetti, come la comunicazione.
Attuazione concreta
Introduzione
- Durata dell’attuazione: 5–6 mesi
- Costi: nessun costo diretto
Due persone dell’ufficio del personale responsabili della gestione della salute in azienda (GSA) sono state incaricate di rivedere la pianificazione dei turni. Nello svolgimento di tale compito hanno tenuto conto del desiderio del personale di una pianificazione individuale dei turni, procedendo come descritto di seguito
Raccolta di informazioni
Il team ha innanzitutto analizzato il processo di pianificazione dei turni esistente ed eseguito una ricerca nella letteratura specializzata per identificare alternative durevoli relative all’organizzazione dei turni. Inoltre, ha consultato il Forum GSA Ticino (persona di contatto: Roberto Fridel), di cui la fondazione è socia e da cui ha ricevuto preziosi suggerimenti per l’attuazione del progetto.
Sviluppo del nuovo processo e armonizzazione con i capireparto
Dopo l’ampia raccolta di informazioni e il consolidamento, il team ha sviluppato un nuovo processo partecipativo. I due cambiamenti principali riguardavano il ritmo della pianificazione e la presa in considerazione dei desideri individuali:
- Miglioramento della capacità di pianificazione: Finora i capireparto eseguivano una pianificazione dei turni mensile. Nel contesto della rielaborazione del processo, tale ciclo è stato aumentato a due mesi al fine di consentire al personale di pianificare meglio la propria vita privata.
- Preferenze di turno: Inoltre, nel nuovo processo i collaboratori possono indicare le preferenze personali per i turni, sempre con lo scopo di facilitare la conciliabilità tra lavoro e vita privata.
Poiché la pianificazione dei turni è di competenza dei rispettivi capireparto, questi sono stati coinvolti attivamente nell’ideazione del processo ed è stato chiesto il loro feedback.
Approvazione da parte della direzione
In seguito il processo rielaborato è stato presentato alla direzione, che lo ha approvato.
Comunicazione al personale
Il nuovo piano è stato presentato ai collaboratori nell’ambito di un evento aziendale. Suddivisi in gruppi, essi sono stati invitati a discutere sull’impostazione del nuovo processo di pianificazione dei turni.
Integrazione nell’attività quotidiana
Dopo la comunicazione al personale, il processo di pianificazione dei turni è stato attuato come segue.
- Due fine settimana liberi: In linea di principio si garantisce che tutti i collaboratori abbiano due fine settimana (sabato e domenica) liberi al mese.
- Richiesta con desideri inerenti ai turni: Inoltre, il personale ha la possibilità di comunicare ai capireparto i propri desideri inerenti ai turni (in numero limitato) prima della pianificazione.
- Verifica della richiesta: I capireparto verificano insieme ai collaboratori richiedenti la fattibilità dei turni desiderati. Se a livello di pianificazione non dovesse essere possibile accogliere la richiesta, per esempio per ragioni di equità o di gestione delle risorse, i collaboratori possono chiedere direttamente a un collega di scambiarsi i turni.
- Priorizzazione dei desideri inerenti ai turni: I desideri inerenti ai turni espressi per motivi urgenti hanno la priorità e all’occorrenza sono presi in considerazione modificando il piano vigente.
Gestione delle interruzioni
Dopo qualche tempo, i capireparto hanno tuttavia constatato che durante la pianificazione dei turni venivano spesso interrotti dai collaboratori. Per potersi concentrare sul lavoro e conferire alla pianificazione la necessaria importanza, i capireparto hanno adottato una misura semplice ma efficace: è stato introdotto uno speciale turno di servizio per i capireparto, il cosiddetto «turno libero», visibile a tutti i collaboratori nel piano. Durante questo turno, i capireparto possono assolvere i compiti legati alla loro funzione e non indossano l’uniforme, ma abiti civili. Attraverso la distinzione chiaramente riconoscibile del vestiario, si comunica al personale il carattere speciale di tale turno e il numero di interruzioni è così stato ridotto.
Scambio regolare
Il team dell’ufficio del personale e i capireparto si scambiano settimanalmente informazioni sui progressi e sugli eventuali adeguamenti nel processo di pianificazione dei turni.
La capacità di immedesimarsi nel personale e di mostrare empatia è aumentata. Vi è una maggiore comprensione per le esigenze del personale e di conseguenza è migliorato nettamente anche lo scambio tra dirigenti e collaboratori.
L’accompagnamento intensivo dei capireparto è stato decisivo per l’attuazione della misura.
Argomenti:
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1L’organizzazione dell’orario di lavoro è importante per la soddisfazione e l’equilibrio tra lavoro e vita privata.Wöhrmann, A. M., Brauner, C., & Michel, A. (2021). Arbeitszeitgestaltung. In Handbuch Gesundheitsförderung bei der Arbeit (pp. 1–16). Springer Fachmedien Wiesbaden.
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2Una buona organizzazione dell’orario di lavoro riduce il rischio di incidenti.Folkard, S., & Lombardi, D. A. (2006). Modeling the impact of the components of long work hours on injuries and “accidents.” American Journal of Industrial Medicine, 49(11), 953–963.