Attuazione concreta

Introduzione

L’idea per l’introduzione della misura è nata da un sondaggio tra i collaboratori condotto all’inizio del 2022 volto a rilevare, tra l’altro, il clima di lavoro, l’impegno e il carico psicofisico del personale. Mentre il clima di lavoro e l’impegno sono stati valutati positivamente, nell’ambito del carico psicofisico sono scaturiti valori elevati.
In un workshop tenutosi in seguito, i risultati sono stati discussi con il personale e sono stati individuati i fattori di rischio e di protezione in rapporto al carico psicofisico legato al lavoro. È emerso che le cause di tale carico, e quindi anche il bisogno di sostegno, variavano a seconda del collaboratore interessato.

L’idea

Da questa constatazione è nata l’idea che VJF avrebbe potuto partecipare ai costi di un’offerta di consulenza personale (coaching) per i collaboratori. Fino a quel momento, alcuni di loro avevano avuto la possibilità di usufruire di un coaching, ma solo su proposta del rispettivo superiore. Le esperienze fatte sono sempre state positive. Per tenere conto del bisogno di sostegno individuale, ora era necessario mettere tale offerta a disposizione di tutto il personale abbassandone la soglia.

L’idea è stata discussa nell’organo direttivo di VJF e ha ottenuto un largo consenso. Nel contempo era chiaro che prima dell’introduzione erano necessari ulteriori chiarimenti. Vi era incertezza già solo su cosa fosse o meno un coaching. Di conseguenza, in seguito sono state elaborate le seguenti condizioni quadro.

Condizione quadro

• Chi può partecipare al coaching? Tutti i collaboratori interessati a questa offerta.
• Cosa rientra nella definizione di coaching? Il coaching è un servizio di consulenza, non un trattamento. Le terapie e le prestazioni riconosciute dalle casse malati non contano come coaching.
• Quali condizioni devono essere soddisfatte? Il coaching deve essere svolto da un coach e deve servire a trattare un tema legato al lavoro.
• Chi è considerato un coach? Le persone attive come coach a titolo principale o accessorio, in forma indipendente o in uno studio di coach associati, che hanno concluso una corrispondente formazione.
• Quali temi possono essere trattati?
  Equilibrio tra vita privata e lavoro
  Organizzazione del lavoro
  Prevenzione del burnout
  Situazioni di lavoro pesanti o conflitti
  Resilienza o strategie di adattamento
  Sviluppo personale, orientamento, crisi, dipendenze
  Orientamento relativo alla formazione, al perfezionamento o alla professione
• A quanto ammonta la partecipazione ai costi? Al massimo 800 franchi all’anno per collaboratore. Tale importo non dovrà essere restituito nemmeno in caso di disdetta del rapporto di lavoro.
• Chi può autorizzare un coaching? Il superiore, la direzione o i responsabili del personale. Tutte le parti coinvolte sottostanno all’obbligo di riservatezza.

Istruzione dei responsabili dei team

Prima dell’introduzione, tutti i responsabili dei team sono stati informati a fondo sulle condizioni quadro e sul processo di partecipazione ai costi.

Comunicazione al personale

Un trimestre dopo aver ottenuto i risultati del sondaggio tra i collaboratori, il personale è stato informato in merito alla nuova offerta. È stato spiegato che quest’ultima è stata introdotta in risposta ai risultati del sondaggio e al workshop. In questo modo i collaboratori hanno constatato che il loro feed-back è stato preso sul serio; si sono sentiti considerati e apprezzati. Inoltre, sono state illustrate le condizioni quadro e la procedura. Il personale ha a disposizione un promemoria che spiega in modo chiaro gli obiettivi, la procedura e le condizioni quadro. 

Integrazione nell’attività quotidiana

La partecipazione ai costi di un coaching esterno è ora parte integrante dell’offerta di promozione della salute di VJF. Subito dopo l’annuncio, circa il 20 per cento del personale ha preso in considerazione di usufruire dell’offerta e il 10 per cento vi ha effettivamente fatto ricorso durante il primo anno, nel quale le partecipazioni ai costi versate sono ammontate in totale a meno di 5000 franchi.

Procedura del processo di coaching

Il processo dei singoli coaching è il seguente:

1. Iniziazione: In caso di interesse, i collaboratori avviano il processo cercando autonomamente un coach adatto che soddisfi le condizioni quadro prestabilite.
2. Registrazione: Una volta trovato un coach adatto, i collaboratori presentano la richiesta di coaching. A tal fine possono rivolgersi al proprio superiore, alla direzione o ai responsabili del personale indicando il tema e il nome del coach. Non appena il coaching è stato autorizzato, questo può avere inizio.
3. Svolgimento del coaching: Lo svolgimento del coaching è organizzato in autonomia e avviene al di fuori dell’orario di lavoro. La durata del processo di coaching è stabilita con il coach.
4. Conclusione e rimborso: Inizialmente i collaboratori pagano di persona il costo del coaching. In seguito inoltrano la fattura o la ricevuta alla direzione di VJF, soggetta all’obbligo di riservatezza, che verifica il giustificativo e rimborsa il costo. Eventuali spese che superano la quota di partecipazione di 800 franchi devono essere assunte dai collaboratori stessi. Tuttavia, secondo l’esperienza di VJF 800 franchi sono sufficienti nella maggior parte dei casi e spesso non vengono esauriti. Con il rimborso il processo si conclude. Il personale non deve fornire informazioni sui contenuti trattati né sui risultati del processo.
5. Facoltativo: iscrizione nell’elenco dei coach: Una volta concluso il processo, i collaboratori hanno la possibilità di registrare anonimamente il loro coach in un apposito elenco. Tale elenco, che viene costantemente alimentato, è a disposizione di tutto il personale e sostiene i collaboratori interessati nella ricerca di un coach idoneo.